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企业员工离职手续管理规范

一、总则

员工离职是企业人才流动的正常现象，规范离职手续管理，旨在确保员工离职过程的有序进行，保障企业与员工双方的合法权益，维护企业正常的工作秩序，防范因离职引发的各类风险，并为企业人力资源管理的持续优化提供参考依据。本规范适用于企业全体员工的离职管理工作，各部门及相关人员均需严格遵照执行。

二、离职申请与沟通

（一）离职申请的提出

员工因故确需离职时，应提前以书面形式向其直接上级提交《离职申请书》，明确阐述离职原因、拟离职日期等关键信息。试用期员工的提前通知期及正式员工的提前通知期，应遵循国家相关劳动法律法规及劳动合同中的约定。若员工未能按规定提前通知，企业有权根据实际情况追究其相应责任，或与员工协商确定合理的离职日期。

（二）离职面谈与沟通

直接上级在收到员工离职申请后，应在合理时间内与员工进行离职面谈。面谈的目的在于了解员工真实的离职原因，听取员工对企业管理、团队建设、业务发展等方面的意见与建议。对于核心岗位员工或具有发展潜力的骨干员工，直接上级及人力资源部门应共同评估是否存在挽留的可能性与必要性，并在尊重员工意愿的前提下，探讨可行的解决方案。面谈内容应进行简要记录，由人力资源部门归档保存，作为企业改进管理工作的重要参考。

（三）离职申请的审批

《离职申请书》经直接上级签署意见后，按企业内部管理权限逐级上报审批。审批过程中，相关负责人应重点关注员工离职对部门工作的影响，并初步规划后续的人员补充及工作交接事宜。审批完成后，人力资源部门应及时将审批结果通知员工本人，并正式启动离职手续办理流程。

三、工作交接

（一）交接计划与清单

在确定离职日期后，员工应在直接上级的指导下，根据其岗位职责及工作内容，制定详细的《工作交接计划与清单》。该清单应明确列出需交接的工作任务（含已完成、进行中及待启动事项）、客户资源、技术资料、项目文档、内部沟通群组权限、相关联系人信息等。对于进行中的复杂项目或关键任务，需特别注明当前进展、存在问题、后续步骤及注意事项。

（二）交接过程的执行与监督

员工应按照《工作交接计划与清单》，在规定的离职日期前，与指定的接任人（或直接上级指定的临时负责人）进行逐项交接。交接过程需有直接上级在场监督或作为见证人。所有交接内容均需形成书面记录，由交接人、接任人及监交人三方签字确认，确保交接的完整性与准确性。对于涉及公司核心机密或关键技术的岗位，人力资源部门应参与交接过程的监督。

（三）交接确认

工作交接完成后，《工作交接计划与清单》及相关交接文档应提交直接上级审核，审核通过后报人力资源部门备案。若交接过程中发现问题或存在未清事项，交接人有义务配合解决，直至所有问题处理完毕。

四、物品、文件与权限清理

（一）公司物品归还

离职员工需将其领用或保管的所有公司财物如数归还，包括但不限于办公设备（电脑、笔记本、手机、U盘、打印机等）、办公家具、办公用品、工牌、门禁卡、公司钥匙、车辆及相关证件等。归还时需填写《物品归还清单》，由物品管理部门（或行政部门）核对确认无误后签字。

（二）公司文件与资料清理

员工应清理并归还所有纸质及电子版的公司文件、资料、合同、协议、报告、图纸、技术文档等，不得私自带离公司或进行复制、传播。对于保存在个人电脑或云端的公司数据，需按规定进行删除或移交，并由相关负责人进行核查。

（三）系统权限与账号注销

人力资源部门应协调IT部门及相关业务部门，及时注销离职员工在公司各类业务系统、办公系统、财务系统、邮件系统、内部通讯工具等平台的账号及访问权限。确保离职员工无法再以任何形式访问公司内部资源。

五、薪酬结算与劳动关系终止

（一）薪资及福利待遇结算

人力资源部门负责根据员工的实际出勤天数、绩效情况、加班记录等，准确核算员工离职当月的工资、奖金、补贴、加班费等应发款项。同时，需结清员工应向公司支付的借款、赔偿款等（如有）。各项款项的支付标准及时间，应严格按照劳动合同及公司薪酬福利制度执行。

（二）社会保险与住房公积金处理

人力资源部门应在员工离职日后，按国家及地方相关规定，为员工办理社会保险及住房公积金的停缴或转移手续，并及时将相关办理情况告知员工。

（三）离职证明开具

在员工完成所有离职手续，结清所有债权债务后，人力资源部门应在规定时限内为员工出具《解除/终止劳动合同证明书》（即离职证明）。离职证明内容应符合法律法规要求，客观准确地载明劳动合同期限、解除或终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限等信息。

（四）档案关系转移

对于需要转移人事档案的员工，人力资源部门应在员工离职后，按照相关规定及员工要求，协助办理档案转移手续。

六、离职后续管理

（一）离职员工信息归档

人力资源部门应将员工的《离职申请书》、离职面谈记录、《工作交接计划与清单》、《物品归还清单》、离职证明存根、