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行政事务审批通用表单使用指南

一、适用范围与常见场景

本表单适用于公司内部各类行政事务的规范化审批流程，涵盖但不限于以下场景：

日常办公物资申领：如文具、打印纸、文件夹等常用办公耗材的领用申请；

办公设备借用：如投影仪、相机、办公电脑等临时使用需求；

会议室使用申请：包括会议室预订、设备使用（如音响、投影设备）及特殊布置需求；

其他行政支持：如快递寄送、名片制作、文件复印装订等辅助事务。

通过统一表单审批，可保证行政资源合理调配，流程透明高效。

二、操作流程详解

步骤1：申请人填写表单

申请人需登录公司OA系统或行政部指定渠道，《行政事务审批通用表单》；

准确填写以下信息：

个人基本信息：姓名（*）、所属部门、工号、联系方式；

申请事项：勾选对应类型（如“办公用品申领”“会议室使用”等），并在“具体需求”栏详细说明物品名称、数量、使用时间、用途等（例如：申领A4打印纸5包，用于部门月度报告打印）；

期望完成时间：明确需要行政部支持的具体日期及时段（如“2023年10月20日14:00前送达”）；

附件说明：如需提供补充材料（如设备借用使用说明、会议室布置示意图等），需注明附件名称及数量。

步骤2：部门负责人审核

申请人填写完成后，提交至部门负责人审批；

部门负责人需重点审核：

申请事项的必要性（如办公用品是否符合部门实际需求，设备借用是否与工作相关）；

需求的合理性（如数量是否超标，使用时间是否冲突）；

在“部门负责人意见”栏签字确认，并注明审核日期。

步骤3：行政部审批

部门负责人审核通过后，表单流转至行政部；

行政部专员根据公司资源情况及管理规定进行审批，审核要点包括：

物资库存是否满足需求（如办公用品是否有现货，设备是否可调度）；

使用时间是否与其他申请冲突（如会议室是否已被占用）；

特殊需求是否符合行政规范（如会议室布置是否影响场地整洁）；

审批通过后，在“行政部审批意见”栏签字，并反馈至申请人；若不通过，需注明原因并退回修改。

步骤4：执行与反馈

审批通过后，行政部按需求执行（如准备物资、调配设备、预留会议室等），并在“执行结果”栏记录完成情况及执行人；

申请人收到行政部通知后，需及时确认物品接收、设备使用或场地安排是否符合要求，如有问题需在1个工作日内反馈至行政部协调处理。

三、审批表单模板

行政事务审批通用表单

表单编号：____________

申请人信息

姓名

工号

申请事项（勾选）□办公用品申领□办公设备借用□会议室使用□其他：__________

具体需求说明

（可另附页，需注明附件名称及数量）

期望完成时间

部门负责人意见

签字：____________日期：____年__月__日

行政部审批意见

签字：____________日期：____年__月__日

执行结果

（行政部填写）完成情况：□已完成□部分完成（说明：____________）执行人：____________完成日期：____年__月__日

申请人确认

签字：____________日期：____年__月__日

四、使用提示与常见问题

提前申请：为保障行政部有充足时间准备，请至少提前1-3个工作日提交申请，紧急事项需在“备注”栏注明“加急”并说明原因；

信息准确：填写时保证姓名、部门、需求内容等信息真实无误，避免因信息错误导致审批延误或执行偏差；

审批时效：部门负责人需在1个工作日内完成审核，行政部需在2个工作日内反馈审批结果（特殊情况除外）；

特殊情况处理：如遇临时变更需求（如会议室时间调整、物资数量增减），需在原审批通过后1小时内联系行政部修改，避免资源浪费；

反馈机制：执行完成后，申请人需及时确认并签字反馈，未确认的申请将视为未完成，影响后续事务办理。

通过规范使用本表单，可有效提升行政事务处理效率，保证资源合理利用，保障日常工作有序开展。