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公司文档标准化编辑格式要求规范

一、适用范围与应用场景

本规范适用于公司内部各类正式文档的编辑与管理工作，包括但不限于：制度文件、流程规范、项目报告、会议纪要、培训材料、对外函件等。当需新建、修订或多人协作编辑上述文档时，均应遵循本标准，以保证文档格式统一、内容清晰、传递高效，提升公司整体文档管理专业度与规范性。

二、标准化编辑操作步骤

（一）文档创建与基础设置

文档类型选择

根据文档用途选择合适的模板（如“制度文件模板”“项目报告模板”），若无对应模板，新建空白文档时优先使用公司指定办公软件（如MicrosoftWord）。

页面基础设置

页面边距：上、下、左、右均为2.54厘米，页眉1.5厘米，页脚1.75厘米。

页面方向：常规文档采用“纵向”，特殊需求（如宽表格）采用“横向”，需在页眉标注“横向”字样。

纸张大小：默认A4（21.0×29.7厘米），特殊情况需在文档首页备注纸张规格。

文档属性登记

在文档“文件-属性”中填写核心信息：文档名称（简洁明确，如“部门考勤管理制度（2023版）”）、作者（编辑人姓名，用代替，如“经理”）、部门（所属部门，如“人力资源部”）、创建日期（YYYY-MM-DD格式）。

（二）内容结构编排规范

标题层级设置

标题应采用“章-节-条-款-项”五级结构，格式

一级标题（章）：黑体，三号，加粗，居左，段前18磅、段后12磅，编号格式“第X章”（如“第一章总则”）。

二级标题（节）：黑体，四号，加粗，居左，段前12磅、段后6磅，编号格式“第X节”（如“第一节适用范围”）。

三级标题（条）：楷体_GB2312，四号，加粗，居左，段前6磅、段后6磅，编号格式“第X条”（如“第一条目的”）。

四级标题（款）：仿宋_GB2312，小四号，加粗，居左，段前6磅、段后0磅，编号格式“（一）”。

五级标题（项）：仿宋_GB2312，小四号，加粗，居左，段前0磅、段后0磅，编号格式“1.”。

格式要求

字体：仿宋_GB2312，小四号。

行距：固定值28磅，段前0磅、段后0磅。

首行缩进：2字符，两端对齐。

特殊文本：重点内容可使用“加粗”或“下划线”（单线），禁止使用艺术字体、斜体（除英文术语外）或彩色字体（除非公司VI规范要求）。

图表与公式规范

表格：表格标题位于表格上方，用“表X-X：表格名称”格式（如“表1-1：部门人员配置表”），宋体，五号，加粗，居中；表格内文字宋体，五号，单倍行距；表头加粗，设置“居中”对齐；表格跨页时需重复表头，并在右上角标注“续表X-X”。

图片：图片标题位于图片下方，用“图X-X：图片名称”格式（如“图2-1：业务流程示意图”），宋体，五号，加粗，居中；图片分辨率不低于300dpi，嵌入文档（避免“浮动于文字上方”）；图片宽度不超过页面宽度的90%（即18.9厘米）。

公式：公式居中，编号右对齐，格式“（式X-X）”（如“（式3-1）”），公式中的符号需在下方注明含义（如“式中：P——压力，单位Pa”）。

（三）格式细节统一要求

数字与标点符号

数字：日期、时间、编号等用阿拉伯数字（如“2023年9月15日”“14:30”），非编号概数用汉字（如“约五人”）；百分比统一用“%”（如“80%”），避免使用“百分之八十”。

标点符号：全角中文标点（除英文括号、逗号外），禁止使用“、”“。”等符号外文格式；并列短语间用顿号“、”，分句间用逗号“，”，完整句子末尾用句号“。”。

引用与注释规范

内部引用：引用公司其他制度或流程时，需注明文件名称及条款编号（如“依据《员工考勤管理办法》第五条执行”）。

外部引用：引用国家标准、行业规范或外部文献时，需注明名称、发布年份及页码（如“GB/T1.1-2020《标准化工作导则》第10页”）。

注释：采用“脚注”形式，每页重新编号，格式为“①注释内容”，宋体，小五号，行距固定值16磅。

页眉页脚与页码

页眉：左侧为公司Logo（可选），右侧为文档名称（如“部门考勤管理制度”），宋体，五号，居中对齐，下划线单线。

页脚：居中插入页码，格式为“第X页共Y页”（如“第5页共12页”），宋体，五号，页面底端居中。

（四）审核与修订流程

文档自审

编辑完成后，需对照本规范检查格式（字体、行距、编号等）、内容（完整性、准确性、逻辑性）及文档属性（作者、部门、日期等），保证无遗漏错误。

多级审核

部门审核：提交至部门主管，重点审核内容与部门职责的一致性及可执行性，审核人需在文档首页“审核人”处签字（或电子签章），姓名用代替（如“主管”）。

跨部门审核：涉及多部门职责的文档，需由相关部门会签，各部门审核人分别签字。

最终批准：制度类、流程类重要文档需提交至分管领导批准，批准人在“批准人”处签字（如“*总监”）。

版本控制

文档修订后，版本号