企业行政管理工具清单.docVIP

企业行政管理日常工具清单

一、会议管理工具

适用情境

适用于部门例会、项目评审会、跨部门协调会、年度总结会等各类企业内部会议的全流程管理，旨在规范会议组织、提升会议效率、保证会议成果落地。

操作流程

会议发起与审批

需召开会议时，由会议发起人填写《会议申请表》，明确会议主题、目的、时间、地点、参会人员、议程及所需资源（如投影设备、茶歇等）。

提交至部门负责人*审批，涉及跨部门会议需额外抄送相关部门负责人协调时间；紧急会议可先口头沟通，会后24小时内补录审批流程。

会议准备与通知

审批通过后，行政人员根据申请内容预订会议室（需确认设备可用性），提前1-2个工作日通过企业/邮件发送会议通知，附会议议程及需提前准备的资料（如项目PPT、数据报表等）。

会议召开与记录

会议开始前10分钟，行政人员负责检查会议室设备（投影仪、麦克风、空调等），摆放会议材料、茶水（如需）。

会议期间，指定专人（通常为行政人员或会议发起人助理）记录会议要点，包括讨论决议、待办事项（明确责任人和完成时限）、争议问题等，形成《会议纪要》初稿。

会议纪要分发与归档

会议结束后24小时内，会议记录人整理《会议纪要》，经会议发起人确认无误后，通过邮件发送至所有参会人员及相关部门抄送人。

行政人员将《会议申请表》《会议纪要》及相关资料（如会议签到表、演示文稿）整理归档，保存期限不少于2年。

参考模板

会议申请表

会议主题

部门例会——2024年Q3工作计划研讨

会议时间

2024年7月10日14:00-16:00

会议地点

3楼会议室A

参会人员

部门经理、各模块主管、行政助理*

会议议程

1.Q2工作总结汇报（各模块主管）；2.Q3计划讨论；3.资源协调需求

所需资源

投影仪、白板、会议签到表

发起人

*

审批人（部门负责人）

*

使用要点

会议通知需明确“准时开始，超时未到视为缺席”，避免拖延；

会议纪要需突出“决议+待办”，避免流水式记录；

重要会议需全程录音（提前告知参会人员），保证记录准确性；

会议室使用遵循“先申请、先使用”原则，临时使用需提前2小时联系行政协调。

二、办公用品申领与发放工具

适用情境

适用于员工日常办公所需文具（笔、本、文件夹）、电子耗材（U盘、鼠标）、劳保用品（口罩、消毒液）等物品的申领、发放与库存管理，保障办公用品供应及时、成本可控。

操作流程

月度需求统计与采购

每月25日前，各部门专员汇总下月办公用品需求，填写《办公用品需求表》，注明物品名称、规格、数量、用途。

行政部汇总各部门需求，结合库存情况编制《办公用品采购计划》，提交至行政主管*审批后，对接供应商进行采购（优先选择定点供应商，保证质量与价格稳定）。

物品入库与登记

采购物品送达后，行政人员对照采购清单核对数量、质量，确认无误后办理入库，填写《办公用品入库台账》，登记物品名称、规格、入库数量、单价、供应商、入库日期等信息，并贴好库存标签（标注“名称+数量”）。

申领与发放

员工因公需领用办公用品时，通过企业OA系统提交《办公用品申领单》，注明申领物品、数量、用途、申领人。

部门负责人*审批通过后，行政人员根据申领单发放物品，并在《办公用品发放台账》中记录发放日期、申领人、发放数量、库存余量。

大额物品（如打印机、办公椅）需额外填写《固定资产领用表》，经部门负责人及行政总监*审批后发放，并粘贴资产标签。

盘点与库存预警

每月最后一个工作日，行政人员对办公用品进行全面盘点，核对台账库存与实际库存，差异率超过5%需查找原因并调整库存数据。

当常用物品库存低于“安全库存量”（如A4纸剩余2箱）时，触发采购预警，行政人员及时启动补货流程。

参考模板

办公用品申领单

申领部门

市场部

申领日期

2024年7月8日

申领人

*

用途

新员工入职

物品名称

规格

申领数量

审批人

中性笔

0.5mm黑色

10支

赵六*

A4纸

70g

5包

文件夹

A4蓝色

20个

使用要点

申领需遵循“按需申领、杜绝浪费”原则，严禁私人用途申领；

办公用品采购需索要正规发票（注明“办公用品”），便于财务报销；

库存管理做到“日清日结”，每月盘点结果需经部门负责人签字确认；

易耗品（如笔芯、便利贴）可设置“部门共享申领”，减少重复领用。

三、员工档案管理工具

适用情境

适用于员工从入职到离职全周期的档案管理，包括基本信息、劳动合同、异动记录、培训记录、奖惩记录等，保证档案完整、规范，为人力资源决策提供依据。

操作流程

入职档案建立

员工入职当日，行政人员收集入职资料（证件号码复印件、学历学位证书复印件、体检报告、银行卡信息等），核对无误后扫描存档，并填写《员工档案目录》，标注档案编号（入职年份+部门+序号，如“202401-市场部-001”）。

将劳动合同原件、试用期考核表等资料一并归入档案袋，档