企业采购管理与供应商合作模板.docVIP

企业采购管理与供应商合作通用工具模板

一、适用场景与价值体现

日常采购执行：生产物料、办公用品、服务外包等常规采购的标准化管理；

供应商引入与评估：新供应商资质审核、现有供应商分级分类及绩效跟踪；

采购成本控制：通过询比价、议价等流程实现降本增效；

跨部门协同：连接需求部门、采购部、财务部、仓储部等，保证信息同步；

风险防控：通过合同条款约束、交付验收等环节降低采购风险。

通过系统化使用本模板，可规范采购流程、提升供应商合作效率、强化数据沉淀，为企业供应链优化提供支撑。

二、全流程操作指南

（一）需求提报与审核：明确采购起点

操作内容：

需求部门根据业务计划（如生产计划、项目需求），填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、单位、预算金额、期望交付时间、质量要求及用途说明，并技术参数图纸、验收标准等附件。

需求部门负责人（如*经理）对需求的合理性（数量、规格匹配度）进行审批，重点核对是否超出年度预算或存在冗余需求。

采购部接收申请后，对需求的合规性（如是否属于集中采购目录）、技术可行性（与现有供应商产能匹配度）进行复核，必要时与需求部门沟通调整需求细节。

输出物：《采购需求申请表》（含审批记录）、《需求复核意见表》

负责人示例：需求部门-主管、采购部-专员

（二）供应商寻源与资质审核：筛选优质合作方

操作内容：

采购部根据采购需求类型（标准品/非标品、物料/服务），通过企业供应商库、行业展会、公开招标平台等渠道筛选潜在供应商，形成《潜在供应商清单》。

向潜在供应商发放《供应商调查问卷》，内容包括企业资质（营业执照、行业许可证）、生产/服务能力（产能、设备、技术人员）、质量体系认证（ISO9001等）、财务状况（近3年财报、信用评级）、过往合作案例等。

采购部联合质量部、技术部组成评估小组，对回收问卷及供应商提供的证明文件（如资质证书、检测报告）进行审核，评分维度包括资质完整性（30%）、技术能力（25%）、质量保障（20%）、交付能力（15%）、商业信誉（10%）。评分≥80分者进入《合格供应商名录》。

输出物：《潜在供应商清单》、《供应商调查问卷》、《供应商资质评估表》、《合格供应商名录》

负责人示例：采购部-主管、质量部-工程师

（三）询比价与议价：实现成本最优

操作内容：

采购部从《合格供应商名录》中选取3家及以上供应商，发放《询价单》，明确物料/服务规格、数量、交付地点、付款方式、报价截止时间，要求供应商提供含税报价单及分项成本构成（原材料、加工、物流等）。

收集报价后，填写《询比价记录表》，对比各供应商的价格差异、交货周期、付款条件、售后服务等，初步筛选出2家候选供应商。

与候选供应商进行议价，重点协商价格浮动空间（如批量采购折扣）、逾期交付违约金、质量问题处理机制等，形成最终议价结果。

输出物：《询价单》、《询比价记录表》、《议价结果确认表》

负责人示例：采购部-专员、财务部-分析师（参与成本审核）

（四）合同签订与执行：明确权责边界

操作内容：

采购部根据议价结果，拟定《采购合同》，核心条款包括：双方基本信息、采购标的（规格/服务内容、数量、单价）、交付要求（时间、地点、方式）、质量标准（验收依据、不合格处理）、付款条件（比例、周期、票据）、违约责任（逾期交付、质量不达标等）、争议解决方式（协商/仲裁/诉讼）等。

法务部对合同条款的合规性（如是否符合《民法典》合同编）、法律风险进行审核，提出修改意见；采购部与供应商沟通调整后，双方签字盖章生效。

合同签订后，采购部将合同信息录入《采购合同台账》，同步更新供应商档案，并向需求部门、仓储部、财务部发送《合同执行通知单》。

输出物：《采购合同》（含法务审核记录）、《采购合同台账》、《合同执行通知单》

负责人示例：采购部-主管、法务部-律师、供应商授权代表-*经理

（五）订单下达与交付跟踪：保证履约进度

操作内容：

采购部根据合同约定及需求部门的时间要求，向供应商发放《采购订单》，明确订单编号、物料/服务信息、交付批次、时间节点，并要求供应商确认回执。

供应商按订单排产后，采购部定期跟踪生产/服务进度（如每周获取生产计划表），对可能出现的延迟风险（如原材料短缺、设备故障）提前预警，协调供应商制定应对方案（如加急生产、分批交付）。

交付前，供应商需提供《发货通知单》（含物流单号、批次号、质检报告），采购部同步告知仓储部做好收货准备。

输出物：《采购订单》、《发货通知单》、《交付进度跟踪表》

负责人示例：采购部-专员、供应商生产负责人-主管

（六）验收与入库：把控质量关口

操作内容：

仓储部根据《发货通知单》核对到货物料/服务的数量、批次号，外观检查（包装完好、无破损）后，通知需求部门及质量部进行专业验收。

需求部门（如生产车间）核对物料规格型号与订单一