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企业行政流程管理操作手册

一、手册说明

本手册旨在规范企业日常行政管理工作，明确各项流程的操作标准与责任分工，提高行政效率，保障资源合理配置。手册适用于企业各部门及全体员工，涵盖办公用品管理、会议室使用、固定资产申领与归还等高频行政场景，供实际工作中参考执行。

二、办公用品申领与管理

（一）适用情境

员工因日常办公需要申领文具（如笔、笔记本）、耗材（如打印纸、墨盒）或其他办公必需品时，适用本流程。

（二）操作步骤指南

提交申请：员工通过企业内部办公系统或填写《办公用品申领单》（详见模板1），注明申领物品名称、规格、数量及申领理由，提交至部门负责人审核。

部门审核：部门负责人核对申领物品的必要性及合理性，确认与部门工作需求匹配后，签字批准。

行政部审批：行政部接收申请后，核查库存情况：若库存充足，直接进入领用环节；若库存不足，标注“待采购”并同步启动采购流程。

物品领用：审核通过后，员工凭《办公用品申领单》至行政部指定仓库领取物品，与仓库管理员核对物品名称、数量并签字确认。

登记备案：行政部在《办公用品库存台账》中更新领用记录，保证账实一致。

（三）相关模板示例

模板1：办公用品申领单

申领部门

申领人

申领日期

序号

物品名称

规格/型号

申领数量

用途说明

1

A4打印纸

80g

5包

部门日常打印

2

中性笔

0.5mm黑色

10支

会议记录使用

部门负责人审核意见：

签字：

日期：

行政部审批意见：

签字：

日期：

仓库管理员发放签字：

日期：

（四）执行要点提示

申领频率控制：常规办公用品（如笔、纸）每月可集中申领1次，紧急情况需提前1个工作日联系行政部说明原因。

库存管理：行政部每月25日对办公用品进行盘点，保证常用物品库存不低于3个月用量，避免短缺。

费用分摊：部门领用的高价值物品（如打印机墨盒）需在申领单中标注成本中心，便于后续费用统计。

三、会议室预订与使用管理

（一）适用情境

部门会议、客户接待、培训讲座等需使用企业内部会议室的场景，适用本流程。

（二）操作步骤指南

查询会议室：通过企业内部系统或行政部公告栏查询会议室空闲情况，确认所需会议室、时间段及容纳人数。

提交预订：登录预订系统填写《会议室预订申请》（详见模板2），注明会议主题、时间、参会人数、所需设备（如投影仪、麦克风）及特殊需求（如茶水服务），提交至行政部审批。

审核确认：行政部核查会议室可用性及资源匹配度，审核通过后反馈预订结果；若冲突，协商调整时间或推荐替代会议室。

使用准备：会议前30分钟，行政部按需布置会议室（调试设备、摆放桌椅、提供茶水等），预订人提前到场确认。

使用与归还：会议结束后，预订人负责清理会议室（整理桌椅、关闭设备、带走个人物品），并在系统中标注“使用完毕”，行政部现场检查确认。

（三）相关模板示例

模板2：会议室预订申请表

预订部门

预订人

联系方式

预订日期

会议室名称

预订时间

会议预计时长

参会人数

301会议室

2024–14:00-16:00

2小时

20人

会议主题

所需设备

特殊需求

季度工作总结会

投影仪、麦克风、白板

提供瓶装矿泉水

行政部审批意见：

签字：

日期：

使用后确认签字（预订人）：

日期：

（四）执行要点提示

预订时限：常规会议室需提前1个工作日预订，大型会议（50人以上）需提前3个工作日申请。

使用规范：严禁在会议室吸烟、使用明火，会议期间保持安静，设备故障及时联系行政部处理。

取消预订：若会议取消，需提前2小时在系统中撤销预订，避免资源浪费。

四、固定资产申领与归还管理

（一）适用情境

员工入职需领用办公设备（如笔记本电脑、台式机）、办公家具（如办公椅、文件柜），或因离职、岗位变动需归还固定资产时，适用本流程。

（二）操作步骤指南

申领申请：新员工入职或岗位变动需领用固定资产时，由部门负责人填写《固定资产领用申请》（详见模板3），注明资产名称、型号、数量及领用人信息，提交至行政部。

审批与发放：行政部核查资产库存及预算，审批通过后发放资产，并与领用人共同检查资产状况（如外观、功能），在《固定资产台账》中登记领用信息。

日常保管：领用人负责资产的日常维护（如定期清理、规范使用），离职或岗位变动时需保证资产完好。

归还申请：归还时，领用人提前3个工作日向行政部提交《固定资产归还申请》（详见模板4），注明资产编号、归还原因及预计归还时间。

检查与核销：行政部接收资产后，检查外观、功能是否正常，确认无误后在《固定资产台账》中更新状态（如“已归还”），领用人签字确认。

（三）相关模板示例

模板3：固定资产领用申请表

领用部门

领用人

员工编号

入职/岗位变动日期

资产编号

资产名称

规格型号

领用数量

领用原因

NB-2024001

笔记本电脑

ThinkPadX1

1台

新员工入职

部门负责人意