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销售合同管理审核流程及要点指南

一、适用范围与工作场景

本指南适用于企业销售部门、法务部门、财务部门及相关业务人员在销售合同全生命周期管理中的协同工作，涵盖合同起草、内部审核、风险把控、签署归档等核心环节。具体场景包括：新客户合作前的合同拟定、老客户续约条款修订、大额订单合同风险评估、跨区域销售合同合规审查等，旨在规范合同管理流程，降低履约风险，保障企业合法权益。

二、合同审核全流程操作指引

（一）合同发起与资料准备

责任部门：销售部门

操作内容：

业务人员根据客户需求与谈判结果，拟定合同初稿，使用企业标准合同模板（如无模板，需参考行业通用版本并标注“非标合同”）。

收集并整理以下基础资料，作为合同附件或审核依据：

客方主体资格证明（营业执照复印件、法定代表人证件号码明，若为授权签署，需提供授权委托书原件）；

产品/服务详细规格书、技术参数要求（如为定制化产品，需附技术协议）；

订单确认单、价格审批单（需经销售负责人*签字确认）；

往来沟通记录（如邮件、会议纪要，用于佐证特殊条款约定背景）。

关键要点：保证合同信息与订单、技术协议等附件内容一致，避免“文不对题”；客户资质资料需加盖公章或签字确认，保证真实性。

（二）初审：业务部门基础审核

责任部门：销售部门负责人/业务主管

审核重点：

主体信息准确性：核对合同双方名称、统一社会信用代码、地址、联系方式等信息与客户提交的资质资料是否一致，避免因名称错误导致合同无效。

标的与数量清晰性：明确产品/服务名称、规格型号、数量、单位（如“台”“套”“次”），避免使用“一批”“适量”等模糊表述。

价格与付款条款匹配性：检查单价、总价是否与价格审批单一致；付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）、付款期限（如“合同签订后5个工作日内”“验收合格后30日内”）是否符合公司财务制度及客户谈判结果。

交付条款可行性：明确交付时间（具体日期或“接到订单后X日内”）、交付地点（如“买方指定仓库”“项目现场”）、运输方式及费用承担方，保证交付条件可量化、可执行。

输出结果：初审通过后，在合同封面标注“初审合格”，并签字确认；若发觉问题，退回业务人员修改，注明修改意见。

（三）复审：法务部门合规审核

责任部门：法务部门/法务专员*

审核重点：

合同效力与合法性：检查合同主体是否具备相应民事行为能力（如客户营业执照经营范围是否包含合同标的内容），合同内容是否违反法律法规（如“霸王条款”、禁止性规定）。

权利义务对等性：核对双方权利义务条款是否平衡，避免出现“卖方承担全部责任，买方无义务”等显失公平的约定。

风险条款明确性：

违约责任：明确违约情形（如逾期交货、质量不达标）对应的违约金计算方式（如“按逾期金额每日万分之五”）或赔偿范围，避免“承担相应责任”等模糊表述；

争议解决方式：约定明确管辖法院（如“卖方所在地人民法院”）或仲裁机构（如“仲裁委员会”），避免同时约定诉讼与仲裁；

不可抗力：定义不可抗力情形（如自然灾害、战争）及通知、证明义务，明确部分或全部免除责任的条件。

知识产权与保密条款：若涉及技术资料、专利等，明确知识产权归属（如“技术专利归卖方所有”）；保密条款需明保证密范围、期限（如“合同终止后3年内”）及违约责任。

输出结果：法务部门出具《合同审核意见书》，对合规条款标注“同意”，对风险条款提出修改建议（如“建议将违约金调整为日万分之三”）；重大风险需与销售部门、管理层沟通后确定处理方案。

（四）终审：管理层与财务协同审批

责任部门：销售总监、财务经理、总经理（根据合同金额分级审批）

审核重点：

财务风险把控（财务部门）：

付款条件：评估客户信用状况（如历史回款记录），调整预付款比例（如新客户预付款不低于30%）；

税费约定：明确发票类型（如“增值税专用发票”）、开具时间（如“尾款支付前7个工作日”）及税费承担方；

价格合理性：对比市场价格或历史成交价，判断定价是否符合公司利润要求。

战略与资源匹配（管理层）：

合同金额与客户重要性：大额合同（如超过年度销售额10%）需评估客户战略价值及资源投入（如产能保障、售后团队配置）；

特殊条款审批：对“独家代理”“长期供货”等特殊条款，需评估对企业长期发展的影响及潜在风险。

输出结果：终审通过后，由总经理或授权领导在合同审批单签字；若未通过，退回相关部门重新协商或修改，并说明理由。

（五）合同签署与归档

责任部门：销售部门、行政档案室

操作内容：

签署规范：

使用企业公章或合同专用章（严禁使用部门章或财务章），保证印章清晰、完整；

法定代表人或授权签字人签字（需核对授权委托书范围），签字日期需与盖章日期一致；

若为多页合同，需加盖骑缝章（每页侧面均有印章痕迹）。

归档管理：

销售部门在签署后3个工作日内，将合同原件（含附件、审批单）移交行政档案室；

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