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行政工作审批流程通用模板

一、适用范围与常见应用场景

办公用品采购与领用（如文具、耗材、设备配件等）；

会议室、洽谈室等公共空间预约使用；

固定资产维修申请（如办公家具、电脑设备故障维修）；

差旅支持申请（如市内交通、住宿协调等）；

其他行政服务需求（如文件印刷、快递寄送、绿植养护等）。

二、审批流程详细操作步骤

（一）发起申请

申请人准备材料：根据申请事项类型，填写《通用审批申请表》（见第三部分模板），并附相关证明材料（如采购清单、会议议程、维修照片、差旅行程说明等），保证信息真实、完整。

提交申请：通过企业OA系统、邮件或线下提交至部门负责人处，明确申请事项名称及紧急程度（普通/紧急）。

（二）部门审核

审核内容：部门负责人核查申请的必要性、合理性及与部门工作计划的匹配度，重点审核资源申请的合理性（如办公用品数量是否符合实际需求、会议室使用是否与部门重要日程冲突等）。

审核结果：

通过：签署意见后流转至下一审批层级；

驳回：注明驳回原因（如“预算超限”“非必需品”等）并退回申请人，可补充材料后重新提交。

（三）分级审批

根据事项重要性及涉及资源类型，进入对应审批层级：

常规事项（如小额办公用品采购、非核心会议室使用）：由行政部负责人审批；

重要事项（如固定资产维修、大额采购、跨部门协调空间使用）：由行政部负责人审核后，报请分管行政的总监/副总审批；

特殊事项（如涉及重大资产处置、全范围资源调配）：需提交至总经理办公会审批。

注：紧急事项可同步启动加急流程，审批人需在24小时内反馈意见。

（四）执行与反馈

审批通过后：行政部根据申请内容安排执行（如采购物资、预留会议室、协调维修人员等），并在1个工作日内通过系统或邮件告知申请人执行结果（如“办公用品将于3个工作日内发放”“会议室已预约成功”）。

执行异常：若因资源不足、政策限制等原因无法满足申请，行政部需及时与申请人沟通，说明原因并提供替代方案（如更换会议室时间、推荐同类替代品等）。

（五）归档管理

审批流程结束后，行政部将《通用审批申请表》及相关证明材料（如采购合同、维修记录、会议签到表等）整理归档，电子版存入企业文档管理系统，纸质版按年度分类存放，保存期限不少于3年。

定期（如每季度）对审批数据进行统计分析，优化资源分配效率（如高频采购物品清单、会议室使用高峰时段等）。

三、通用审批申请表模板

基本信息

申请人姓名

*

所在部门

联系方式

（内部分机号/企业通讯工具账号）

申请日期

年月日

事项类型□办公用品采购□会议室使用□固定资产维修□差旅支持□其他______

申请事项详情

事项名称

（如“2024年Q3部门文具采购”“项目周会会议室申请”）

具体内容

（详细说明需求，如采购物品名称、规格、数量；会议室使用时间、人数、设备需求等）

申请理由

（简述申请必要性，如“现有文件夹已损耗需补充”“项目需召开10人会议需投影设备”）

涉及预算（元）

（如无预算可填“0”，需注明“无预算申请”）

附件清单

□采购清单□会议议程□维修照片□其他______

审批流程

部门负责人审核

意见：□同意□不同意（原因：_________________）

行政部负责人审批

意见：□同意□不同意（原因：_________________）

分管领导/总监审批

意见：□同意□不同意（原因：_________________）

总经理审批（如需）

意见：□同意□不同意（原因：_________________）

执行结果

行政部执行人

执行情况

□已完成（完成时间：______）□进行中（预计完成时间：______）

申请人确认

□已收到/使用□需协调（说明：_________________）

四、使用过程中的关键要点

材料完整性：申请时需根据事项类型提供必要附件（如采购清单需注明品牌、型号，维修申请需附故障照片），避免因材料不全导致审批延误。

时限要求：

普通事项：审批流程不超过3个工作日；

紧急事项：审批流程不超过1个工作日，执行需在24小时内响应；

月度/季度常规申请（如办公用品批量采购）：可提前5个工作日提交，以便行政部统筹安排。

信息真实性：申请人需对提交信息的真实性负责，虚报、瞒报申请事项将纳入个人绩效考核。

特殊情况处理：

跨部门事项：需提前与涉及部门沟通确认（如多部门共用会议室），并在申请表中注明“已协调部门”；

预算外事项：需额外提交《预算外申请说明》，详细列明超支原因及必要性，经分管领导审批后方可启动流程。

流程优化反馈：使用过程中如遇流程卡点、重复审批等问题，可通过企业内部建议渠道反馈，行政部定期评估并优化流程。