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采购申请审批单流程表单化模板企业通用型

一、适用场景：企业采购需求的规范化管理需求

本模板适用于各类企业内部日常采购活动的申请与审批场景，涵盖但不限于以下情况：

常规物资采购：如办公用品、劳保用品、生产辅料等非生产性物资的申购；

生产/运营物资采购：如原材料、零部件、设备配件等直接用于生产或运营的物资；

固定资产采购：如办公设备、生产设备、运输工具等单价较高、使用周期长的资产；

服务类采购：如咨询服务、维修服务、外包服务等非物资类采购需求。

无论采购金额大小、品类差异，本模板均通过标准化流程保证采购申请的合规性、必要性和合理性，避免资源浪费和管理漏洞。

二、操作流程：从申请到归档的全步骤指引

（一）第一步：申请人填写采购申请单

操作人：采购需求部门申请人（如行政专员、生产计划员等）

操作内容：

登录企业OA系统或纸质模板，填写《采购申请审批单》基础信息，包括：

申请部门、申请人姓名、联系方式、申请日期；

采购用途（需明确具体使用场景，如“生产部A产线日常维修”“行政部办公区文具补充”）；

采购明细（至少包含物品名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价，若为多项物品需分项列示并汇总总价）；

供应商信息（若已有意向供应商，需填写名称、联系人及报价；若需采购部比选，可标注“待采购部询价”）；

紧急程度（勾选“紧急”“一般”“不紧急”，紧急采购需说明原因，如“生产设备突发故障需24小时内修复”）。

附件（电子版需，纸质版需附后）：

大额采购（如超过5000元）需提供至少3家供应商的报价单；

固定资产采购需提供设备参数说明及技术需求表；

特殊品类（如危险化学品、特种设备）需提供资质证明文件。

注意事项：信息填写需真实、完整，预估单价与市场价偏差不得超过±10%，否则需备注说明原因。

（二）第二步：部门负责人初审

操作人：申请人所在部门负责人（如生产部经理、行政部主管）

操作内容：

审核采购需求的必要性：确认该采购是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如维修旧设备替代购置新设备）；

审核采购明细的合理性：核对数量、规格是否符合实际需求，预估总价是否在部门年度预算范围内；

审核附件的完整性：检查报价单、技术参数等附件是否齐全有效。

操作结果：

审核通过：在审批单“部门负责人意见”栏签字确认，并注明“同意申请”，转交至采购部；

审核不通过：注明驳回原因（如“预算超支”“需求不明确”），退回申请人修改后重新提交。

时效要求：常规申请需在1个工作日内完成审核，紧急申请需在4小时内完成。

（三）第三步：采购部复核

操作人：采购部专员/负责人

操作内容：

审核采购需求的可行性：

若申请人未提供供应商信息，需进行市场询价，至少对比3家供应商的报价、质量、交货期，选择最优方案；

若已有意向供应商，需核实其资质（营业执照、相关行业许可证等）及报价真实性。

审核采购方式的合规性：

金额较小（如1000元以下）且市场标准化的物资（如A4纸、笔），可采用“直接采购”方式；

金额较大（如超过1万元）或非标准化物资，需采用“招标采购或竞争性谈判”方式，并留存比选记录。

操作结果：

复核通过：在审批单“采购部意见”栏填写“询价完成，建议采购供应商（报价：元）”，转交至财务部；

复核不通过：注明原因（如“供应商资质不全”“报价虚高”），退回采购部补充说明或重新比选。

时效要求：常规申请2个工作日内完成，紧急申请1个工作日内完成。

（四）第四步：财务部审核预算与资金

操作人：财务部专员/负责人

操作内容：

审核采购预算的匹配性：核对采购总价是否在部门年度预算余额内，若超预算需确认是否有预算调整审批单；

审核资金支付的合理性：

预付定金：原则上不超过合同总款的30%，需提供供应商收款凭证及定金支付申请；

分期付款：需明确分期节点及金额，附分期付款协议；

全款支付：适用于小额或紧急采购，需注明“全款支付原因”。

审核成本控制的有效性：分析采购单价是否低于历史采购价或市场均价，若偏高需说明原因。

操作结果：

审核通过：在审批单“财务部意见”栏签字，并注明“预算充足，同意支付”；

审核不通过：注明原因（如“超预算未申请调整”“成本过高”），转交至申请部门重新规划。

时效要求：1个工作日内完成，涉及预算调整的需在3个工作日内完成。

（五）第五步：领导审批（按金额分级）

操作人：根据采购金额分级审批，具体标准由企业自行制定（示例）：

金额≤5000元：部门负责人+采购部+财务部联合审批即可；

5000元＜金额≤2万元：分管副总（如运营副总）审批；

金额＞2万元：总经理/总经理办公会审批。

操作内容：

分管副总/总经理重点审核采购的战略必要性及投入产出比（如固定资产采购需评估使用效益）；

对特殊采购（如应急采购、跨部门协同采购）需明确审批意见。

操作结果：

审批通过：在审批单“领