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文档管理标准化流程及归档方法指导手册
前言
为规范企业内部文档管理流程，保证文档信息的完整性、安全性及可追溯性，提高工作效率，降低信息管理风险，特制定本指导手册。本手册旨在明确文档从创建到归档的全流程操作规范，为各部门文档管理提供统一指引，保障文档管理工作的标准化、系统化。
一、适用场景与对象
本手册适用于企业内部各类正式文档的管理，涵盖但不限于以下场景：
行政类文档：管理制度、会议纪要、通知公告、工作计划等；
业务类文档：合同协议、项目方案、客户资料、产品说明等；
财务类文档：预算报告、费用申请、决算说明（不含敏感票据信息）等；
人事类文档：岗位职责说明书、员工手册、培训记录、绩效考核等；
技术类文档：研发报告、技术标准、操作手册、系统架构图等。
适用对象包括企业各部门文档管理人员、业务经办人、部门负责人及相关审批人员。
二、文档全生命周期管理流程
文档管理需遵循“创建-审核-审批-发布-变更-废止-归档”的全生命周期流程，保证各环节责任清晰、操作规范。
（一）文档创建
创建依据
根据部门工作需求、上级要求或标准化规范启动文档创建，明确文档的核心目的、适用范围及主要内容框架。
内容要求
内容需真实、准确、完整，符合企业相关规定及行业标准；
结构清晰，逻辑严谨，语言简洁无歧义；
涉及数据、图表等内容需标注来源及计算依据；
引用外部文件或政策时，需注明文件名称及文号。
格式规范
文档标题格式：“[部门名称]-[文档类型]-[核心主题]-[版本号]”，例如：“市场部-项目方案-2024年度产品推广计划-V1.0”；
页面设置：A4纸张，页边距上下2.54cm、左右3.17cm，宋体小四号，行距1.5倍；
编号规则：根据企业《文件编码管理办法》赋予唯一文档编号（示例：QM-GL-2024-001，其中“QM”为企业代码，“GL”为管理类，“2024”为年份，“001”为流水号）。
责任主体
由业务经办人（、等）负责文档初稿撰写，部门负责人（王经理、赵主管等）对创建需求进行确认。
（二）文档审核
审核内容
格式规范性：是否符合本手册“格式规范”要求，编号是否唯一；
内容完整性：是否覆盖核心要素，数据、图表是否准确；
合规性：是否符合企业制度、法律法规及行业要求；
逻辑性：结构是否合理，表述是否清晰，是否存在矛盾或歧义。
审核流程
初稿完成后，由经办人提交至部门负责人进行初审；
初审通过后，根据文档类型交由相关专业部门（如法务部、财务部）进行专项审核；
涉及跨部门协作的文档，需会签各相关部门负责人。
审核时限
一般文档审核不超过2个工作日，紧急文档不超过1个工作日，审核需在文档管理系统内留下审核意见记录。
责任主体
部门负责人负责初审，专业部门负责人负责专项审核，跨部门文档由牵头部门协调会签。
（三）文档审批
审批权限
一般类文档：部门负责人审批；
重要类文档（如年度计划、重大合同）：分管副总审批；
重大类文档（如战略规划、制度修订）：总经理审批。
审批要求
审批人需认真审核文档内容，对文档的合规性、准确性负最终责任；
审批通过后，在文档管理系统内签署审批意见；
审批不通过的，需注明修改意见，退回经办人重新修订后再次提交审批。
责任主体
根据文档权限由相应层级负责人审批，审批结果作为文档发布依据。
（四）文档发布
发布方式
电子文档：通过企业文档管理系统（如OA系统、SharePoint）发布，设置查阅权限（如“仅查阅”“可编辑”）；
纸质文档：经审批签字后，由行政部统一打印、盖章，分发至相关部门，并做好分发记录。
发布记录
电子文档发布需记录发布时间、发布人、查阅权限；
纸质文档分发需填写《文档分发记录表》（见模板示例3），注明分发部门、份数、签收人及签收日期。
责任主体
行政部负责纸质文档的打印、盖章及分发，各部门文档管理员负责电子文档的发布权限设置。
（五）文档变更
变更触发条件
外部环境或政策发生变化，导致文档内容不适用；
业务流程调整，需更新文档相关内容；
文档内容存在错误或遗漏，需进行修正。
变更流程
由经办人填写《文档变更申请表》，说明变更原因、变更内容及变更后版本号；
变更流程参照“审核-审批”流程执行，审批通过后更新文档；
变更后的文档需重新发布，并注明变更日期及变更说明，同时收回原版本文档（电子文档删除历史版本，纸质文档加盖“作废”章）。
责任主体
经办人发起变更申请，部门负责人及审批人负责变更审核与审批，文档管理员负责版本更新与发布。
（六）文档废止
废止条件
文档内容被新版本完全替代；
业务或组织架构调整，文档不再适用；
法律法规或政策变化，文档内容违反相关规定。
废止流程
由文档管理员或部门负责人提出废止申请，说明废止原因；
经部门负责人及分管领导审批后，在文档管理系统内标注“废止”状态；
纸质文档废止后，需加
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