文档管理归档系统及使用说明.docVIP

文档管理归档系统及使用说明

一、适用业务场景

本系统适用于各类组织、团队及个人对日常业务文档的统一管理与规范归档，具体场景包括但不限于：

企业行政事务：管理制度、会议纪要、通知公告、合同协议等行政类文档的长期保存与快速检索；

项目协作管理：项目方案、需求文档、进度报告、验收材料等全周期文档的版本控制与团队共享；

法务合规归档：合同审批文件、法律纠纷材料、合规审查报告等敏感文档的加密存储与权限管控；

人力资源文档：员工档案、劳动合同、培训记录、绩效评估等人事资料的分类管理及调阅追溯；

知识库建设：技术手册、操作指南、行业报告、经验总结等知识型文档的系统化沉淀与复用。

二、系统操作流程

（一）账号登录与权限配置

登录系统

访问系统登录入口（通过组织内部指定平台进入），输入分配的账号及初始密码（首次登录需强制修改密码，密码需包含字母、数字及特殊字符，长度不少于8位）；

若忘记密码，“忘记密码”，通过预留手机号或邮箱（由系统管理员预先配置）验证后重置，或联系部门负责人及管理员*协助处理。

权限确认

登录后，右上角显示当前用户身份（如“普通用户”“部门管理员”“系统管理员”），不同身份对应不同操作权限（普通用户可/本部门文档，部门管理员可管理本部门分类及权限，系统管理员可全系统配置及数据维护）。

（二）文档与元数据填写

文档

进入“文档管理”模块，“文档”按钮，支持单文件或批量（批量需压缩为.zip格式，单文件大小不超过50MB，支持格式包括.docx、.pdf、.xlsx、.pptx、.jpg等常用办公格式）；

选择本地文件后，系统自动校验文件格式及大小，若不符合要求，提示“文件格式不支持”或“文件大小超限”，需调整后重新。

填写元数据

成功后，进入“文档信息填写”页面，需完整填写以下字段（带*为必填项）：

文档编号：按规则填写（如“部门代码-年份-序号”，示例：“XZB-2024-001”），若未填写，系统自动唯一编号；

文档需准确反映文档内容，避免使用“新建文档1”等模糊命名；

所属分类：从预设分类树中选择（一级分类如“行政类”“项目类”，二级分类如“制度文件”“会议纪要”），若分类不存在，可联系部门管理员*新增；

创建人：自动获取当前登录用户名，不可修改；

创建日期：默认为当前日期，可修改为实际文档创建日期；

密级：根据文档敏感度选择“公开”“内部”“秘密”（默认“内部”，密级为“秘密”的文档需经部门负责人*审批后方可）；

关键词：填写3-5个核心关键词（如“年度总结”“绩效考核”），便于后续检索；

备注：可选填，补充文档用途、关联项目等信息。

（三）分类归档与目录管理

创建/编辑分类

部门管理员*进入“分类管理”页面，可新增一级分类（“新增分类”，输入分类名称及排序号，排序号越小越靠前），或为一级分类新增二级分类（选中一级分类后“添加子分类”）；

支持编辑分类名称（修改后需确认是否同步更新已归档文档的分类标识）及删除分类（若分类下存在文档，需先清空文档或转移至其他分类）。

文档归档

并填写元数据后的文档默认暂存“未归档”区，部门管理员*或创建人可将其拖拽至对应分类目录下，或选中文档后“归档至”，选择目标分类；

归档完成后，文档状态变更为“已归档”，可在对应分类目录下查看，同时系统记录归档操作人及时间。

（四）权限设置与共享协作

文档权限配置

选中已归档文档，“权限设置”，可添加查看、编辑、权限：

查看权限：用户仅可预览文档内容，不可修改或；

编辑权限：用户可修改文档内容及元数据，修改后系统自动保存新版本；

权限：用户可文档至本地，支持在线预览时或批量。

权限对象可选择“指定用户”（搜索并添加用户名）或“部门角色”（如“全体行政人员”“项目组成员”），支持批量配置。

共享与协作

普通用户需共享文档时，“分享”按钮，分享（可设置有效期及访问密码），通过内部通讯工具发送给协作方；

若多人需共同编辑文档，建议使用“在线协作”功能（仅支持.docx/.xlsx格式），实时查看修改痕迹，避免版本混乱。

（五）检索与调取文档

检索方式

关键词检索：在系统首页搜索框输入关键词（支持文档标题、关键词、备注内容模糊匹配），“搜索”即可显示匹配文档列表，按“相关性”“创建时间”“文档标题”排序；

分类检索：展开左侧分类目录，逐级目标分类，查看该分类下所有已归档文档；

高级检索：“高级检索”，可组合条件检索（如文档类型、创建日期范围、密级、创建人等），缩小检索范围。

文档调取

检索到目标文档后，文档名称进入详情页，可查看文档元数据、版本历史（若有修改记录）、操作日志（、分享、编辑记录）；

支持在线预览（系统内置预览器，无需），或“”保存至本地；密级为“秘密”的文档时需二次验证身份（输入工号及密码）。

三、常用登记模板

（一）文档信息登记表

字段名称