流程管理与审批系统模板.docVIP

通用流程管理与审批系统模板

适用场景说明

行政事务审批：如办公用品申领、会议室使用申请、差旅报销等日常行政流程；

业务流程审批：如项目立项申请、合同审批、采购申请、费用预算调整等业务环节；

人事管理流程：如员工入职审批、岗位异动申请、请假/加班审批、培训报名等人事相关事务；

专项任务审批：如活动策划方案审批、固定资产采购审批、对外合作方案审批等临时性或专项流程。

通过标准化流程设计，可明确各环节职责、规范审批节点、提升流程效率，保证事务处理有据可依、责任到人。

详细操作步骤

第一步：流程发起与材料准备

明确申请事项：申请人需根据实际需求确定审批事项类型（如“采购申请”“请假审批”等），并查阅公司流程制度，确认该事项是否需要审批及所需材料清单。

填写申请信息：登录系统或使用纸质模板，填写基础信息（含申请人姓名*、所属部门、联系方式、申请日期、申请事项名称、申请事由等），并按要求或附上相关证明材料（如报价单、项目方案、请假单等）。

检查材料完整性：保证所有必填信息无遗漏、附件材料清晰有效（如金额、日期、签字等关键信息完整），避免因材料不全导致审批延误。

第二步：提交申请与流程流转

提交审批：申请人确认信息无误后，通过系统“提交”或将纸质材料交至部门负责人，启动审批流程。系统将自动根据预设规则流转至下一审批节点（如部门负责人→分管领导→总经理等）。

流程跟踪：申请人可通过系统实时查看流程进度（如“已提交”“审批中”“已办结”等状态），若遇审批卡顿，可主动联系当前审批人确认情况。

第三步：多节点审批与意见反馈

审批节点职责：

部门负责人：审核申请事项的必要性、部门预算匹配度、材料真实性，如同意则流转至下一节点，如不同意需注明具体原因并退回申请人。

分管领导：审核事项是否符合部门业务规划、资源是否充足，重点关注跨部门协调事项的可行性。

总经理/最终审批人：对重大事项（如大额采购、战略项目等）进行最终决策，确认是否符合公司整体利益。

审批意见规范：审批人需填写明确意见（如“同意，按流程执行”“不同意，理由：预算超限”“补充材料后重新提交”等），避免模糊表述（如“再看”“还行”）。若需补充材料，应一次性列出所需清单，避免反复退回。

第四步：结果反馈与归档

结果通知：流程结束后，系统自动或人工将审批结果（通过/驳回）通知申请人，驳回时需附详细退回理由。

执行与记录：审批通过后，申请人需按流程执行（如联系采购、提交报销凭证等），并在系统中执行结果或完成确认；行政/管理部门需将审批材料（含申请表、审批意见、附件等）整理归档，保证可追溯（电子档案保存不少于3年，纸质档案按公司档案管理规定存放）。

审批流程模板表

字段名称

填写说明

示例

申请编号

系统自动或按规则编制（如“YYYYMMDD+部门缩写+流水号”）HR+001

申请人信息

姓名*、所属部门、联系方式

*、人力资源部、5678

申请事项

明确审批事项类型（如“采购申请”“请假审批”）

办公用品采购申请

申请事由

详细说明申请背景、目的、具体需求

因部门打印机老化频繁卡纸，需采购激光打印机1台

申请内容明细

根据事项填写（如采购物品清单、请假起止时间、项目预算等）

物品型号：HPLaserJetProM404n；数量：1台；预算：3500元

附件清单

列出的所有附件名称及数量

附件1：3家供应商报价单；附件2：部门需求说明

第一审批节点（部门负责人）

审批意见、签字、审批日期*

意见：同意，按预算执行；签字：*；日期：2023-10-25

第二审批节点（分管领导）

审批意见、签字、审批日期*

意见：同意；签字：*；日期：2023-10-26

第三审批节点（总经理）

审批意见、签字、审批日期*（非必填，根据事项重要性设置）

意见：同意；签字：赵六*；日期：2023-10-27

审批状态

系统自动更新（待提交/审批中/已通过/已驳回/已归档）

已通过

备注

其他需说明的事项（如加急原因、特殊情况说明等）

此事项为紧急采购，需3个工作日内完成

使用注意事项

流程规范性：申请人需严格按照公司规定的流程发起申请，不得越级提交或简化审批节点；特殊紧急事项（如突发故障维修）需提前电话沟通当前审批人，并在申请中标注“加急”，事后补全系统流程。

材料真实性：申请人需对提交材料的真实性、准确性负责，若提供虚假信息导致审批错误或公司损失，将按相关规定承担责任。

审批时限要求：各审批节点需在1-3个工作日内完成审批（紧急事项4小时内响应），遇节假日顺延；若因故无法审批，需提前在系统中委托或联系申请人说明情况。

沟通与反馈：审批过程中若需补充信息或沟通细节，审批人与申请人应通过系统留言或邮件确认，避免口头沟通导致信息遗漏；流程驳回后，申请人需根据意见修改完善后重新提交，不得擅自修改审批意见