行政采购标准流程与合同签订清单模板.docVIP

行政日常采购标准流程与合同签订清单模板

适用场景说明

操作流程详解

第一步：需求提报与初步确认

操作要点：

各部门根据实际工作需求，填写《行政采购需求申请表》（模板见附件1），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望到货日期及预算来源。

需求部门负责人对采购需求的必要性及合理性进行初审，保证采购内容符合部门工作计划且无重复采购。

对于标准化物资（如A4纸、签字笔等），可优先参考历史采购记录或标准化清单填写需求；非标准化物资需提供详细规格参数或技术要求。

责任方：需求部门申请人及部门负责人

输出成果：《行政采购需求申请表》（部门负责人签字版）

第二步：采购审批与预算核查

操作要点：

申请人将《行政采购需求申请表》提交至行政部采购岗，行政部核查采购预算是否充足（如无预算需先申请预算调整），并确认采购金额对应的审批权限（如500元以下由行政部经理审批；500元-2万元由分管副总审批；2万元以上需总经理审批）。

审批人重点审核采购需求的合理性、预算匹配度及是否符合公司采购政策，审批通过后在申请表上签字确认；审批不通过需注明原因并退回需求部门。

责任方：行政部采购岗、审批人（行政部经理/分管副总/总经理）

输出成果：审批通过的《行政采购需求申请表》

第三步：供应商选择与比价

操作要点：

行政部采购岗根据采购需求类型，从《合格供应商名录》（模板见附件2）中选择2-3家供应商进行询价；如名录内无合适供应商，需启动新供应商引入流程（资质审核、样品测试等）。

询价时需向供应商明确采购需求细节，要求提供书面报价单（含报价、规格、交货期、保修条款等），并收集供应商营业执照复印件（加盖公章）、相关资质证明（如3C认证、环保认证等）。

对比供应商报价、产品质量、交货能力、售后服务及信誉度，形成《供应商比价报告》（模板见附件3），推荐最优供应商方案。

责任方：行政部采购岗、行政部经理

输出成果：《供应商比价报告》、供应商报价单及资质材料

第四步：合同拟定与审核

操作要点：

根据审批通过的比价结果，行政部采购岗使用《行政采购合同模板》（模板见附件4）拟定合同，明确以下核心条款：

双方基本信息（采购方、供应商名称、地址、联系人等）；

采购物品/服务明细（名称、规格、数量、单价、总价、交付时间及地点）；

质量标准与验收方式（如“符合国家GB/T19001-2016标准”“到货后3个工作日内由需求部门验收”）；

付款方式（如“验收合格后30日内支付全款”“需提供增值税普通发票”）；

违约责任（如“逾期交付每日按合同总额0.5%支付违约金”“质量不符无条件退换”）；

合同生效条件（如双方签字盖章后生效）。

拟定完成后，依次提交行政部经理（审核条款完整性）、法务部（审核法律合规性，如无法务部可由行政部负责人兼任）、财务部（审核付款条款及预算匹配度）审核，最终由总经理审批。

责任方：行政部采购岗、行政部经理、法务部（可选）、财务部、总经理

输出成果：审核通过的《行政采购合同》（最终版）

第五步：合同签订与订单下达

操作要点：

审批通过的合同由行政部采购岗与供应商签订，采用“一式两份”形式，采购方、供应商各执一份；如需保证金，按合同约定支付。

签订后，行政部采购岗向供应商下达《采购订单》（模板见附件5），明确交付时间、地点、联系人及验收要求，同时将合同复印件抄送需求部门及财务部。

责任方：行政部采购岗、供应商

输出成果：签订完成的《行政采购合同》、《采购订单》

第六步：履约跟踪与验收

操作要点：

行政部采购岗跟踪供应商履约进度，保证按时交付；如遇延迟，需及时与供应商沟通并协调解决，同时通知需求部门调整计划。

物资/服务送达后，由需求部门牵头，行政部采购岗配合，按照合同约定的质量标准和验收清单进行验收：

物资类：核对数量、规格、外观、功能（如设备需通电测试），填写《物资验收单》（模板见附件6）；

服务类：评估服务效果（如保洁质量、活动执行效果），填写《服务验收单》（模板见附件7）。

验收合格后，需求部门负责人、验收人签字确认；验收不合格需书面反馈供应商，要求限期整改或更换，整改后重新验收。

责任方：需求部门、行政部采购岗

输出成果：《物资验收单》或《服务验收单》（签字版）

第七步：付款结算与资料归档

操作要点：

行政部采购岗凭《采购订单》、《验收单》、合同及供应商开具的合规付款凭证（如收据、发票等），提交财务部审核。

财务部核对单据一致性无误后，按合同约定付款方式办理转账，并将付款凭证复印件交行政部留存。

行政部采购岗整理采购全流程资料（需求申请表、比价报告、合同、订单、验收单、付款凭证等），按“一采购一档”原则归档保存，保存期限不少于[具体年限，如3年]。

责任方：行政部采购岗、财务部

输出成果：付款完成、资料归档完成

合同签订清单模板

附件4：