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内部审批流程管理标准工具

一、背景与核心价值

在企业日常运营中，各类审批事项（如费用报销、请假申请、采购立项、合同签订等）需通过标准化流程保证规范、高效。本工具旨在统一审批标准、明确责任分工、缩短审批周期，同时实现流程可追溯、风险可管控，助力企业提升管理效能与合规性。适用于企业内部所有需跨部门或层级审批的事项，覆盖行政、人事、财务、业务等多场景。

二、标准化操作流程

步骤1：申请发起

操作主体：申请人（事项直接发起人）

操作内容：

明确审批事项类型（如“费用报销”“请假”等），根据事项性质准备相关材料（如费用报销需附发票明细、请假需附考勤记录等）；

登录企业审批系统（或填写纸质《内部审批申请表》），准确填写申请信息，包括但不限于：申请人姓名*、所属部门、联系方式、事项名称、事由说明、涉及金额/时长、计划完成时间等；

附件材料（保证清晰、完整，关键信息如金额、日期、签字等无遗漏），提交至部门负责人审核。

输出结果：申请提交记录（系统唯一申请编号，或纸质表单签收确认）。

步骤2：部门初审

操作主体：申请人所在部门负责人

操作内容：

接收申请后，重点审核事项的必要性（是否符合部门工作计划）、合规性（是否符合公司制度）及材料完整性；

对通过初审的事项，在审批系统中“同意”并填写审核意见（如“已核实业务属实，同意提交财务审核”）；对不通过事项，注明驳回原因（如“预算超支，需补充说明”），退回申请人修改后重新提交。

时限要求：常规事项需在1个工作日内完成初审，紧急事项（如突发维修）可缩短至4小时内。

输出结果：部门审核意见（通过/驳回，及具体说明）。

步骤3：跨部门会签（如需）

操作主体：协作部门负责人（如采购申请需行政部门确认资产情况，合同需法务部门审核条款）

操作内容：

系统根据事项类型自动触发会签流程，或由部门负责人指定协作部门；

协作部门从专业角度审核事项影响（如法务部审核合同法律风险、财务部审核预算匹配度），在系统中反馈“同意”“需修改”或“不同意”意见，并附理由；

若协作部门意见存在分歧，由发起人所在部门牵头协调，达成一致后继续流程。

时限要求：每个协作部门需在1-2个工作日内完成会签（复杂事项可延长至3个工作日）。

输出结果：各部门会签意见（需全部通过方可进入下一环节）。

步骤4：分级审批

操作主体：对应层级领导（根据事项金额/性质划分审批权限，如部门副职、总经理、董事会等）

操作内容：

系统根据预设权限规则，自动将申请推送给对应审批领导；

审批领导从战略alignment（是否符合公司目标）、风险控制（是否存在潜在风险）、资源匹配（人力/预算是否充足）等维度进行审批；

对重大事项（如超过10万元采购、核心岗位任免），需通过会议集体决策，形成书面决议后录入系统。

权限示例：

日常费用（≤5000元）：部门负责人审批；

项目预算（5000元-5万元）：分管副总审批；

合同签订（≥5万元）：总经理审批。

输出结果：最终审批意见（“批准”“有条件批准”或“否决”）。

步骤5：结果反馈与执行

操作主体：审批岗/申请人

操作内容：

审批通过后，系统自动向申请人发送“审批通过”通知（或纸质表签章返还），明确后续执行要求（如“费用报销请于3个工作日内提交至财务部”）；

对“有条件批准”事项，申请人需根据审批意见修改完善材料，重新提交执行；

审批否决的，由审批岗向申请人反馈原因，流程终止。

输出结果：审批结果通知书（电子/纸质），及执行任务清单。

步骤6：文件归档

操作主体：行政部/档案管理员

操作内容：

收集审批全流程材料（申请表、审核意见、附件、决议等），按“申请编号+事项类型+日期”规则分类；

电子材料存入企业档案系统（设置查阅权限），纸质材料装订成册后存入档案柜，保存期限不少于3年（重要合同/项目档案保存不少于10年）。

输出结果：完整审批档案（可追溯、可查询）。

三、审批申请表示例

内部审批申请表

基本信息

申请编号

（系统自动，如“SP-2024-001”）

申请人*

所属部门

联系方式

申请日期

年月日

事项类型

□费用报销□请假□采购申请□合同签订□其他（请注明：______）

申请详情

事项名称

具体事由/说明

（需清晰描述事项背景、目标及必要信息，如“市场推广活动物料采购”）

涉及金额/时长

金额：______元；时长：______天/小时

计划完成时间

年月日

附件清单

1.______（如：报价单、合同草案）2.______（如：考勤记录、会议纪要）

审批流程

审批人

意见/签字

日期

部门负责人审核

□同意□驳回意见：______

协作部门会签（如需）

□同意□需修改意见：______

分管领导审批

□批准□有条件批准□否决意见：______

最终审批人（如需）

□批准□否决意见：_