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**保险股份有限公司**分公司

招募培训档案管理办法

第一章总则

第一条为加强公司寿险营销招募培训档案管理，特制定《**人寿保险股份有限公司**分公司招募培训档案管理办法》（以下简称“本办法”）。

第二条本办法所称营销招募培训档案包括:文件、通知、会议；培训班资料等一系列与营销招募培训相关、具有保存价值的资料。

招募培训档案是反映招募培训发展和各项活动的真实记载，是考查招募培训工作、研究招募培训现状和历史的重要依据。

第三条本办法所称营销招募培训档案管理是指所有与营销招募培训相关档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条寿险营销招募培训档案管理的目的在于：搭建营销招募培训体系、保持培训连续性，为各级讲师提供有效的培训资讯，促进培训管理不断向前发展。

分公司招募培训部应加强对档案工作的领导，将档案管理工作列入培训部发展规划和工作计划中去，并按照本办法要求，对档案工作实行科学管理，使档案更好地为招募培训工作发展服务。

第二章权责的划分

第五条分公司招募培训部负责：整理接收总公司下发的有关培训工作的文件和通知并归档保存；对分公司下发的文件和通知进行整理归档；对分公司举办的各类营销招募活动、培训班的相关资料进行整理并归档保存；接受总公司对于营销招募培训档案管理工作的监督、检查和指导，并对中心支公司的营销培训档案管理工作进行监督、检查和指导。

第三章档案管理员的工作职责

第六条分公司招募培训部须指定一名具有高度责任心，认真负责，做事细致，原则性强的员工作为档案管理员负责营销培训档案的管理工作。**分公司招募培训部指派“教学教务岗”为营销档案管理员。

第七条营销档案管理员的主要工作职责：

(一)建立完整的档案资料库，集中、统一、科学地管理好培训档案，维护培训档案的完整、系统、准确和安全，并在需要时及时、准确地提供招募培训资源。

（二）协助和指导有关招募培训工作人员做好招募培训文件资料的形成积累和正确的整理归档工作。

（三）严格执行公司规定的保密制度，保护培训档案资料的完整与安全。

第四章营销招募培训档案的管理

第八条招募培训档案分类及归档。

（一）各类档案应包含的内容

文件、通知档案：文件、通知原件；文件通知附件；文件、通知的处理结果等。

招募、培训会议档案：会议通知、会议议程、参会人员签到表、会议纪要、会议照片、消费明细、相关会议材料等。

培训班档案：目录、通知、学员签到表、学员须知、课程表（含授课人员）、教案（训前说明会、课件）、学员手册、随堂讲义、学员训后行动计划、学员反馈表、照片（海报、职场布置、分享照片）、训后总结、特殊情况说明、消费明细等。

专职讲师档案：专职讲师个人信息表、身份证复印件、学历证明复印件、年度考核结果、重大活动记录以及《**人寿保险股份有限公司专职讲师管理办法》中要求的其他档案资料等。

（二）分类及编号

1.会议、培训班档案编号共三个部分：

第一部分是：会议或培训班名称；

第二部分：培训年份

第三部分：会议或培训期数；

如：分公司举办的第一期储备店长培训，档案编号应为“储备店长1401期”

2.专职讲师师资档案编号共10位：

第一位是表示类别的字母；

第二、三位用阿拉伯数字表示具体分类，“01”表示专职讲师档案，“02”表示兼职讲师档案；

第四至七位是讲师入司年份的阿拉伯数字；

第八至十位是流水号，用三位阿拉伯数字表示档案顺序。

如：2021年第一个入司并建档的专职讲师，档案编号应为“S012021001”。

（三）归档的文件一般要求是原件；网上发文也需打印归档；若只能保存电子版的资料须由档案管理员统一存档，女口：照片、海报、分享、汇报片段，并附上档案名称。

（四）档案归档的时效要求

1.对公文、通知、公告等归档要及时，必须在处理完文件之后的第一时间归档，年终归卷。

2.各类培训班或培训活动结束后一周内须将本次培训活动所有档案整理存档。

3.专职讲师、兼职讲师档案应在第一次评聘定级之后三个工作日内建立。

第九条分公司招募培训部对培训档案必须进行科学管理。

（一）项目承办人必须按照上述要求将档案资料整理成册，及时向招募培训部教学教务岗移交归档。

（二）招募培训部教学教务岗要对档案册按照上述要求进行统一编号，并分类别装盒管理。

（三）招募培训部教学教务岗要对档案资料有序存放、妥善保管、做到查找方便。

（四）招募培训部教学教务岗应及时制定档案目录（见附表一）备查，并在年终将目录上报分公司总经理室。

第十条档案的借阅和归还：凡借阅档案，必须经分公司招募培训部负责人审核，同意后履行借阅登记手续，同时必须填写营销招募培训档案借阅登记表（见附表二）。借阅期限为两周，超过借阅时间的每日罚款20元，于归还时收取，否则由招募培训I部教学教务岗将其部门负责人签批的罚单交至财务部，在员工工资中扣