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行政文件审批流程优化操作手册

一、手册编制目的与意义

为规范公司行政文件审批管理，缩短审批周期，明确各环节责任主体，提升文件流转效率与合规性，特编制本操作手册。本手册通过标准化流程设计、工具模板支持及风险提示，帮助员工快速掌握审批要点，减少因流程不清晰导致的延误或遗漏，助力行政管理工作高效开展。

二、手册适用场景与文件类型

（一）适用场景

本手册适用于公司内部各类行政文件的审批流程，涵盖但不限于以下场景：

制度类文件：如行政管理规定、办公行为规范、安全管理制度等的发布与修订；

费用类文件：如办公费用预算、采购申请、报销单据等的审批；

合同类文件：如办公场地租赁、服务采购、物资供应等合同的签订审批；

物资类文件：如固定资产采购、办公用品申领、设备维护申请等的审批；

其他类文件：如会议纪要、工作报告、对外函件等的审批。

（二）文件类型分类

根据文件性质与审批权限，行政文件分为以下三类，对应不同流程：

常规文件：日常办公中频繁发生、风险较低的文件（如办公用品申领），采用“发起-部门审核-归档”简化流程；

重要文件：涉及部门协作或一定资源投入的文件（如费用预算），采用“发起-部门审核-跨部门会签-领导审批-归档”标准流程；

特殊文件：重大决策或高风险文件（如合同签订、制度修订），采用“发起-部门初审-法务/财务预审-分管领导审核-总经理审批-归档”专项流程。

三、行政文件审批全流程操作指南

（一）流程总览

行政文件审批通用流程为：发起申请→部门审核→（跨部门会签）→领导审批→结果反馈→文件归档。根据文件类型不同，可增减“跨部门会签”“法务/财务预审”等环节。

（二）分步骤操作说明

1.发起申请

操作主体：文件申请人（一般为部门经办人*）

操作内容：

登录公司OA系统（或纸质表单），进入“行政文件审批”模块；

选择对应文件类型（如“费用类-采购申请”），填写《行政文件审批申请表》（模板见第四章），准确录入文件名称、申请事由、涉及金额、附件清单等信息；

必要附件（如采购申请需附《比价记录单》，合同需附草案文本），保证附件完整、清晰；

填写审批链：根据文件类型选择“部门负责人→分管领导”或“部门负责人→行政部→财务部→分管领导→总经理”等审批路径，确认审批人无误后提交。

操作要点：

文件名称需简洁规范，如“2024年Q3办公用品采购申请”而非“买东西申请”；

申请事由需明确“做什么、为什么做、预算多少”，避免模糊描述；

附件命名规则为“文件类型-文件名称-日期”（如“比价记录单-打印机采购）。

2.部门审核

操作主体：申请人所在部门负责人*

操作内容：

在OA系统中接收审批任务，查看申请内容与附件；

重点审核：申请内容是否符合部门工作计划、预算是否在部门额度内、附件是否齐全；

审核通过：在系统中填写“审核意见”（如“同意提交行政部”），“通过”并流转至下一环节；

审核不通过：填写驳回理由（如“预算超支，请重新核减”），“驳回”并退回申请人，同时通过OA系统或电话告知申请人修改原因。

操作要点：

需在1个工作日内完成审核，紧急文件（如24小时需处理的会议申请）需在4小时内响应；

驳回需明确具体修改要求，避免笼统表述“不通过”。

3.跨部门会签（仅重要文件/特殊文件需）

操作主体：相关协作部门负责人*（如行政部、财务部、法务部等）

操作内容：

系统自动根据文件类型推送会签任务至相关部门（如采购申请需推送至行政部、财务部）；

各部门在1个工作日内完成审核，填写会签意见：

行政部：审核采购物品是否符合公司标准、供应商资质是否合规；

财务部：审核预算是否准确、资金来源是否落实；

法务部（特殊文件）：审核合同条款是否合法、权责是否清晰；

所有会签部门均通过后，系统自动流转至下一审批环节；任一部门不通过，需退回申请人并说明原因。

操作要点：

会签顺序按“业务关联度”排序（如采购申请先行政部后财务部）；

若部门间存在意见分歧，由发起人所在部门负责人协调，必要时提交分管领导裁定。

4.领导审批

操作主体：分管领导、总经理（根据文件类型确定审批权限）

操作内容：

分管领导：审核文件是否符合公司战略、资源投入是否合理，对分管领域文件负直接责任；

总经理：审核重大文件（如年度预算、重要合同）的合规性与风险控制，对最终决策负责；

审批通过：在系统中填写“审批意见”（如“同意执行”），“通过”；

审批不通过：填写驳回理由，退回申请人或上一环节，必要时组织专题会议讨论。

操作要点：

重要文件需在2个工作日内完成审批，紧急文件需在8小时内响应；

审批意见需简洁明确，避免“同意”但无具体要求的情况。

5.结果反馈

操作主体：OA系统自动推送/行政专员*

操作内容：

审批通过后，系统自动向申请人发送“审批通过通知”，附电子版审批意见；

申请人需在