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企业日常行政办公管理规范模板

一、适用范围与场景

本规范适用于企业各部门、全体员工的日常行政办公管理，涵盖办公环境维护、会议组织、办公用品使用、文件处理及行政事务申请等全流程场景。适用于新员工入职培训、日常办公行为指导、行政制度修订参考及办公效率优化等场景，旨在规范办公流程、提升协作效率、保障工作秩序。

二、办公环境管理规范

（一）区域划分与责任明确

个人工位管理：员工负责个人工位及周边1米范围内的环境维护，保持桌面整洁、物品摆放有序，禁止堆放与工作无关的杂物（如食品、个人生活用品等）。

公共区域责任：各部门明确公共区域（如会议室、茶水间、打印区）的日常维护责任人，每日下班前检查并整理，保证设施完好、环境整洁。

功能区标识：各办公区域（如接待区、档案室、设备间）需张贴清晰标识，明确使用规则及负责人，避免混用或占用。

（二）日常维护要求

卫生标准：

每日上班前10分钟整理工位，擦拭桌面、键盘、鼠标，清理垃圾；

公共区域每周至少进行2次全面清洁（周一、周四下午），地面无污渍、桌面无灰尘、设备无杂物；

茶水间使用后及时清理台面，水槽无残留物，微波炉、冰箱等设备每周消毒1次。

设施维护：

工位照明、空调、电脑等设备出现故障时，及时填写《设备报修单》提交行政部，禁止私自拆卸或维修；

办公家具（如椅子、文件柜）损坏需第一时间报备，行政部在2个工作日内响应处理。

（三）安全与检查标准

用电安全：下班前关闭个人工位所有电器设备（电脑、显示器、台灯等）电源，拔掉充电器插头；公共区域设备由最后使用者负责关闭。

消防安全：禁止在消防通道堆放物品，灭火器、消防栓周边1米内保持畅通；熟悉本区域消防器材位置及使用方法。

定期检查：行政部每周五下午组织办公环境检查，评分结果纳入部门月度考核，发觉问题当场反馈，24小时内整改完成。

三、会议组织与执行规范

（一）会议筹备流程

会议发起：需求部门提前1-3个工作日通过内部系统提交《会议申请单》，注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需设备（投影仪、麦克风、白板等）。

审批与协调：部门负责人*审批会议必要性后，行政部根据会议室使用情况统筹安排，冲突时优先调整时间或协调备用会议室。

会前准备：

会议组织者提前30分钟到达会场，调试设备、摆放资料、准备茶水（如需）；

参会人员提前10分钟入场，将手机调至静音或震动模式。

（二）会议进行规范

议程控制：会议严格按照既定议程进行，主持人控制各环节时长，避免偏离主题；临时发言需举手示意，经主持人同意后发言。

记录与纪要：指定专人（一般为会议组织者或部门文员）记录会议要点，包括决议事项、责任分工、完成时限，会后24小时内整理形成《会议纪要》，经部门负责人审核后分发至参会人员。

行为规范：会议期间禁止随意走动、交头接耳或处理与会议无关的工作；重要决策需形成书面记录，参会人员签字确认。

（三）会议后续跟进

决议落实：责任部门根据《会议纪要》要求推进工作，在完成时限前3天反馈进度至行政部，行政部每周汇总决议执行情况，通报相关部门负责人*。

场地复原：会议结束后，组织者负责整理会场、关闭设备、清理垃圾，保证会议室恢复原状。

四、办公用品与设备管理规范

（一）办公用品申领流程

需求提报：员工通过内部系统填写《办公用品申领单》，注明物品名称、规格、数量及用途，部门负责人*审核后提交行政部。

发放与登记：行政部根据库存情况发放物品，申领人核对签字确认；低值易耗品（如笔、本、文件夹）每月集中申领1次，耐用物品（如计算器、U盘）需注明使用人并登记备案。

库存管理：行政部每月25日盘点库存，填写《办公用品盘点表》，对低于安全库存的物品及时采购，保证常用物品不断供。

（二）设备使用与维护

办公设备：打印机、复印机等设备由部门指定专人负责日常维护（如更换硒鼓、清除卡纸），禁止非授权人员操作；设备出现故障时，立即停止使用并联系行政部处理，避免自行拆解。

电子设备：笔记本电脑、投影仪等便携设备借用需填写《设备借用单》，经部门负责人*及行政部审批，借用人妥善保管，使用后及时归还，如有损坏照价赔偿。

耗材管理：打印、复印推行双面用纸，鼓励无纸化办公；硒鼓、墨盒等耗材优先使用环保再生产品，旧耗材统一回收至行政部，由专业机构处理。

五、文件与档案管理规范

（一）文件分类与编号

分类标准：文件分为管理类（如制度、流程）、业务类（如合同、方案）、财务类（如预算、报销单）、人事类（如招聘、考核）四大类，每类下设子类（如管理类下分“行政制度”“会议记录”）。

编号规则：文件采用“部门代码-年份-类别代码-序号”格式（如“XZ-2023-GL-001”），部门代码由行政部统一制定（如行政部-XZ、销售部-XS），序号按年度从001开始编制。

（二）文件处理流程

拟稿与审核：文件由相关部门拟稿，部门负责人审核内容准确