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销售合同审核及签订标准化流程指南

一、适用范围与核心目标

本流程适用于企业销售部门与客户签订各类销售合同的全环节管理，涵盖产品销售、服务提供等场景。通过标准化操作，保证合同条款合规、权责清晰，有效降低交易风险，保障企业合法权益，同时提升合同处理效率，促进销售业务规范运作。

二、全流程操作步骤详解

1.合同发起：需求确认与资料准备

操作要点：

业务部门根据客户需求，与客户初步沟通合同标的、数量、价格、交付时间等核心要素，形成《合同需求确认函》（需客户签字/盖章确认）。

收集客户主体资质材料：企业客户提供营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明；个人客户提供证件号码复印件及联系方式。若客户为特殊行业（如食品、医疗器械），需提供相关行业许可证。

业务负责人*整理报价单、产品规格书、技术协议等附件，保证与合同内容一致。

输出成果：《合同需求确认函》、客户资质材料、附件清单。

2.合同起草：条款拟定与内容规范

操作要点：

销售专员*根据《合同需求确认函》及客户资质，使用企业标准合同模板起草合同，重点明确以下条款：

主体信息：甲乙双方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表；

标的物：产品名称、型号规格、数量、技术参数（需引用附件中的产品规格书）；

价格与支付：单价、总价、币种、支付方式（如电汇、承兑汇票）、付款节点（如预付款比例、到货款、质保金比例及支付条件）；

交付与验收：交付时间、地点、运输方式、风险转移节点、验收标准及流程（需明确异议处理期限）；

违约责任：逾期交货/付款的违约金比例（建议每日不超过合同总额的0.05%）、质量问题的退换货条款、合同解除条件；

争议解决：约定由企业所在地法院诉讼管辖或仲裁机构仲裁（需明确具体机构名称）；

其他：保密条款（如适用）、知识产权归属、合同生效条件（如双方签字盖章后生效）、份数（正本一式X份，双方各执X份）。

合同内容不得存在模糊表述（如“大概”“左右”），数字、日期需使用大写+小写双重标注（如“人民币壹万元整（￥10,000.00）”）。

输出成果：合同初稿（含所有附件）、附件清单。

3.合同审核：多部门协同风险把控

审核流程及职责：

业务部门初审（由业务负责人*负责）：

核对合同内容是否与《合同需求确认函》一致，客户资质是否齐全有效，交付时间、价格等是否符合销售政策，附件是否完整。审核通过后签署“同意”意见并提交法务部门。

法务部门复审（由法务专员*负责）：

重点审核合同合法性（如是否存在违反法律法规的条款）、完整性（是否遗漏必备条款）、公平性（是否存在加重企业责任、减轻客户责任的“霸王条款”）、风险点（如违约责任是否可执行、争议解决约定是否明确）。对审核发觉的问题，标注修改意见并退回业务部门调整；调整后重新审核直至通过。

财务部门终审（由财务经理*负责）：

审核合同金额与企业收入确认政策是否一致，付款方式、税务条款（如发票类型、税率）是否符合财务管理制度，客户信用额度是否超限，质保金比例是否合理。审核通过后签署“同意”意见，提交管理层审批。

管理层审批（由总经理*负责）：

对重大合同（如单笔金额超过万元、新客户首次合作）进行最终审批，重点关注业务战略匹配度、风险收益平衡。审批通过后，合同具备签订条件。

输出成果：各部门审核意见记录、最终版审批通过的合同文本。

4.合同签订：签署规范与生效确认

操作要点：

业务部门与客户沟通签订方式：

纸质合同：打印最终版合同（每页加盖合同骑缝章），由双方授权代表签字并加盖公章/合同专用章（保证公章清晰、不模糊）；若客户为个人，需签字并按捺手印。

电子合同：通过企业指定的电子签约平台（如e签宝、法大大）发起签约，最终版合同文本，客户通过实名认证后完成电子签章，系统自动合同编号及存证报告。

签订后3个工作日内，业务部门收集合同正本（或电子合同存证文件）及附件，提交行政部归档，同步向财务部、法务部发送合同复印件/电子版备案。

向客户发送《合同签订确认函》，明确合同生效日期及后续对接人。

输出成果：已签署的合同文本（纸质/电子）、归档记录、客户确认函。

5.合同归档与执行跟踪

操作要点：

归档管理：行政部按“合同编号-客户名称-签订日期”规则分类归档，纸质合同存入专用档案盒，电子合同至企业云盘并设置查阅权限。归档材料需包含：合同正本、附件、客户资质、审批记录、签订确认函。

执行跟踪：业务部门根据合同约定，跟踪交付进度、回款情况，及时向客户发送《发货通知》《验收确认函》；财务部监控付款节点，对逾期未付款客户启动催收流程；法务部定期梳理合同履行情况，对可能发生的违约风险（如客户延迟验收）提前预警。

合同变更/解除：若需变更或解除合同，双方需签订书面补充协议，参照原合同流程审核、签订；若因客户原因导致合同解除，业务部门需收集违约证据（如往