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外贸业务流程标准操作手册

前言

本手册旨在为从事外贸业务的同仁提供一套系统、规范且具操作性的业务指引，涵盖从市场开发到订单履约完毕的全流程关键节点与标准操作。遵循本手册，有助于提升工作效率、降低运营风险、保障交易安全，并最终促进业务的稳健发展。请注意，外贸业务涉及环节众多，且不同行业、不同产品、不同国家的具体要求存在差异，本手册提供的是通用性流程与原则，实际操作中需结合具体情况灵活运用，并持续关注相关法律法规及行业惯例的更新。

一、市场开发与客户接洽

1.1市场调研与目标客户定位

在开展业务前，应对目标市场进行充分调研，包括当地经济状况、市场需求、竞争格局、法律法规、文化习俗及贸易壁垒等。基于调研结果，明确产品定位，并筛选出潜在的目标客户群体，例如进口商、批发商、零售商或品牌商等，以便后续工作更具针对性。

1.2客户寻找与初步接洽

通过多种渠道主动寻找潜在客户，如行业展会、B2B电子商务平台、社交媒体、搜索引擎、商会协会及客户转介绍等。初次接洽时，应简明扼要地介绍公司背景、核心产品优势及合作意向，力求在短时间内引起对方兴趣。沟通方式可选择邮件、电话或即时通讯工具，注意礼仪与专业性。

1.3客户背景调查与资信评估

在深入合作前，应对客户进行必要的背景调查与资信评估，以降低合作风险。可通过查阅客户官方网站、行业报告、第三方信用评估机构信息、过往交易记录（如有）以及通过银行或当地合作伙伴侧面了解等方式进行。重点关注客户的经营状况、付款能力、商业信誉及合作意愿。

1.4样品管理与寄送

应客户要求或为促成合作，需提供样品时，需确保样品质量与大货一致（或明确标注差异），并附有详细的样品标签、规格说明及报价单。样品寄送前，需与客户确认寄送地址、联系方式、运费承担方式及清关文件要求。样品发出后，及时提供快递单号，并跟踪物流信息，提醒客户查收。收到客户对样品的反馈后，应及时沟通，根据意见进行调整或解释。

二、报价与合同磋商

2.1报价单制作与发出

根据客户需求（产品规格、数量、包装、交货期等）及调研的市场情况，制作规范的报价单。报价单应包含产品名称、型号规格、数量、单价（明确贸易术语，如FOB,CFR,CIF等）、总金额、付款方式、交货期、包装条款、质量标准及报价有效期等核心信息。确保报价计算准确，表述清晰无歧义。发出前需仔细复核，确认无误后发送给客户。

2.2价格与条款磋商

客户收到报价后，通常会进行还价或就某些条款提出疑问。此阶段需保持耐心与灵活性，与客户进行多轮沟通与磋商。磋商内容不仅包括价格，还可能涉及付款方式、交货期、包装细节、质量要求、违约责任等。应坚守公司核心利益底线，同时积极寻求双方都能接受的解决方案。重要的磋商内容应通过书面形式（邮件、即时通讯工具截图等）进行确认，避免口头承诺。

2.3合同条款的最终确认

经过反复磋商，双方就所有交易条件达成一致后，应签订正式的外销合同（SalesContract或ProformaInvoice，后者在某些情况下可作为合同使用）。合同应明确、具体地列出所有约定条款，包括买卖双方信息、商品描述（名称、规格、数量、单价、总值）、贸易术语、付款方式、交货期、装运港与目的港、包装要求、质量检验标准与方法、违约责任、争议解决方式及适用法律等。合同文本应由双方授权代表签字并加盖公司印章（如需要）。对于重要或复杂订单，建议由法务部门审核合同条款。

三、订单履行与生产备货

3.1订单评审与内部下达

收到客户确认的合同或订单后，公司内部应进行订单评审。评审内容包括：产品规格是否清晰、生产能力是否满足交货期要求、原材料采购是否可行、成本核算是否准确、付款方式是否可接受等。评审通过后，向生产部门或相关供应商下达正式的生产通知单或采购订单，明确各项要求。

3.2生产过程跟踪与质量控制

生产部门或供应商应严格按照订单要求组织生产。业务人员需定期跟踪生产进度，及时与生产部门沟通，协调解决生产过程中可能出现的问题，确保按时交货。同时，建立完善的质量控制体系，对原材料、生产过程及成品进行检验。必要时，可邀请第三方检验机构进行验货，并出具检验报告，确保产品质量符合合同约定及出口标准。

3.3包装与标识

产品包装应符合合同约定、运输要求及目的国的相关法规（如环保要求、木质包装熏蒸要求等）。包装应坚固、防潮、防震，能有效保护产品在运输过程中的安全。外包装上需按要求刷制唛头（ShippingMark），包括品名、规格、数量、毛重、净重、批号、目的港、订单号等信息，唛头应清晰、牢固。

四、报关报检与物流安排

4.1信用证审核与修改（如适用）

若采用信用证（L/C）付款方式，收到客户开来的信用证后，业务人员应会同财务部门仔细审核信用证条款。审核重点包括：信用证金额、有效期、交单期、装运期、单据要求（种