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跨部门合作与任务分配协调模板

一、适用场景与触发条件

项目类任务：如新产品研发上线、市场推广活动策划、年度战略落地等，涉及研发、市场、销售、运营等多部门协作；

流程优化类任务：如跨部门审批流程简化、客户服务体验提升等，需打破部门壁垒实现资源联动；

突发响应类任务：如重大客诉处理、系统紧急故障修复等，需快速协调多部门资源高效解决；

常规协同类任务：如月度数据汇总分析、跨部门培训组织等，需明确分工避免推诿。

当任务满足“涉及2个及以上部门”“需共享资源或信息”“存在明确交付节点”中任一条件时，即可启动本模板。

二、标准化操作流程

1.需求提出与目标共识

发起部门：填写《跨部门任务需求表》（见模板表单），明确任务背景、核心目标、交付标准、时间节点及初步依赖资源；

初步沟通：发起部门与潜在协作部门负责人进行1对1沟通，确认任务可行性与部门初步承接意愿；

需求确认：组织需求评审会（发起部门牵头，涉及部门负责人参与），对任务目标、范围、优先级达成共识，形成《任务目标确认纪要》。

2.任务分解与责任分配

任务拆解：协调人（通常为发起部门负责人或指定项目助理）牵头将总任务拆解为可执行的子任务，明确每个子任务的输入、输出及验收标准；

责任分配：根据部门职能与资源情况，将子任务分配至对应责任部门，明确“第一责任人”（）与“协作接口人”（），保证“事事有人管，权责对等”；

资源匹配：责任部门提出所需资源（人力、预算、工具等），协调人汇总资源需求，提交至资源统筹部门（如行政部、财务部）评估，形成《资源分配清单》。

3.执行计划与进度跟踪

计划制定：责任部门制定子任务详细执行计划（含起止时间、关键节点），协调人汇总形成《跨部门任务甘特图》，同步至所有参与部门；

进度更新：责任部门每周五17:00前通过表单更新任务进度（含“已完成内容”“未完成原因”“下一步计划”），协调人每日同步关键节点进展；

风险预警：若任务可能延期或存在风险（如资源不足、需求变更），责任部门需提前2个工作日提交《风险预警表》，说明风险等级、影响范围及应对建议。

4.协同沟通与问题解决

例会机制：协调人组织周例会（每周一10:00），各部门负责人汇报进度、提出问题，会议形成《行动项清单》，明确责任人与解决时限；

即时沟通：建立跨部门沟通群（如企业/钉钉群），用于日常信息同步与问题快速响应，重要沟通内容需在群内留痕；

升级处理：若部门间无法达成一致或问题超出现有权限，协调人提交至分管领导（**）组织专题会议协调，24小时内输出解决方案。

5.成果验收与复盘优化

交付验收：责任部门按交付标准提交成果物，发起部门组织验收（可邀请相关部门参与），填写《成果验收表》，明确“通过/需整改/不通过”；

复盘总结：任务完成后5个工作日内，协调人组织复盘会，分析成功经验与待改进点，形成《跨部门协作复盘报告》；

归档备案：将《需求表》《甘特图》《会议纪要》《验收表》《复盘报告》等文档整理归档，作为后续协作参考。

三、任务分配与协调表单

任务编号

任务名称

任务描述（含目标、范围）

关联项目/目标

责任部门

责任人

协作部门

协作接口人

起止时间

关键节点（示例：需求确认、方案评审、测试上线）

交付物要求（示例：PPT、报告、系统功能）

资源需求（人力/预算/工具）

进度状态（未开始/进行中/已完成/延期）

问题与风险（当前阻碍或潜在风险）

更新时间

备注

PRJ2024001

新产品发布会筹备

完成2024Q3新产品发布会策划与执行，覆盖媒体邀请、场地搭建、流程设计

2024年产品战略落地

市场部

**

研发部、销售部、行政部

研发部、销售部赵六

2024-06-01至2024-07-15

6月10日：嘉宾名单确认；6月30日：场地签约；7月10日：流程彩排

发布会方案、媒体邀请函、现场执行手册

场地费5万、设计外包2万、人力3人

进行中（场地签约中）

场地供应商报价超预算10%

2024-06-20

待财务部审批

四、关键实施要点

1.沟通机制：避免信息孤岛

建立“事前明确、事中同步、事后复盘”的全流程沟通机制，固定沟通频率（周例会/日站会）与渠道（线上群+线下会议）；

重要决策需形成书面纪要，并通过邮件或协同工具同步至所有相关方，保证信息一致。

2.责权对等：杜绝推诿扯皮

每个任务明确“第一责任人”（对结果负责）与“协作接口人”（对配合负责），避免“多头领导”或“责任真空”；

资源分配需与任务难度匹配，若因资源不足导致延期，资源统筹部门需承担协调责任。

3.风险前置：主动应对不确定性

任务启动前需识别潜在风险（如人员变动、需求变更、外部政策影响），制定《风险应对预案》；

风险发生时，优先内部协调，无法解决时及时升级，避免问题扩大化。

4.文档留痕：保障协作可追溯

所有关键节点（需求