沟通协作平台与会议纪要模板.docxVIP

内部沟通协作平台与会议纪要工具指南

一、适用工作场景

本工具适用于企业内部各类需要高效沟通、明确责任、信息同步的工作场景，包括但不限于：

日常团队协作：如部门例会、项目周会，同步工作进展、协调资源分配；

跨部门对接：如产品研发与市场推广的协调会，明确需求边界与交付节点；

问题解决与决策：如突发故障处理、方案评审会，快速达成共识并推动执行；

任务部署与跟进：如新项目启动会、阶段性目标复盘会，明确责任分工与时间要求。

二、平台使用与纪要编写流程

（一）会议前：高效筹备与信息同步

创建会议

在协作平台“会议”模块“新建会议”，填写核心信息：会议主题（需简洁明确，如“Q3产品迭代需求评审会”）、时间（起止时间+时区）、地点（线上会议室/线下会议室编号）、预计时长。

设置会议类型（常规/紧急/决策），便于参会人员提前识别优先级。

邀请参会人员

添加必选参会人（决策者、执行负责人）、可选参会人（相关支持人员），通过平台内置消息或邮件发送邀请，保证对方收到时间冲突提醒。

若需外部人员参与，在“外部协作”模块临时访问，设置权限（仅查看/可发言）。

准备会议资料

会议议程（明确讨论顺序及各环节时长）、相关文档（如需求文档、数据报表、PPT）至平台“会议资料”区，设置“仅参会人可见”权限。

提前1天在群组内发布会议提醒，附资料，提醒参会人员预阅并准备意见。

（二）会议中：实时协作与关键记录

会议启动

主持人准时开启会议，先确认参会人员到齐情况（通过平台签到功能统计），简要重申会议目标与议程。

线上会议：开启屏幕共享、实时字幕（如需），开启会议录制（提前告知参会人）。

议题讨论与协作

按议程逐项推进，主持人引导发言，避免跑题。参会人员可通过平台“聊天区”实时提问或补充信息，重要内容可标记“高亮”或“加星标”。

需表决事项：使用平台“投票”功能，设置选项（如“同意/反对/需修改”）和截止时间，实时统计结果并公示。

关键信息记录

指定记录员（或主持人兼任）在平台“会议纪要”模块实时录入：

各议题讨论要点（不同观点需标注发言人，如“*提出技术实现难度较高”）；

决议事项（明确结论及依据，如“确定优先开发A功能，因用户需求调研中提及率达80%”）；

待办行动项（初步明确负责人与截止时间，如“*负责完成技术方案初稿，3日内提交”）。

（三）会议后：纪要整理与闭环跟进

完善会议纪要

会议结束后24小时内，记录员整理实时记录，补充完整信息（如遗漏的讨论细节、行动项具体要求），形成初稿。

纪要结构需包含：会议基本信息（主题、时间、地点、参会人）、议程回顾、各议题讨论摘要、决议事项、行动项清单、后续安排（如下次会议时间）。

审核与分发

将初稿提交主持人审核，确认决议与行动项准确性；审核通过后，通过平台“纪要分发”功能发送给所有参会人，抄送相关领导。

纪要设置为“只读”权限，如需修改需经主持人审批，避免版本混乱。

行动项跟踪

在平台“任务管理”模块将行动项转化为待办任务，关联对应负责人，设置截止日期与提醒规则（如截止前1天提醒）。

负责人更新任务进度（进行中/已完成/受阻），团队可在平台查看实时状态，逾期未完成的自动触发提醒至上级。

三、会议纪要标准模板

（一）会议基本信息

项目

内容示例

会议主题

Q4市场推广方案启动会

会议时间

2023年10月15日14:00-15:30

会议地点

线上会议室（腾讯会议号：XXX）/线下3楼会议室A

主持人

*

记录人

*

参会人员

必选：(市场部)、(产品部)、(设计部)；可选：(数据组)

缺席人员及原因

*(销售部)：因客户拜访无法参会，会后同步会议纪要

（二）议程与讨论记录

议题序号

议题名称

讨论要点摘要

发言人

1

Q4推广目标拆解

-确定核心目标：新用户增长20%，老用户复购率提升15%-*：需结合Q3用户画像数据细化渠道策略

、

2

线上推广渠道选择

-优先渠道：短视频平台（占比40%）、社群运营（占比30%）-*：建议增加小红书KOC合作，因年轻女性用户占比高

、

3

预算分配方案

-总预算100万，其中内容创作35万，投放费用45万，活动执行20万-*：需预留10%预算作为应急备用金

、

（三）决议事项

序号

决议内容

依据说明

1

确定Q4推广核心目标为新用户增长20%，老用户复购率提升15%

基于公司年度营收目标及Q3用户增长趋势分析

2

线上推广渠道优先分配：短视频平台40%、社群运营30%、小红书KOC合作20%、其他10%

用户调研显示短视频与社群为用户主要触达渠道，小红书可精准触达目标客群

3

总预算100万，按内容创作35万、投放费用45万、活动执行20万分配，预留10%备用金

各渠道历史投入产出比及Q4市场预期波动风险

（四）行动项跟踪

序号

行动项描述

负责人

协助人

截止日期