公司会议组织及议程安排模板.docVIP

公司会议组织及议程安排通用工具模板

一、适用场景与会议类型

例会类：周例会、月度总结会、季度/年度工作推进会等周期性会议；

专项类：项目启动会、问题研讨会、流程优化会等针对特定议题的会议；

决策类：战略规划会、预算审批会、人事任免会等需形成明确决议的会议；

沟通类：跨部门协调会、客户需求对接会、信息同步会等以信息传递和沟通为目的的会议。

二、会议组织全流程操作步骤

（一）会前准备：明确需求与基础筹备

确定会议核心目标

明确会议需解决的问题（如“确定Q3产品上线计划”“解决跨部门协作效率问题”）及预期成果（如“形成决议项3项”“明确责任人与时间节点”），避免无主题、无目标的会议。

拟定参会人员与分工

主持人：负责把控会议节奏、引导讨论（通常为部门负责人或项目*经理）；

记录人：负责记录会议要点、决议事项及行动项（建议由熟悉议题的*专员担任）；

参会人员：根据议题确定核心决策人（如部门主管）、执行人（如项目工程师）及关联方（如支持部门代表），提前发送参会邀请，确认无冲突后锁定名单。

设定会议时间与地点

时间：优先选择工作日上午9:00-11:00或下午2:00-4:00（避免临近下班或午休时段），单次会议时长控制在1.5-2小时内（复杂议题可适当延长，需提前说明）；

地点/形式：线下会议需提前预订会议室（确认设备：投影仪、麦克风、白板等），线上会议需提前测试会议软件（如腾讯会议、Zoom），并告知参会人员及密码。

编制会议议程

按“议题重要性排序”，将核心议题前置，每个议题明确“讨论内容”“负责人”“预计时长”，预留10-15分钟自由讨论或总结时间（议程模板详见“核心工具模板清单”）。

准备会议物料

提前分发会议资料（如项目背景、数据报表、方案草案等），保证参会人员熟悉议题；准备签到表、纸笔、白板笔等物资（线上会议需共享屏幕、开启录制功能）。

（二）会中执行：聚焦目标与高效推进

开场与签到（5分钟内）

主持人准时开场，明确会议目标、议程及时长，记录人完成签到（线上会议通过“签到”功能或群接龙确认参会情况）。

按议程逐项推进

主持人按议程引导发言，严格控制各环节时长（如“议题1：市场推广方案（负责人*主管，20分钟）”），避免偏离主题；

鼓励参会人员简明表达观点，对复杂议题可引导“先提问题，再给建议”，避免冗长讨论；

关键决议需当场确认（如“是否同意该方案？同意请举手”），避免模糊表述。

记录关键信息

记录人实时记录：①议题讨论核心观点；②明确决议事项（需注明“通过/否决/需补充”）；③行动项（包含“具体任务、负责人、完成时限”，如“*负责在9月15日前完成预算初稿”）。

（三）会后跟进：落地执行与闭环管理

整理会议纪要

会议结束后2个工作日内，记录人整理纪要，包含：会议基本信息（时间、地点、参会人、主持人）、各议题讨论摘要、决议事项、行动项清单（模板详见“核心工具模板清单”），经主持人审核无误后分发。

分发与确认

纪要通过邮件或企业发送至所有参会人员及相关方，要求行动项负责人在1个工作日内确认“是否接受任务及时限”，如有异议需及时反馈调整。

跟踪执行进度

记录人每周更新行动项进度，在下次例会或单独跟进会上汇报，对逾期未完成的任务，由*协调人跟进原因并推动解决，保证“事事有跟进、件件有闭环”。

三、核心工具模板清单

模板1：会议议程表

会议名称

会议时间

会议地点/形式

主持人

记录人

Q3产品上线推进会

2023年8月10日9:00-10:30

3楼会议室A（线下）

*经理

*专员

序号

议题

讨论内容

负责人

预计时长

1

产品进度汇报

当前开发阶段、里程碑完成情况

*工程师

20分钟

2

营销推广方案

推广渠道、预算分配、时间节点

*主管

30分钟

3

资源协调需求

需支持的部门及人力

*协调人

15分钟

4

自由讨论与总结

其他事项、决议确认

全体

15分钟

模板2：参会人员签到表

会议名称

日期

签到时间

姓名

部门

职位

联系方式（选填）

Q3产品上线推进会

2023年8月10日

8:50-9:00

*经理

产品部

总监

*主管

市场部

经理

*工程师

研发部

高级工程师

…

…

…

…

…

…

…

模板3：会议纪要模板

会议基本信息

会议名称：Q3产品上线推进会

时间：2023年8月10日9:00-10:30

地点：3楼会议室A

主持人：*经理

记录人：*专员

参会人员：产品部经理、市场部主管、研发部工程师、运营部代表（共8人）

议题讨论摘要

产品进度汇报（负责人：*工程师）

当前已完成：前端界面开发80%，后端接口调试60%；

风险点：测试资源紧张，可能延期3-5天；

建议：申请增加1名测试工程师支持。

营销推广方案（负责人：*主管）

方案核心：线上渠道（社交媒体、KOL合作）占比60%，线下活动占比40%