报销流程标准化操作手册.docxVIP

报销流程标准化操作手册

一、引言

为规范公司财务管理，明确报销流程，提高工作效率，确保各项费用支出的真实性、合法性与合规性，保障公司及员工的合法权益，特制定本手册。本手册旨在为公司全体员工提供清晰、详尽的报销指引，确保报销工作有序、高效进行。请各部门及员工认真学习并严格遵照执行。

二、适用范围

本手册适用于公司全体在职员工因公务活动所发生的各项费用报销事宜，包括但不限于差旅费、业务招待费、办公费、交通费、通讯费等。特殊情况的费用报销，如无明确规定，应事先向财务部咨询。

三、报销基本原则

1.真实性原则：报销的费用必须是真实发生的公务支出，严禁虚构、伪造交易或票据。

2.合法性原则：费用支出及报销凭证必须符合国家法律法规及公司相关制度规定。

3.合规性原则：报销流程、标准及审批权限必须严格遵守本手册及公司其他相关财务制度。

4.及时性原则：费用发生后，员工应尽快整理票据并办理报销手续，一般情况下，当期费用应在当期或次期内完成报销。

5.相关性原则：报销费用必须与公司业务活动直接相关。

四、报销流程总览

报销流程主要包括以下关键环节：事前了解与申请（如需）→费用发生与票据收集→填写报销单→票据粘贴与整理→内部审批→财务审核→付款→凭证归档。各环节环环相扣，员工需按顺序依次完成。

五、详细操作步骤

（一）事前了解与申请

1.政策查询：员工在发生公务支出前，应提前了解公司关于各项费用的报销标准、范围及相关限制（如差旅住宿标准、业务招待标准等），可通过查阅公司财务制度或咨询部门负责人、财务部获取准确信息。

2.事前申请（特定情况）：对于金额较大或有明确规定需事前申请的费用（如大额业务招待费、专项采购等），员工应在费用发生前填写《费用事前申请表》，经相关负责人审批同意后方可执行。未经事前批准的此类费用，财务部有权不予报销或要求补充说明。

（二）费用发生与票据收集

1.票据获取：费用发生时，员工应主动向收款方索取合法、合规的原始凭证。合规的原始凭证通常包括：

*国家税务部门监制的正规发票（需注明公司全称及统一社会信用代码，特殊情况除外）。

*行程单、火车票、汽车票、船票等交通票据。

*其他符合规定的外部凭证（如行政事业性收费收据等）。

2.票据审核：获取票据后，员工应立即核对票据信息是否准确完整，包括：发票抬头是否为公司全称、日期是否为费用发生期、内容是否与实际业务相符、金额是否正确、是否加盖收款方有效印章等。如有错误，应及时要求对方更正或重新开具。

3.票据保管：妥善保管所有原始票据，避免折叠、污损、遗失。如有票据不慎遗失，应尽力追回；确实无法追回的，需提供书面情况说明，经部门负责人签字确认后，视情况按公司规定处理，并非所有遗失票据均可报销。

（三）填写报销单

2.填写要求：

*字迹清晰：手工填写应字迹工整、清晰可辨；如为系统填写，应确保信息准确无误。

*内容完整：逐项填写报销单中的必填项，如：报销部门、报销人、报销日期、费用所属项目（如有）、费用事由（需简明扼要描述业务背景）、费用明细（包括日期、内容、金额等）、合计金额（大小写必须一致，小写前加“￥”，大写前加“人民币”字样）。

*附件数量：准确填写所附原始凭证的张数。

*粘贴单编号：如使用票据粘贴单，需填写粘贴单编号。

（四）票据粘贴与整理

1.准备工具：票据粘贴单（如有）、胶水或固体胶（禁用订书机、回形针等硬物固定）。

2.粘贴规范：

*将票据分类整理，同类费用票据集中粘贴。

*按照票据的大小、金额等顺序，从右至左、从上至下，呈鱼鳞状均匀粘贴在票据粘贴单上或报销单的背面。

*粘贴时应确保票据平整，左上角或左侧边缘对齐，避免超出粘贴单边界。

*较小的票据应先粘贴在空白纸上，再附于粘贴单上，以防遗失。

*注意不要将票据粘贴住金额、印章等关键信息。

3.整理顺序：将填写完整的报销单与粘贴好票据的粘贴单（如有）按顺序整理好，确保无颠倒、无遗漏。

（五）内部审批流程

1.部门负责人审批：报销人将填写完整、附件齐全的报销资料提交给直接上级或部门负责人审批。审批人需对费用的真实性、必要性及合规性进行审核，并在报销单相应位置签字确认。

2.其他相关审批：根据费用性质、金额大小或公司规定，报销单可能还需经过更高层级负责人、分管领导或专项审批人审批。具体审批权限及流程以公司最新规定为准。

3.审批意见：审批人如对报销事项有疑问，可要求报销人补充说明或提供相关证明材料。对于不符合规定的报销，审批人有权拒绝签字并退回。

（六）提交财务审核

1.资料提交：完成内部审批后，报销人将报销单及所有原始凭证提交至财务部指定岗位进行审核。

2.财