行政办公文档存档与归档指南办公室版.docVIP

行政日常办公文档存档与归档指南办公室通用版

一、适用范围与工作场景

本指南适用于各类企事业单位、机关团体办公室日常行政工作中产生的各类纸质及电子文档的规范化存档与归档管理，涵盖以下典型场景：

日常办公文档：通知、通报、请示、报告、函件等行政公文；

会议管理文档：会议通知、议程、签到表、会议纪要、决议事项跟踪表；

制度流程文档：公司章程、管理制度、操作规范、流程图等；

人事管理文档：员工入职登记表、劳动合同、离职申请、培训记录、绩效考核表（涉及个人隐私部分单独加密）；

资产管理文档：办公设备采购合同、验收单、维修记录、资产台账；

项目专项文档：项目立项报告、实施方案、进度计划、验收报告、总结材料；

对外协作文档：合作协议、往来函件、公函回执等。

通过规范存档与归档，保证文档可追溯、易查询、保安全，为日常办公决策、历史问题追溯、年度审计检查等提供有效支持。

二、标准化操作流程

（一）文档分类：明确维度，有序划分

一级分类（按部门/职能）：根据文档形成部门或管理职能划分，如“行政部”“人力资源部”“财务部”“项目管理部”等，保证责任到部门。

二级分类（按文档类型）：在一级分类下按文档性质细分，如“行政部”下可分“公文管理”“会议管理”“资产管理”；“人力资源部”下分“招聘入职”“培训发展”“薪酬绩效”。

三级分类（按时间/密级）：在二级分类下按形成年度或密级进一步细化，如“2024年度”“秘密级”“内部公开”，便于快速定位。

示例：行政部2024年6月会议纪要的分类路径为“行政部-会议管理-2024年度-秘密级”。

（二）初步整理：筛选排序，规范基础

完整性检查：核对文档是否包含关键要素（如公文需有文号、标题、主送机关、发文单位、日期；会议纪要需有时间、地点、参会人、决议事项），缺失部分及时补充或标注说明。

去重筛选：删除重复扫描件、草稿稿（需保留最终正式版本）、无效信息（如无关附件、临时便签）。

排序装订：按形成时间顺序或逻辑关系排列，纸质文档使用不锈钢夹或胶装成册（单份文档不超过50页，超过分册装订），电子文档统一重命名（格式：“分类代码-文档名称-形成日期-版本号”，如“XZ-GW001”）。

（三）信息登记：建立台账，动态记录

使用《文档存档信息登记表》（详见第三部分）详细记录文档信息，保证“档可查、账可依”。登记内容包括文档编号、名称、分类、形成日期、形成部门/人、页数/存储大小、存放位置、归档日期、备注等，由经办人签字确认后录入电子台账（如Excel或OA系统）。

（四）归档存储：分类存放，安全保管

纸质文档归档：

存放：按分类编号顺序存入专用文件柜，文件柜标注清晰分类标签（如“行政部-会议管理-2024年度”），柜内使用防潮、防火资料盒，每盒附《文档目录卡》注明盒内文档清单。

位置：涉密文档存放于带锁保密柜，普通文档存放于公共资料区，远离水源、阳光直射及腐蚀性物品。

电子文档归档：

存储：按分类建立电子文件夹层级（如“行政部/会议管理/2024年度/秘密级”），电子文档存储于公司指定服务器或加密云盘，个人电脑仅保留临时副本，定期同步至服务器。

备份：重要电子文档每月进行本地备份（移动硬盘）及异地备份（云端），备份数据标注备份日期及责任人。

（五）定期维护：动态更新，保证可用

季度检查：每季度末由各部门档案管理员对本部门存档文档进行清点，检查是否存在缺失、损坏、变质情况，及时补充或修复，更新《文档存档信息登记表》。

年度整理：每年12月对全年文档进行系统性梳理，剔除失效文档（如已废止制度、已完成项目资料），失效文档需标注“已失效”字样并单独存放，保存期限不少于2年（法律另有规定的除外）。

（六）借阅管理：规范流程，责任到人

借阅申请：借阅人填写《文档借阅登记表》（需注明文档编号、名称、借阅事由、借阅期限、借阅人签字），部门负责人审批（涉密文档需经分管领导审批）。

借阅归还：档案管理员核对登记信息后提供文档，借阅期限不超过5个工作日（特殊情况可续借，续期不超过3天），归还时检查文档完整性，确认无误后注销借阅记录。

禁止行为：借阅期间不得涂改、抽取、复制、外传文档（经批准的复制需由档案管理员监督），涉密文档严禁带离办公区域。

三、文档存档信息登记模板

文档存档信息登记表（纸质版/电子版通用）

文档编号

文档名称

分类（一级-二级-三级）

形成日期

形成部门/人

页数/存储大小

存放位置（柜号/文件夹路径）

归档日期

经办人

备注（如密级、有效期等）

填写说明：

文档编号规则：“部门拼音首字母-文档类型拼音首字母-年份-流水号”（如行政部会议纪要：XZ-ZJ-2024-001）；

存放位置：纸质文档填写“文件柜-层-盒”（如“A柜-3层-5盒”），电子文档填写服务器路径（如“//服务器/行政部/会议管理/2