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公司文件存档与借阅管理规范

一、适用范围与场景说明

本规范适用于公司内部各类纸质及电子文件的存档、借阅、保管及追溯管理，涵盖但不限于以下场景：

日常文件归档：如部门工作计划、会议纪要、合同协议、项目资料、财务单据（非涉密）等需长期保存的文件；

跨部门文件借阅：员工因工作需要查阅其他部门已存档文件（如历史项目数据、制度文件等）；

外部人员文件查阅：合作方、审计单位等经授权需查阅公司文件的情况；

电子文件管理：通过公司内部系统存储、流转、备份的电子文档存取与权限控制。

二、文件存档与借阅操作流程

（一）文件存档操作步骤

步骤1：文件收集与分类

各部门在文件形成后3个工作日内，由经办人（或指定文件管理员）对文件进行初步整理，按文件类型（如“综合类”“业务类”“财务类”“人事类”）进行分类；

同一类别文件按“年度-季度-月份”顺序排列，标注清晰的文件标题及形成日期。

步骤2：文件完整性检查

检查文件是否齐全（如合同需附审批单、会议纪要需参会人员签字），无缺页、无涂改（特殊情况需注明并经部门负责人签字确认）；

电子文件需保证格式统一（如Word、PDF），命名规范为“文件名-版本号-形成日期”（示例：“2024年度销售计划-V1.0）。

步骤3：填写《文件存档登记表》

纸质文件存档时，由经办人填写《文件存档登记表》（详见模板一），注明文件编号、名称、类别、页数、存档日期、经办人及存放位置（如“A区-3层-01柜-02层”）；

电子文件存档时，通过公司OA系统，同步填写电子存档信息，系统自动存档编号。

步骤4：归位与备份

纸质文件交至公司档案室，由档案管理员核对无误后按指定位置存放，并在存档登记表上签字确认；

电子文件需至公司指定服务器，同时由IT部门每月进行一次异地备份，保证数据安全。

（二）文件借阅操作步骤

步骤1：提交借阅申请

借阅人填写《文件借阅申请表》（详见模板二），注明借阅文件编号、名称、借阅事由、借阅期限、用途（如“项目复盘”“审计检查”），并经部门负责人审批签字；

跨部门借阅需额外借入部门负责人签字确认；外部人员借阅需经公司分管领导批准，并由行政部门全程陪同。

步骤2：审批与登记

档案管理员收到申请表后1个工作日内，核对文件密级及借阅权限（如“普通文件”可部门审批，“机密文件”需分管领导审批）；

审批通过后，档案管理员在《文件借阅登记表》中登记借阅人信息、借阅时间、预计归还时间，并借出文件（电子文件需开通临时查阅权限）。

步骤3：文件领取与使用

纸质文件由借阅人当面核对文件名称及数量后签字领取，严禁带出办公区域（特殊情况需经分管领导批准并办理《文件外携申请表》）；

电子文件仅限在公司内部系统查阅，禁止、截图或转发（确需使用的需经审批后由档案管理员导出并加密）。

（三）文件归还与核销步骤

步骤1：按时归还

借阅人需在借阅期限（普通文件不超过5个工作日，机密文件不超过3个工作日）内归还文件，如需延长需提前1个工作日提交《借阅延期申请表》，经审批后方可延期；

归还时，档案管理员需检查文件是否完好、有无缺失，确认无误后在《文件借阅登记表》上签字确认归还时间。

步骤2：损坏或丢失处理

若文件轻微损坏（如折角、轻微污渍），借阅人需书面说明情况并经部门负责人签字确认后存档；

若文件严重损坏或丢失，借阅人需按文件价值（参考公司资产评估标准）进行赔偿，赔偿流程参照公司《资产损坏赔偿管理办法》执行。

步骤3：电子文件权限回收

电子文件归还后，档案管理员需在1个工作日内关闭借阅人的临时查阅权限，保证文件安全。

三、文件存档与借阅管理模板

模板一：文件存档登记表

文件编号

文件名称

文件类别

页数

形成日期

存档日期

经办人

存放位置

档案管理员签字

ZL-2024-001

2024年度工作计划

综合类

15

2024-01-05

2024-01-08

*

A区-3层-01柜-01层

*

YW-2024-015

项目合同

业务类

28

2024-02-20

2024-02-22

*

A区-3层-02柜-03层

*

模板二：文件借阅申请及归还登记表

借阅日期

借阅人

部门

文件编号

文件名称

借阅事由

借阅期限

归还日期

审批人

档案管理员签字

备注

2024-03-01

*赵六

市场部

ZL-2024-001

2024年度工作计划

年度总结撰写

2024-03-06

2024-03-05

*钱七

*

无损坏

2024-03-02

*孙八

财务部

YW-2024-015

项目合同

审计配合

2024-03-05

2024-03-04

*周九

*

轻微折角

四、执行与管理要点

保密要求：涉密文件（如未公开财务数据、核心技术资料）需单独存放，借阅需经总经理*批准，借阅时全程监控，严禁复制；

定期盘点：档案管理员每季度对存档文件进行一