办公环境6S管理实践手册.docxVIP

办公环境6S管理实践手册

一、适用范围与典型应用场景

本手册适用于各类企业、事业单位、机关等组织的办公环境管理，包括但不限于：

日常办公场景：员工个人工位、部门办公区、会议室、接待区等区域的日常维护；

新员工入职场景：作为新员工环境适应与行为规范的培训指引，帮助快速融入标准化办公环境；

部门/区域优化场景：当办公区域出现物品堆积、流程混乱、效率下降等问题时，通过6S管理进行系统性整改；

企业文化建设场景：以6S为载体，培养员工严谨、高效、负责的工作习惯，塑造整洁有序的企业形象。

二、六大核心模块实施步骤

（一）整理（Seiri）：腾出空间——明确“要”与“不要”

目标：清除办公区域内的非必需品，保留工作必需的物品，释放有效空间。

实施步骤：

制定判定标准（由部门负责人*牵头，全员参与讨论）

明确“必需品”定义：日常工作高频使用（如电脑、文具、当前项目文件）、法律法规要求保留（如合同、档案）、应急必备物品（如急救包、灭火器）。

明确“非必需品”定义：损坏无法修复的物品、长期（超3个月）未使用的物品、过期文件/资料、与工作无关的私人物品（如个人收藏品、闲置生活用品）。

全面排查办公区域

以工位、文件柜、储物柜、公共区域（如茶水间、会议室）为单位，逐区逐项清点物品，填写《办公区物品排查清单》（见模板1）。

区分必需与非必需品

对排查出的物品，张贴“红牌标识”（红色标签，注明物品名称、所在位置、判定结果），由部门负责人*审核确认。

处理非必需品

可回收利用物品（如完好的办公文具）：统一交由行政部门*登记，用于内部调剂；

损坏/过期物品：联系行政部*按流程报废（如电子设备需数据清除后处理）；

私人物品：通知员工在3个工作日内领回，逾期未领的按无主物品处理。

定期复盘优化

每月末由部门负责人*组织复盘，检查“非必需品”是否清零，新增物品是否符合标准，避免反弹。

（二）整顿（Seiton）：取用快捷——让物品“各就各位”

目标：将必需品科学定位、定量摆放，保证“30秒内取用、30秒内归位”。

实施步骤：

规划物品存放位置

按使用频率规划区域：高频使用物品（如笔、鼠标、当前文件）放在“黄金区”（手肘活动范围内）；低频使用物品（如年度报表、备用文具）放在“常备区”（文件柜中层）；极少使用物品（如archivalfiles）放在“储备区”（文件柜顶层或独立储物间）。

划分“三区线”：在地面用胶带划分“工作区”“通道区”“暂存区”，通道宽度不低于1米，保证通行顺畅。

实施定置管理

工位物品：采用“形迹管理法”，如笔筒固定在桌面右上角，文件架统一置于左手边，电脑显示器居中；

文件柜：按“部门-项目-时间”分类编码（如“市场部-2024年Q1-项目A”），标签统一打印（字体、颜色、位置一致）；

公共物品：会议室投影仪遥控器固定在充电座上，茶水间咖啡勺放置于指定托盘，张贴“使用后归位”提示。

设置清晰标识

所有物品、区域需张贴标识，内容包括：名称、责任人、数量（如“A4纸：1包/责任人：行政部*”）；

标识样式统一：文件柜标识采用白底黑字，地面区域标识采用黄底黑字，危险源（如电源插座）采用红底白字警示标识。

优化取用流程

对共享物品（如打印机、订书机），制定《取用登记表》，记录使用人、时间、用途，避免丢失；

每周五下班前15分钟为“整顿时间”，员工整理个人工位，物品归位至指定位置。

（三）清扫（Seiso）：清除污垢——打造“无尘办公”

目标：清除办公区域内的灰尘、污垢、杂物，保持环境整洁，同时通过清扫发觉设备/物品异常。

实施步骤：

划分清扫责任区

个人工位：员工本人为第一责任人，每日下班前10分钟清扫；

公共区域：会议室、茶水间由行政部门安排专人每日清扫，走廊、楼梯由保洁人员按固定时间清扫；

设备设施：电脑、打印机由使用人每周清洁一次，窗户、空调滤网由行政部门*每季度组织深度清洁。

制定清扫标准

桌面：无灰尘、无污渍、无杂物（除当前工作必需物品外）；

地面：无纸屑、无积水、无死角，拖把用后洗净晾干；

文件柜：表面无灰尘，抽屉内物品整齐，无过期文件；

设备：屏幕无指纹，键盘无碎屑，设备线缆捆扎整齐。

彻底清扫并检查

每日清扫后，责任人对照《清扫标准表》自检，部门负责人*每周抽查2-3个区域；

清扫过程中发觉设备故障（如打印机卡纸、键盘失灵）、物品损坏（如椅子腿松动、文件柜抽屉卡顿），立即填写《设备/物品报修单》，交行政部门*处理。

点检与维护设备

每月由行政部门*组织一次“设备点检”，检查电脑、打印机、空调等设备的运行状况，记录《设备点检记录表》，保证设备处于良好状态。

（四）清洁（Seiketsu）：维持成果——形成“长效机制”

目标：将整理、整顿、清扫的成果标准化、制度化，保证6S常态化。

实施步骤：

可视化标准制定

拍摄“标准工位”“标准文件