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人事档案管理操作流程范文

一、总则

人事档案管理是企业人力资源管理的基础性工作，旨在规范员工档案的建立、收集、整理、保管、利用、流转及销毁等环节，确保档案信息的真实、完整、安全与保密，为人事决策、员工发展及企业运营提供可靠依据。本流程适用于企业全体员工档案的管理工作。

二、档案的建立与接收

（一）新进员工档案建立

1.入职材料收集：人力资源部门在员工办理入职手续时，应指导其填写《员工登记表》，并收集相关证明材料，包括但不限于身份证明、学历学位证明、职业资格证书、工作经历证明、离职证明、体检报告等。材料应要求提供原件核对，并留存复印件，复印件需由本人签字确认与原件一致。

2.材料审核：档案管理人员对收集的材料进行初步审核，检查材料的完整性、真实性及规范性。对不符合要求的材料，应及时通知员工补充或更正。

3.档案编号与登记：为每位新进员工分配唯一的档案编号，编号规则应体现部门、入职年份等要素，便于检索。同时，在《人事档案管理台账》中进行登记，记录档案编号、员工姓名、部门、入职日期等基本信息。

4.档案组建：将审核合格的材料按规定顺序整理、装订，装入档案袋或档案盒，档案袋/盒封面注明员工姓名、档案编号及部门。

（二）外部转入档案接收

1.联系与确认：对于从外部单位转入的员工档案，人力资源部门应提前与原档案保管单位联系，确认档案转递事宜。

2.档案核对：接收档案时，需检查档案材料是否密封完好，核对档案转递通知单与档案袋上的信息是否一致，档案材料是否齐全。如发现问题，应立即与原单位沟通解决。

3.登记与归档：核对无误后，在《档案接收登记簿》上签字确认，并参照新进员工档案建立流程进行编号、登记并入册管理。

三、档案材料的日常管理

（一）材料的收集与归档

1.日常材料积累：员工在任职期间产生的各类应归档材料，如职务任免通知、奖惩决定、考核材料、培训记录、工资调整审批表、社保公积金变动材料、职称评定材料、党团材料等，由相关部门及时转交人力资源部档案管理人员。

2.材料审核与登记：档案管理人员对接收的材料进行审核，确保材料真实有效、手续齐全。审核无误后，在《档案材料接收登记表》中记录材料名称、份数、接收日期、来源部门等信息。

3.材料入档：按照档案材料分类标准，将新材料有序归入员工个人档案，并在档案目录中进行相应更新。入档时需注意材料的排列顺序，保持档案的系统性。

（二）档案的保管

1.库房要求：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材及监控设备。

2.存放规范：档案应按照档案编号顺序整齐存放于档案柜中。档案柜应加锁，钥匙由专人保管。不同状态的档案（如在职、离职、退休）应分区存放。

3.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行清点和检查，核对档案数量，检查档案保管状况，发现问题及时处理并记录。

（三）档案的查阅

1.查阅权限：档案查阅实行审批制度。因工作需要查阅员工档案，须由所在部门提出申请，经人力资源部门负责人批准后，方可查阅。查阅涉及员工个人敏感信息（如薪酬、未公开奖惩等）的，需报请公司分管人力资源领导批准。

2.查阅手续：查阅人需填写《档案查阅申请表》，注明查阅事由、查阅内容、查阅人、批准人等信息。档案管理人员核对无误后，方可提供档案。

3.查阅要求：查阅档案时，必须在指定的阅档室进行。查阅人应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。原则上不得带出阅档室，确因特殊情况需借出档案的，须经更高级别领导批准，严格履行借阅手续，并限期归还。

4.查阅记录：档案管理人员应对每次查阅情况进行记录，包括查阅人、查阅时间、查阅内容、批准人等，存入《档案查阅登记簿》。

（四）档案的复印与摘录

1.因工作需要复印或摘录档案材料，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复印或摘录，复印件或摘录件需加盖档案管理部门证明章。

2.查阅人不得私自复印、拍摄、摘录档案内容。

四、档案的流转

（一）内部调动

员工在公司内部调动时，其人事档案原则上由人力资源部统一管理，不随员工个人流转。档案管理人员应在档案中及时更新员工的部门、岗位等变动信息，并在《人事档案管理台账》中做相应记录。

（二）离职档案处理

1.档案材料整理：员工办理离职手续时，人力资源部门应及时将离职证明、解除/终止劳动合同协议书等材料归入其档案，并对档案材料进行全面整理。

2.档案转出：

*员工离职后，其档案应在规定期限内按规定途径转出。员工有新接收单位且该单位具备档案管理资质的，应转递至新单位；无接收单位的，可转递至员工户籍所在地或经常居住地的公共就业和人才服务机构。

*档案转出前，档案管理人员需填写《档案转递通知单》，详细列明档案材料