机械厂办公用品盘点管理办法.doc

机械厂办公用品盘点管理办法

一、总则

1.目的

为加强机械厂办公用品的管理，确保办公用品账实相符，合理控制办公用品的库存水平，提高办公用品的使用效率，降低成本，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于机械厂全体员工及涉及办公用品采购、使用、管理的相关部门。

3.职责分工

-行政部门：负责办公用品的统一采购、库存管理、盘点组织及相关制度的执行监督。

-各部门：负责本部门办公用品的需求申报、领用登记和使用管理，并配合行政部门进行盘点工作。

-财务部门：负责对办公用品的采购费用进行核算和监督，协助审核盘点结果。

二、办公用品的分类与定义

1.办公文具类

包括书写工具（如钢笔、圆珠笔、中性笔等）、文件管理用品（如文件夹、文件袋、订书机等）、桌面用品（如计算器、胶水、修正带等）。

2.办公设备类

如电脑、打印机、复印机、传真机等固定资产类办公用品，以及小型电器设备（如电水壶、碎纸机等）。

3.办公耗材类

打印机墨盒、硒鼓、打印纸、复印纸、色带等。

4.其他办公用品

如办公桌椅、文件柜等办公家具，以及清洁用品、绿植等用于办公环境维护的物品。

三、办公用品的采购管理

1.采购计划

-各部门每月末根据实际需求填写《办公用品需求申请表》，提交给行政部门。

-行政部门汇总各部门需求后，结合库存情况，制定月度办公用品采购计划，并提交主管领导审批。

2.供应商选择

-行政部门通过市场调研、招标、询价等方式，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的供应商，并建立供应商档案。

-定期对供应商进行评估，根据供应商品质、交货期、服务等方面的表现，决定是否继续合作。

3.采购流程

-行政部门根据审批后的采购计划，向选定的供应商发送采购订单，并明确采购品种、数量、价格、交货期等细节。

-供应商按采购订单要求送货至机械厂，行政部门负责验收，核对货物的品种、数量、质量等是否与采购订单一致。

-验收合格后，行政部门填写《办公用品入库单》，办理入库手续，财务部门根据相关凭证进行账务处理。

四、办公用品的库存管理

1.仓库设置与规划

-设立专门的办公用品仓库，合理划分存储区域，对不同类型的办公用品进行分类存放，并设置明显的标识牌。

-确保仓库环境干燥、通风良好，做好防潮、防火、防虫等措施，保障办公用品的质量安全。

2.入库管理

-办公用品到货后，仓库管理人员依据《办公用品入库单》对货物进行验收，检查外观、数量、质量等。

-验收无误后，将办公用品按规划区域存放，并在库存台账上记录入库日期、品种、数量、供应商等信息。

3.出库管理

-各部门凭经部门负责人签字的《办公用品领用单》到仓库领取办公用品。

-仓库管理人员按照领用单发放物品，并在库存台账上记录出库日期、品种、数量、领用部门等信息。

4.库存盘点

-定期（每月或每季度）进行办公用品库存盘点，由行政部门组织，仓库管理人员负责具体盘点工作，财务部门派人监盘。

-盘点人员对仓库内的办公用品进行逐一清点，记录实际库存数量，并与库存台账进行核对。

-盘点结束后，编制《办公用品盘点表》，如实反映盘点结果。如发现账实不符，应及时查明原因，并填写《盘点差异报告表》，报主管领导审批后进行相应处理。

五、办公用品的使用管理

1.员工领用规范

-员工应根据工作实际需要领用办公用品，不得随意多领、浪费。

-对于耐用办公用品（如计算器、订书机等），原则上以旧换新，员工离职时应归还所领用的耐用办公用品。

2.部门使用管理

-各部门应加强对本部门办公用品使用情况的管理，合理分配办公用品，提高使用效率。

-定期对本部门办公用品的使用情况进行检查，发现浪费、损坏等现象及时纠正。

3.公用办公用品管理

-对于会议室、公共区域等公用的办公用品，由行政部门指定专人负责管理和维护。

-使用人员应爱护公用办公用品，使用完毕后及时归位，保持整洁。

六、绩效考核与成本控制

1.绩效考核指标

-将办公用品的使用情况纳入部门和员工的绩效考核体系，设定办公用品费用节约率、办公用品损坏率等考核指标。

-根据考核结果，对办公用品管理优秀的部门和个人给予奖励，对浪费严重、管理不善的部门和个人进行相应处罚。

2.成本控制措施

-行政部门定期分析办公用品的采购、使用和库存情况，找出成本控制的关键点，采取有效措施降低成本。

-通过优化采购流程、与供应商谈判争取更优惠价格、合理控制库存等方式，减少办公用品的采购和存储成本。

七、安全管理

1.