行政管理-浙江外国语学院档案室.pptxVIP

行政管理-浙江外国语学院档案室汇报人：XXX2025-X-X

目录1.档案室概述

2.档案的分类与管理

3.档案的收集与整理

4.档案的鉴定与保管

5.档案的检索与利用

6.档案的安全与保密

7.档案信息化建设

8.档案工作者的素质与能力

01档案室概述

档案室的功能收集归档档案室负责收集学校各部门、各院系形成的各类档案，包括文书、科技、人事等档案，确保档案的完整性和系统性，归档率达到95%以上。提供利用档案室为校内师生和社会提供档案查询、借阅服务，每年接待查询人数超过2000人次，提供档案利用服务超过3000次。维护安全档案室严格执行档案安全管理制度，确保档案实体和电子档案的安全，每年进行两次全面安全检查，确保档案安全无事故。

档案室的重要性传承历史档案室是学校历史文化的载体，记录了学校的发展历程，对研究学校历史、传承学校文化具有重要意义。自成立以来，已累计收集各类档案超过10万卷。服务教学档案室为教学科研提供重要支撑，每年为师生提供教学参考档案5000余份，助力教学科研工作取得显著成果。规范管理档案室是学校规范管理的重要环节，通过档案管理，可以加强学校内部管理，提高工作效率，确保学校各项工作的规范化、制度化。据统计，档案室管理的规范性指标逐年提升。

档案室的发展历程初创时期档案室始建于上世纪80年代初，最初仅作为简单的文书保管机构，随着学校的发展，逐步建立起基本的档案管理体系。在此阶段，档案收集主要以文书档案为主。发展壮大进入21世纪，档案室进入快速发展阶段，开始重视科技档案、人事档案等多类型档案的收集整理。至2010年，档案室规模扩大，档案数量超过5万卷。信息化建设近年来，档案室积极实施信息化战略，推进档案数字化、网络化，建立电子档案系统，实现了档案管理的现代化。目前，已数字化档案超过80%，大大提高了档案的利用率。

02档案的分类与管理

档案的分类方法按来源分类档案根据形成来源分为文书档案、科技档案、人事档案等，便于管理和利用。例如，文书档案中包括学校行政文件、会议记录等，数量已达10万份。按载体分类根据档案载体的不同，分为纸质档案、电子档案、声像档案等。目前，电子档案占比已超过30%，未来将逐步提升电子档案的比重。按内容分类档案内容分类包括党群工作、行政管理、教育教学、科研活动等，便于查找和利用。例如，教育教学档案中包含课程设置、师资队伍等信息，对教学研究具有重要价值。

档案管理的原则完整连续档案管理应确保档案的完整性，防止档案遗失或损坏。自2000年以来，档案室每年都进行一次全面清点，确保档案的连续性和完整性。准确规范档案内容必须准确无误，格式规范统一。档案室对每份档案进行严格审核，确保信息的准确性，目前档案准确率保持在98%以上。安全保密档案管理需高度重视安全保密工作，防止档案信息泄露。档案室建立了严格的安全管理制度，包括防火、防盗、防潮等措施，确保档案安全无事故。

档案管理的流程收集归档档案收集是管理的起点，包括文书、科技、人事等各类档案。每年收集档案量超过5000件，归档率达到95%以上，确保档案的完整性和系统性。整理编目收集的档案需进行整理和编目，建立档案目录，便于检索和利用。目前，档案室已编目档案超过10万卷，实现档案的数字化管理。保管利用档案保管是长期工作，需定期检查和维护，确保档案安全。同时，提供档案查询、借阅服务，每年接待查询人数超过2000人次，满足教学、科研等需求。

档案数字化管理数字化优势档案数字化管理提高了档案的检索效率和利用便捷性，实现了档案资源的共享。目前，数字化档案已超过80%，检索速度比传统方式快10倍。技术手段采用先进的扫描、OCR识别等技术，实现档案的数字化转换。每年约完成5万页档案的数字化工作，确保档案信息的准确性和完整性。安全保障数字化档案存储采用双机热备、云存储等技术，确保数据安全。同时，建立严格的访问权限控制，防止信息泄露，保障档案安全。

03档案的收集与整理

档案的收集范围行政文件包括学校各部门形成的文件、报告、通知等，如政策文件、会议纪要、工作计划等，共计收集各类行政文件超过10万份。教学档案涉及课程设置、教学大纲、教案、学生成绩、毕业生档案等，每年新增教学档案数量约2万份，保证教学活动的完整记录。科研档案包含科研项目、科研成果、专利技术等，每年收集科研档案约1千份，助力学校科研水平的提升和科研资源的整合。

档案的收集方法主动收集档案室主动与各部门沟通，定期收集形成的各类档案，确保档案的及时性和完整性。每年主动收集档案数量超过5万件。被动接收对于已经归档的档案，档案室通过被动接收的方式，接收各部门移交的档案，保证档案的归档质量。每年被动接收档案约3万件。征集捐赠鼓励教职工和社会各界捐赠个人或单位的重要档案，丰富档案资源。自成立以来，已征集捐赠档案超