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单一来源采购流程规范

作为在企业采购岗位摸爬滚打近十年的“老采购”，我太清楚单一来源采购的特殊性了——它不像公开招标那样“热闹”，也不像竞争性谈判那样有多家对比，但正因为“唯一供应商”的特性，稍有不慎就可能踩中合规红线，甚至影响项目进度。这些年我经手过二十多个单一来源采购项目，从医疗设备的独家代理采购，到技术服务的专利授权合作，有过“流程卡壳”的焦虑，也有过“顺利闭环”的欣慰。今天就结合这些实战经验，把这套流程规范掰开了、揉碎了讲，既是对自己工作的总结，也希望能给同行一点参考。

一、先弄明白：什么是单一来源采购？为啥要用它？

单一来源采购，说白了就是“只能从唯一供应商处采购”的特殊采购方式。我们之所以选择它，通常是因为这三种情况：

来源唯一性：比如某些专用设备，全球只有一家企业掌握核心专利；或者我们之前采购过某套系统，后续升级必须找原供应商，否则数据无法兼容。

紧急性需求：突发的抢险救灾项目，或者生产线上关键设备突然故障，这时候没时间走招标流程，只能找长期合作且能快速供货的独家供应商。

政策或合同约束：比如政府定点采购目录里明确指定的供应商，或者与供应商签过“排他性合作协议”（当然这得符合法律规定）。

但千万别觉得“唯一”就可以随便来！我刚入行时犯过一个错：某项目因为时间紧，直接跳过论证环节找了老供应商，结果被审计部门查出“未证明唯一性”，最后不仅要补流程，还被通报批评。所以记住：单一来源采购的核心是“唯一性”，流程的每一步都要围绕证明“只能选这家”展开。

二、全流程拆解：从立项到归档，每一步都不能省

2.1前期论证：用证据链锁定“唯一性”

这是整个流程的“根基”。如果前期论证不扎实，后面的审批、谈判都会被卡住。我一般会带着团队从这三步入手：

2.1.1需求部门确认：到底需要什么？

首先得和需求部门坐下来深聊。我习惯带个笔记本，把他们的需求一条一条列出来：是采购设备还是服务？技术参数有没有特殊要求？交付时间多紧？举个例子，去年我们帮研发部采购某实验试剂，需求部门一开始只说“要进口的”，但深入问才知道，他们需要的是含特定活性成分的试剂，全球只有A公司掌握提纯技术——这就是关键信息。

2.1.2市场调研：真的没有其他供应商吗？

这一步要“找反例”。我通常会做三件事：

查历史数据：翻公司近三年的采购记录，看看类似需求之前有没有其他供应商中标；

问行业圈子：联系行业协会、上下游企业，甚至竞争对手（当然得合规），确认是否存在替代产品；

看公开信息：查专利网站、产品官网、行业白皮书，比如某设备如果有专利号，就去国家知识产权局查权属，确认是否独家。

去年有个项目，需求部门说“只有B公司能做”，但我们调研时发现，C公司新研发了类似产品，只是市场推广少。后来一对比技术参数，C公司的产品居然更符合需求——这就避免了一次错误的单一来源采购。

2.1.3专家论证：用专业背书增加说服力

光我们采购部说“唯一”不够，得找外部专家“盖章”。我一般会从这三类人里选：行业协会的技术专家、高校相关领域的教授、第三方检测机构的工程师。论证会我会提前准备好材料：需求清单、市场调研记录、专利证书复印件，然后请专家现场提问。记得要做会议记录，专家的意见要逐条记下来，最后让专家签字确认“经论证，该项目符合单一来源采购条件”。

有次专家当场指出：“你们说的供应商虽然有专利，但专利范围不包括XX功能，理论上其他企业可以绕开。”我们赶紧补了供应商的技术说明函，才通过论证——这说明专家论证不是走过场，是真能发现问题。

2.2审批备案：让流程“有迹可循”

前期论证通过后，接下来就是层层审批。我把这一步称为“给采购上保险”——每一个签字都是责任的传递，也能帮我们规避后续风险。

2.2.1内部审批：从部门到高层

我们公司的审批流程是：采购部负责人→需求部门负责人→财务总监→总经理。每个环节都要提交《单一来源采购申请表》，里面必须附：需求说明、市场调研记录、专家论证意见、供应商基本情况（资质证书、过往合作记录）。

有次我漏掉了供应商的“安全生产许可证”，被财务总监打回来：“万一供应商资质有问题，后续履约出状况谁负责？”从此我学乖了，每次都列个“审批材料清单”，逐项核对。

2.2.2外部备案：监管部门要知道

如果是国企或涉及公共资金的项目，还得去财政部门或主管单位备案。我之前做过政府项目的采购，备案时工作人员特别提醒：“公示材料里要明确说明唯一性理由，否则容易被其他供应商质疑。”所以备案材料一定要和内部审批材料一致，避免“两套说法”。

2.3谈判签约：既要谈价格，更要谈“保障”

这一步最考验谈判技巧。因为供应商知道自己是“唯一选择”，容易抬高价格或降低服务标准。我总结了三个谈判要点：

2.3.1价格谈判：用数据打破“独家优势”

我会提前准备“成本分析表”：查供应商同类产品