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会议组织与纪要制作规范指南

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于各类企业内部会议的组织流程及会议纪要的标准化制作，涵盖但不限于以下场景：

常规工作例会：如部门周例会、月度总结会，用于同步工作进展、协调资源分配；

专项任务推进会：如项目启动会、阶段成果评审会，聚焦特定目标的落地执行；

跨部门协调会：如资源对接会、流程优化研讨会，需多团队协同解决复杂问题；

决策类会议：如年度规划会、预算审批会，需形成明确决议并跟进落实。

二、会议组织全流程操作规范

（一）会前筹备：明确目标，夯实基础

确定会议核心要素

会议主题：清晰聚焦会议目的（如“确定Q3产品迭代优先级”），避免主题模糊；

会议时间：根据多数参会人员日程确定，单次会议时长建议控制在1.5-2小时内（复杂议题可分阶段召开）；

会议地点/形式：线下需明确会议室（含设备调试），线上需提前测试会议软件（如腾讯会议、钉钉）并告知、密码；

参会人员：区分“必须参会”（决策人、执行负责人）、“可选参会”（相关支持部门），提前3天发送参会邀请。

准备会议材料

根据会议主题整理背景资料（如项目进展报告、数据统计表）、议程草案（含各议题时间分配），提前1天通过邮件/企业发送给参会人员，要求提前熟悉。

若需讨论方案，可提前收集各方意见并汇总成对比文档，提高会议效率。

确认后勤保障

线下会议：预订会议室（保证投影仪、麦克风、白板等设备正常），准备签到表、文具、饮用水；

线上会议：提前发送会议操作指南（如“静音发言”“屏幕共享”按钮位置），安排专人负责技术支持。

（二）会中执行：聚焦议程，高效推进

开场与议程确认（5-10分钟）

主持人（一般为部门负责人或指定人员）开场，明确会议主题、目标及预计时长；

简要说明会议规则（如“发言请先举手”“每个议题发言不超过3分钟”），确认参会人员到齐情况，记录请假人员及原因。

按议程推进讨论（核心环节）

逐项议题展开讨论，主持人需控制节奏：避免偏离主题（如某议题超时，可约定会后单独沟通）、引导沉默人员发言（如“*经理，您对这个方案有什么补充建议？”）；

关键讨论需记录分歧点（如“市场部认为需优先优化用户体验，技术部建议先修复底层漏洞”），避免结论模糊。

形成决议与待办（最后10-15分钟）

各议题讨论结束后，主持人总结共识，明确“决议事项”（如“确定Q3迭代优先级为：A功能B功能C功能”）；

对需落地的事项，当场确认“负责人”“完成时间”“验收标准”，形成《待办事项清单》（示例见表1）；

会议结束前，主持人简要回顾会议成果，明确纪要整理人及提交时间（一般为会后24小时内）。

（三）会后跟进：闭环管理，保证落地

分发会议纪要

纪要整理人核对会议记录（重点核对决议、待办事项的准确性），经主持人审核后，通过邮件/企业发送给所有参会人员及相关方，抄送上级领导；

纪要需标注“请各负责人于X月X日前确认待办事项，如有异议请在2小时内反馈”。

跟踪待办进度

会议组织者（或行政助理）每周更新《待办事项清单》进度，通过线上表格（如腾讯文档、飞书多维表格）同步，提醒逾期未完成的负责人；

对跨部门待办，定期召开15分钟“进度碰头会”，快速协调解决卡点。

资料归档

将会议通知、签到表、会议纪要、讨论材料等统一整理至企业共享文件夹（按“年份-月份-会议主题”分类），保存期限不少于1年，便于后续查阅。

三、会议纪要标准化模板

（一）会议通知模板

关于召开[会议主题]的通知

致：各参会部门/人员

发件人：[组织部门/姓名]

日期：YYYY年MM月DD日

一、会议基本信息

会议主题：[明确会议核心目标，如“2024年Q3销售目标分解会”]

会议时间：YYYY年MM月DD日（星期X）HH:MM-HH:MM（时区）

会议地点：[线下会议室名称/线上会议+密码]

参会人员：[必须参会人员名单，如“销售部全体经理、市场部负责人”]

二、会议议程

序号

议题内容

负责人

预计时长

1

[议题1，如“Q2销售数据复盘”]

*经理

20分钟

2

[议题2，如“Q3目标分解方案讨论”]

*主管

40分钟

3

[议题3，如“资源需求协调”]

*助理

20分钟

三、会前准备

请参会人员提前阅读附件《Q2销售数据报告》，准备议题2的初步建议；

线上参会人员请提前10分钟测试设备，保证网络畅通。

四、联系方式

组织人：*（行政部），电话：[内部短号，非隐私信息]

（二）会议签到表模板

[会议主题]签到表

日期：YYYY年MM月DD日

地点：[会议室/线上会议]

序号

姓名

部门

职位

联系方式（内线）

签到时间

备注（请假/迟到）

1

*

销售部

经理

8888

09:05

-

2

*

市场部

主管

8889

09:10

迟到5分钟

3

*

产品研发部

经理

8890

09:00

-

（三）会议纪要模板

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