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适用业务场景
全流程操作步骤
第一步：合同起草与初步确认
操作主体：销售部门（销售代表/销售经理）
明确需求：根据客户需求（如产品规格、数量、交付时间、付款方式等），结合企业销售政策，梳理合同核心条款。
起草合同：使用《销售合同基本信息表》填写基础信息，包括合同编号、甲乙双方主体信息（名称、地址、法定代表人）、合同标的（产品名称/服务内容、规格型号、数量、单价、总金额）、交付条款（时间、地点、方式）、付款条款（预付款比例、到货付款节点、质保金比例、账户信息）、违约责任、争议解决方式等。
内部初审：销售部门负责人对合同业务条款（如价格、交付周期）的合理性进行审核，保证符合企业销售策略及客户承诺。
第二步：多部门联合审核
操作主体：法务部门、财务部门、销售部门
法务审核：法务部门重点审核合同条款的合法性、合规性及风险点，包括：
主体资格：甲乙双方是否为合法注册实体，法定代表人身份是否有效；
条款完整性：是否遗漏必备条款（如质量标准、验收标准、知识产权归属）；
风险防范：违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖法院、是否存在格式条款歧义。
审核结果记录于《合同审核意见表》，标注“通过”“修改后通过”或“不通过”，并说明具体修改意见。
财务审核：财务部门重点审核合同中的财务条款及资金风险，包括：
价格准确性：总金额是否与报价单一致，是否含税及发票类型（如增值税专用发票）；
付款方式：预付款、进度款、尾款比例是否合理，账户信息是否准确；
成本核算：价格是否覆盖成本，是否存在超预算风险。
审核结果同步记录于《合同审核意见表》，与法务意见汇总后反馈至销售部门。
销售确认：销售部门根据法务、财务意见修改合同，保证业务条款与审核意见一致，最终形成合同终稿。
第三步：合同签订与分发
操作主体：销售部门、法务部门、行政管理部门
签署审批：合同终稿经销售负责人、法务负责人、财务负责人签字确认后，提交至企业法定代表人（或授权代表）签署。
双方签署：与客户约定签署方式（纸质签署或电子签署），保证双方签字/盖章清晰、完整，签署日期一致。
合同分发：签署完成后，行政管理部门留存合同原件（至少2份，企业留存1份，客户1份），销售部门、财务部门、法务部门分别复印存档，并在《合同执行进度跟踪表》中标记“已签订”状态。
第四步：履约执行与进度跟踪
操作主体：销售部门、生产/交付部门、财务部门
交付执行：
生产/交付部门根据合同交付时间、地点组织生产或服务提供，保证产品质量符合约定标准；
销售部门同步跟踪交付进度，及时向客户反馈物流信息（如发货单号、预计到达时间）。
验收确认：
客户收货后，按合同约定进行验收（如现场验收、书面验收），销售部门收集《验收确认单》，由客户签字盖章；
若验收不合格，销售部门需牵头协调生产/交付部门整改，直至验收通过。
回款跟踪：
财务部门根据付款节点（如预付款到账、到货后X日内付款）开具发票，跟踪客户回款进度；
逾期未付款时，销售部门及时与客户沟通催收，必要时启动违约责任条款。
进度记录：销售部门在《合同执行进度跟踪表》中实时更新交付、验收、回款等关键节点的实际完成情况，保证信息同步。
第五步：履约完成与归档
操作主体：销售部门、财务部门、行政管理部门
履约确认：所有交付、验收、回款完成后，销售部门确认合同履约完毕，在《合同执行进度跟踪表》中标记“已完成”。
资料整理：收集合同原件、签署页、验收单、发票、付款凭证等履约过程中的全部文件，整理成册。
归档存储：行政管理部门将合同资料及执行记录统一归档，按年份、合同编号分类存放，保存期限不少于合同终止后5年，保证后续可追溯。
核心模板表格
表1：销售合同基本信息表
项目
内容
合同编号
[年份]-[部门缩写]-[序号，如2024-SALE-001]
甲方（采购方）
名称：____________________；地址：____________________；法定代表人：______
乙方（销售方）
名称：____________________；地址：____________________；法定代表人：______
合同标的
产品名称/服务内容：____________________；规格型号：____________________
数量与价格
数量：______单位；单价：______元（含/不含税）；总金额：______元（大写：______）
交付条款
交付时间：______年______月______日前；交付地点：____________________；方式：______
付款条款
预付款：______%（合同签订后______日内）；到货款：______%（交付后______日内）；质保金：______%（验收合格后______日内付清）
违约责任
逾期交货：按日支付合同
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