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外发加工订单管理及流程规范文档

一、目的与依据

为规范公司外发加工订单的全过程管理，明确各相关部门及人员的职责，确保外发加工产品的质量稳定、交期准确、成本可控，提高整体运营效率，特制定本规范。本规范依据公司相关质量管理体系文件及采购管理制度，并结合外发加工业务的实际运作情况编制而成。

二、适用范围

本规范适用于公司所有涉及外部协作加工的订单，包括但不限于原材料委托加工、半成品委托加工、特定工序委托加工等业务。凡公司与外部加工厂商（以下简称“外协厂”）发生的加工合作事宜，均需遵照本规范执行。

三、职责分工

（一）采购部/外协管理部

1.负责外协厂的开发、评估、认证及日常管理与关系维护。

2.负责外发加工订单的洽谈、合同/协议的签订与管理。

3.负责加工价格的谈判与确认，确保成本控制。

4.负责外发订单的下达、交期跟进与协调。

5.协同相关部门处理外发加工过程中的异常问题。

6.负责外协加工费用的初步审核与请款。

（二）生产部/需求部门

1.根据生产计划或市场需求，提出外发加工需求，并明确加工产品的技术要求、质量标准及交付时间。

2.负责提供清晰、准确的加工图纸、工艺文件及相关技术资料。

3.负责外发加工过程中的技术指导与支持。

4.参与对加工产品的最终验收，确认是否符合生产使用要求。

5.负责外发加工物料（若由我方提供）的领用、发出及核销管理。

（三）质量管理部

1.参与外协厂的评估与认证，负责审核其质量保证能力。

2.负责制定外发加工产品的质量检验标准和验收规范。

3.负责对外协厂的生产过程质量进行监督与抽查。

4.负责加工成品的入厂检验，并出具检验报告。

5.负责外发加工过程中质量异常的处理与跟踪。

（四）财务部

1.负责外发加工合同/协议的财务条款审核。

2.负责外发加工费用的核算与支付。

3.负责外发加工相关的成本会计处理。

（五）仓储部

1.负责外发加工物料（若由我方提供）的出库、入库登记与管理。

2.负责加工成品的入库接收与保管。

（六）业务部/市场部（如涉及）

1.提供市场需求信息，作为外发加工决策的参考。

2.参与涉及客户特殊要求的外发加工订单评审。

四、管理流程与规范

（一）供应商管理

1.供应商开发与评估：

*采购部/外协管理部根据外发加工需求，通过多种渠道收集潜在外协厂信息。

*组织跨部门评审小组（至少包括采购、质量、生产）对外协厂进行实地考察和综合评估，评估内容包括生产能力、设备状况、技术水平、质量体系、管理能力、财务状况、商业信誉及环保安全等。

*对通过初步评估的外协厂，可进行小批量样品试制，验证其实际加工能力和质量稳定性。

2.供应商认证与名录建立：

*对评估合格的外协厂，纳入《合格外协供应商名录》进行管理。

*名录应定期更新，并根据业绩考评结果进行动态调整（升级、降级或淘汰）。

3.供应商日常管理与绩效考评：

*定期（如每季度或每半年）对合格外协厂的综合表现（包括质量、交期、价格、服务、配合度等）进行考评。

*考评结果作为后续订单分配、合作深度及供应商等级调整的重要依据。

*保持与外协厂的定期沟通，协助其改进不足。

（二）外发加工订单策划与下达

1.加工需求提出：

*生产部根据生产计划、产能负荷或工艺限制，提出外发加工申请，填写《外发加工申请单》，明确加工产品名称、规格型号、数量、质量要求、期望交期、建议外协厂（如有）等信息，并附上相关技术图纸和工艺文件。

2.订单评审：

*采购部/外协管理部收到《外发加工申请单》后，组织相关部门（生产、质量、财务等）进行评审，重点评审加工可行性、质量标准、交期、成本预算等。

*如需新开发外协厂，应优先完成供应商评估与认证流程。

3.合同/协议签订：

*与选定的外协厂就加工细节进行洽谈，达成一致后签订正式的《外发加工合同》或《外发加工协议》。

*合同/协议内容应至少包括：双方基本信息、加工产品信息（名称、规格、数量）、质量标准与验收要求、加工价格、交货期与地点、物料供应方式（我方提供或外协厂采购）、包装要求、运输方式及费用承担、付款方式与期限、违约责任、知识产权归属、争议解决方式等。

*合同/协议需经过法务审核（如必要）及相关授权人员审批后方可生效。

4.订单下达：

*合同/协议签订后，采购部/外协管理部向外协厂下达正式的《外发加工订单》，订单应清晰、准确地反映合同/协议的核心内容，并作为生产和结算的依据。

*订单需经相关部门会签确认。

（三）生产过程管理

1.技术资料与质量标准交底：

*生产部/技术部向外协厂提供完整、清晰、准确的加工图纸、工