会议记录与总结表.docVIP

会议记录与总结表工具指南

一、适用情境与价值

本工具适用于各类工作场景中的会议记录与总结，包括但不限于：项目启动会、周/月度例会、跨部门协调会、问题研讨会、决策评审会等。通过系统化记录会议关键信息，可有效实现以下价值：

保证参会人员对会议内容达成共识，避免信息遗漏或误解；

明确行动项的责任人与时间节点，推动工作落地；

为后续工作复盘、进度追溯提供书面依据；

提升会议效率，减少重复沟通成本。

二、操作流程与步骤指南

（一）会前准备：奠定记录基础

明确会议目的与议程

提前获取会议通知，确认会议主题、核心目标、讨论议题及预计时长，保证记录时能聚焦关键内容。

准备记录工具

根据习惯选择纸质笔记本、电子文档（如Word、Excel）或专业会议记录软件（如飞书、腾讯文档），提前创建模板文件。

熟悉参会人员

知晓主持人、核心发言人的角色及分工，便于快速标注发言要点；若有外部人员，提前记录其单位及职务（用“”代替姓名，如“外部顾问”）。

（二）会中记录：捕捉核心信息

记录会议基本信息

在模板顶部填写会议名称、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人、参会人员（列出姓名*，缺席人员注明原因）、缺席人员。

逐项跟踪议程进展

按会议议程顺序，记录每个议题的讨论过程：

发言要点：简述核心观点，避免逐字记录，重点标注“问题点”“建议方案”“争议焦点”；

讨论结论：明确是否达成共识，若有分歧需记录不同意见；

临时动议：对议程外新增议题，单独记录讨论内容及初步结果。

标记决议与行动项

对会议确定的决议（如“通过方案”）和行动项（如“完成报告”），重点记录：事项描述、负责人（姓名*）、截止时间、所需资源/支持，建议用不同颜色或符号标注。

（三）会后整理：完善记录内容

核对与补充信息

会议结束后2小时内，根据录音（需提前征得同意）、笔记或参会人员反馈，补全遗漏的细节，保证人名、时间、数据准确无误。

提炼会议总结

在模板末尾添加“总结”部分，概括：

核心结论（如“确定项目下阶段目标为”）；

待解决问题（如“需协调部门提供资源”）；

下一步计划（如“下次会议时间为，议题为”）。

初稿审阅与确认

将整理好的记录初稿提交主持人审阅，根据反馈修改后，标注“最终版”并同步给所有参会人员。

（四）归档与跟进：保证落地效果

分类存档

按会议类型（如“项目类”“行政类”）或日期命名文件（如项目启动会记录”），存储至共享文件夹或云端，便于后续查阅。

跟踪行动项

在项目管理工具中创建行动项清单，定期更新负责人进度，保证在截止时间前完成；对逾期事项及时提醒并记录原因。

三、会议记录与总结表模板

会议基本信息

会议名称

例：项目第三季度进度推进会

时间

例：2023年10月27日14:00-16:00

地点

例：公司3号会议室/线上（腾讯会议，会议号：X–）

主持人

*

记录人

*

参会人员

、、*、（部门/职务）

缺席人员

（事假）、（请假未批）

会议议程与记录

议题一：项目当前进度汇报

-发言人：已完成需求分析文档初稿，待测试团队反馈；-发言人：开发进度滞后3天，因第三方接口调试延迟；-共识：11月5日前完成需求文档定稿。

议题二：资源协调问题

-争议点：市场部提出需增加2名推广人员，但人力部表示当前无编制；-决议：优先调配现有1名兼职人员，11月10日前到位，剩余需求下月评估。

议题三：下次会议安排

-结论：11月3日14:00召开周例会，议题为“测试结果复盘”。

决议与行动项

序号

事项描述

1

完成需求分析文档定稿

2

协调1名兼职推广人员到位

3

准备周例会测试复盘材料

会议总结

核心结论

1.项目需求文档定稿时间为11月5日；2.推广资源问题短期由兼职人员缓解，长期需重新评估编制。

待解决问题

1.开发进度滞后原因需进一步排查，下次会议提交书面说明；2.第三方接口调试责任方需明确。

下一步计划

1.11月3日周例会重点讨论测试结果；2.各负责人11月1日前提交行动项进展更新。

附件说明|（若有相关文档，如PPT、数据报表等，在此列出文件名及路径）|

四、使用要点与常见问题提示

（一）记录技巧

抓大放小：重点记录“决策、行动、问题”，而非流水账式描述讨论过程；

客观中立：避免加入个人观点，用“会议认为”“多数人建议”等客观表述；

符号化标注：用“△”表示重点、“□”表示行动项、“？”表示待确认信息，提升记录可读性。

（二）常见问题规避

信息不全：行动项必须明确“负责人+截止时间”，避免模糊表述（如“尽快完成”）；

记录滞后：对复杂议题，可先写关键词，会后立即补充完整，避免遗忘；

归档混乱：建立统一的文件命名规则（如“日期_会议类型_主题”），方便检索；

保密要求：涉密会议需标注“内部资料仅