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品牌宣传素材整合管理工具（含宣传资料规范存档）

一、适用工作场景

本工具适用于以下需系统化管理品牌宣传素材的场景：

市场活动策划：市场部*经理团队在筹备新品发布会、行业展会等活动时，需快速调取品牌LOGO、产品海报、宣传视频等标准化素材，保证物料设计符合品牌调性；

跨部门协作：销售部*代表、渠道合作方在制作客户提案、宣传手册时，需获取最新版本的宣传资料，避免使用过期素材导致信息不一致；

新员工培训：人力资源部*专员在组织新员工入职培训时，需提供品牌历史、核心价值主张等标准化宣传材料，帮助新人快速建立品牌认知；

审计与合规检查：法务部*主管在审核对外宣传物料时，需调取素材的原始存档记录，保证内容符合广告法及品牌规范要求；

品牌形象维护：品牌管理团队定期对全网宣传素材进行统一检查，替换过期的产品信息、联系方式，保持品牌形象一致性。

二、标准化操作流程

（一）素材创建与收集

素材来源明确

内部创建：市场部、设计部等相关部门根据宣传需求，按品牌VI规范设计制作素材（如海报、短视频、新闻稿等），设计人需填写《宣传素材信息登记表》（见表1），注明素材用途、目标受众等关键信息。

外部收集：合作方提供的素材（如KOL定制内容、联名物料），需由对接人（如市场部*专员）审核内容合规性，同步登记来源方、授权范围等信息，保证无版权风险。

素材初步筛选

收集后的素材由部门负责人（如设计部*主管）进行初审，剔除模糊、错误或不符合品牌调性的内容（如与品牌核心价值冲突的视觉元素、过期的产品参数等）。

（二）素材分类与标签化

建立分类体系

按“品牌-类型-用途-版本”四级逻辑分类，保证素材归属清晰：

一级分类（品牌/产品）：如“主品牌”“子品牌”“产品线”；

二级分类（素材类型）：如“图片类（LOGO/海报/产品图）”“视频类（宣传片/短视频/直播切片）”“文档类（新闻稿/手册/讲义）”“物料类（PPT模板/易拉宝/展架）”；

三级分类（使用场景）：如“线上推广（社交媒体/官网）”“线下活动（展会/门店）”“内部培训（新员工/客户教育）”；

四级分类（版本号）：按“V+年份+序号”格式（如V2024-001），首次版本为V2024-001，后续更新依次递增。

标签化管理

为每个素材添加标准化标签，便于精准检索，标签包括但不限于：

关键词：如“新品上市”“促销活动”“品牌理念”；

属性标签：如“横版”“竖版”“高清”“可商用”；

时效标签：如“长期有效”“季度更新”“活动限定”。

（三）规范存档与权限设置

存储路径标准化

素材统一存储于企业指定云盘/服务器，路径结构示例：

品牌宣传素材库/一级分类/二级分类/三级分类/版本号/

（如：品牌宣传素材库/主品牌/图片类/线上推广/V2024-001/），路径中不得包含特殊字符或空格，保证跨平台兼容。

文件命名规范

文件名格式为：“[一级分类]-[二级分类]-[素材名称]-[版本号]-[创建日期]”，示例：

主品牌-图片类-新品海报-V2024-001jpg

权限分级管理

读取权限：全体员工可查看基础素材（如品牌LOGO、标准色值），需申请权限查看敏感素材（如未发布活动物料）；

编辑权限：仅素材创建部门及品牌管理团队可修改文件，修改后需新版本并更新原版本状态为“已归档”；

权限：核心素材（如高清视频、设计源文件）需经部门负责人审批后，记录自动留存备查。

（四）素材使用与更新

使用申请流程

员工需使用素材时，通过OA系统提交《素材使用申请表》（见表3），注明素材名称、用途、使用范围、使用期限等信息，经审批人（如部门负责人/品牌管理专员）确认后，系统自动推送素材至申请人账号。

版本更新机制

当素材内容（如产品价格、活动信息）需变更时，由原创建部门发起版本更新，新版本需标注变更说明（如“更新产品价格：从元调整为元”）；

旧版本自动转为“历史版本”仅保留查阅权限，新版本生效后，所有引用该素材的对外物料需同步更新，避免信息滞后。

（五）定期清理与归档

过期素材处理

每季度末由品牌管理团队牵头，筛选标注“季度更新”“活动限定”等时效标签的素材，对超过有效期且无复用价值的素材执行“删除归档”（删除前备份至历史存储区，保留查阅记录）。

素材库审计

每半年开展一次素材库全面审计，检查分类准确性、标签完整性、权限合规性，保证无冗余、无遗漏、无安全隐患，审计结果同步至市场部负责人。

三、配套管理表格

表1：宣传素材信息登记表

素材名称

所属品牌/产品

素材类型

版本号

创建人

创建日期

关键标签

存储路径

使用权限

备注（如用途、变更说明）

新品上市海报

主品牌

图片类

V2024-001

设计部*新品上市、横版、高清

/主品牌/图片类/线上推广/V2024-001/

全员可读，需审批

用于社交媒体及