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行政文件归档管理模板资料分类与存储指南

一、适用范围与应用场景

本指南适用于企业、事业单位、机关等各类组织的行政管理部门，用于规范日常办公中产生的各类行政文件的分类、整理、存储及全生命周期管理。具体应用场景包括：年度工作计划与总结、会议纪要、请示报告、规章制度、合同协议、人事档案、资产凭证、对外函件等纸质及电子文件的归档管理，保证文件查找便捷、存储安全、利用高效，满足日常办公、审计检查、历史追溯等需求。

二、行政文件归档管理全流程操作步骤

（一）文件收集：明确范围，保证完整

收集范围界定

日常行政管理类：年度/季度工作计划、工作总结、请示、批复、通知、通报等；

会议管理类：各类会议的通知、议程、签到表、会议纪要、会议材料等；

规章制度类：单位内部制定的管理办法、规定、细则、操作流程等；

合同协议类：对外签订的合同、补充协议、备忘录等（含审批文件）；

人事管理类：员工入职登记表、劳动合同、任免文件、奖惩记录、培训档案等；

资产管理类：固定资产采购凭证、调拨单、报废审批表、资产台账等；

外部往来类：收发的函件、公函、合作单位来文等。

收集责任分工

各部门指定专人（如*经办人）负责本部门产生文件的初步收集，保证文件原件（或清晰电子版）齐全，无遗漏；

综合行政部（或办公室）*专员定期（每月/每季度）对各部门收集情况进行汇总检查，重点核查跨部门协作文件、需多部门会签文件的完整性。

（二）文件分类：科学分级，逻辑清晰

采用“一级分类+二级分类+三级分类”的层级分类法，保证文件归属明确、查找路径清晰。

一级分类（按部门/职能）

二级分类（按文件类型）

三级分类（按年份/事项）

示例编号

综合管理部（Z）

规章制度（ZD）

年度制度（2023）

Z-ZD-2023-001

会议纪要（HY）

总经理办公会（2023-06）

Z-HY-2023-06-002

工作计划/总结（JH）

年度工作总结（2023）

Z-JH-2023-003

人力资源部（R）

人事档案（RS）

在职员工档案（张*）

R-RS-2023-004

劳动合同（LD）

劳动合同（2023年度续签）

R-LD-2023-005

财务部（C）

资产凭证（ZC）

固定资产采购（电脑-2023）

C-ZC-2023-006

合同协议（HT）

服务采购合同（物业-2023）

C-HT-2023-007

分类说明：

一级分类：按文件形成部门或核心职能划分（如综合管理部、人力资源部等），用部门名称首字母代号；

二级分类：按文件具体性质划分（如规章制度、会议纪要等），用类型名称首字母代号；

三级分类：按年份或具体事项划分，年份用4位数字，事项可简化描述（如“2023年度续签”）。

（三）文件整理：规范格式，去除冗余

纸质文件整理

检查文件完整性：核对附件、签批页是否齐全，重要文件需有负责人*签字及部门盖章；

去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，用牛皮纸档案袋或文件夹封装，每袋（夹）限装同一类文件，标注“文件名称+分类编号+份数”；

对破损文件进行修补、托裱，字迹模糊的需复印并注明“复印件与原件一致”，由经办人*签字确认。

电子文件整理

统一存储格式：文本文件优先采用PDF（不可编辑版）、表格采用Excel（.xlsx）、图片采用JPG（分辨率不低于300dpi）；

规范命名规则：“一级分类代号_二级分类代号_年份_流水号_文件名称”（如：Z_ZD_2023_001_考勤管理办法）；

建立电子文件夹结构：按一级分类创建总文件夹，二级分类创建子文件夹，三级分类按年份再创建子子文件夹，保证层级清晰。

（四）文件编号：唯一标识，便于追溯

采用“一级分类代号-二级分类代号-年份-流水号”的编号规则，保证每份文件编号唯一。

编号示例：

综合管理部2023年第1份规章制度：《员工考勤管理办法》→Z-ZD-2023-001；

人力资源部2023年第4份人事档案：员工张*的入职档案→R-RS-2023-004；

财务部2023年第7份合同：与物业公司的服务采购合同→C-HT-2023-007。

注意事项：

流水号按年度从“001”开始连续编制，跨年度重新编号；

补充文件需在原编号后加“-补1”“-补2”（如：Z-ZD-2023-001-补1）；

电子文件编号与纸质文件编号保持一致，保证线上线下同步可查。

（五）文件登记：建立台账，动态管理

纸质文件登记：使用《行政文件归档登记表》（见模板1），逐项记录文件名称、分类编号、形成部门、形成日期、页数、存放位置、经手人等信息，一式两份（一份随档案存放，一份由综合行政部*留存）。

电子文件登记：建立电子台账（Excel或档案管理系统），记录文件编号、名称、存储路径、创建日期、负责人、备份状态等信息，定期更新，保证与纸质文件登记信息一致。

（六）文件存储：分类存放，保障