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公司会议策划组织标准化操作手册

一、手册编制目的与适用范围

本手册旨在规范公司各类会议的策划、组织、执行及后续跟进全流程，保证会议高效有序、目标明确、成本可控，提升会议管理标准化水平。适用于公司内部所有类型会议，包括但不限于定期例会（如月度经营分析会、周工作例会）、专项工作会议（如项目启动会、问题研讨会）、临时决策会议（如紧急事项协调会）及大型综合性会议（如年度总结表彰会、客户交流会）。

二、会议类型与核心要素

（一）会议类型划分

决策型会议：需形成明确决议，如战略规划会、预算审批会，参会人员为决策层及相关负责人。

执行型会议：聚焦任务部署与进度跟踪，如项目推进会、部门工作例会，参会人员为执行团队及协作部门。

研讨型会议：针对问题或方案进行讨论，如技术研讨会、流程优化会，参会人员为相关领域专家及骨干。

告知型会议：信息传达与统一思想，如政策宣贯会、年度启动会，参会人员为全体或相关层级员工。

（二）会议核心要素

无论何种类型会议，均需明确以下核心要素：

会议目标：清晰、可衡量（如“确定Q3产品上线方案”“明确市场推广分工”）。

参会范围：精准确定必要参会人（决策者、执行者、相关方），避免无关人员参与。

时间与时长：根据议程复杂度合理设定（例会建议不超过1.5小时，研讨会不超过3小时）。

地点与形式：优先选择公司会议室，跨区域会议可采用视频会议（如腾讯会议、Zoom），提前测试设备。

输出成果：明确会议需产出的文件（如决议、纪要、行动计划）。

三、会议全周期标准化操作流程

（一）会议发起与审批筹备（会前5-7个工作日）

1.会议发起

发起主体：部门负责人或会议指定负责人（如项目负责人）。

发起材料：填写《会议申请单》（模板见第四章），包含以下信息：

会议名称、类型、目标、建议时间（精确到小时）、建议地点；

预计参会人数、主要议题（按优先级排序）、所需物料（如投影仪、白板、翻页笔）；

是否需领导参会、是否需形成决议或纪要。

2.会议审批

审批流程：

部门内部会议：部门负责人审批后，报行政部备案（仅需备案，无需审批）；

跨部门会议：发起部门负责人审批→分管领导审批→行政部协调资源（如会议室预订、设备支持）；

公司级重要会议（如年度战略会）：发起部门负责人→分管领导→总经理审批→行政部统筹安排。

审批时限：常规会议审批不超过2个工作日，紧急会议（如24小时内需召开）可简化流程，通过口头或即时通讯工具同步，事后补填申请单。

3.会议筹备（会前3-5个工作日）

确定议程与分工：

发起人根据议题制定详细议程，明确每个议题的负责人、讨论时长（如“议题1：Q3销售目标分解（负责人：*，时长：30分钟）”）；

提前将议程及背景资料（如数据报表、方案草案）发给参会人，预留1-2个工作日预研时间。

确定参会人员与通知：

根据议程筛选参会人，避免“陪会”现象（如技术方案研讨会无需行政人员参加）；

发送正式会议通知（建议通过公司内部系统或邮件），包含：会议时间、地点/、议程、参会人员、需准备的资料、联系人及联系方式（如联系人：，电话：）。

物料与场地准备：

行政部根据《会议申请单》预订会议室（优先选择配备投影、麦克风、视频会议设备的场地），提前检查设备运行状态；

发起人确认所需物料（如会议资料、签到表、文具、茶水），保证物料提前1小时送达会议室；大型会议需提前布置场地（如横幅、席卡、资料袋）。

（二）会议现场执行管理（会前30分钟至会中）

1.会前准备（会议开始前30分钟）

场地与设备复检：行政人员或会议负责人检查会议室卫生、桌椅摆放、设备（投影、麦克风、灯光）是否正常，调试视频会议软件，保证网络稳定。

物料到位：会议资料、签到表、文具、茶水等摆放至指定位置，席卡按参会人员职务排序摆放。

2.会议签到与开场（会议开始前10分钟至正式开始）

签到管理：采用纸质签到表或电子签到（如公司OA系统），记录参会人员姓名、部门、职务、签到时间，迟到者需在会后说明原因。

开场引导：会议负责人（通常为发起人或指定主持人）准时开场，明确会议目标、议程及时长要求，强调会议纪律（如关闭手机静音、围绕议题发言、避免无关讨论）。

3.会议过程控制

议程执行：严格按照既定议程推进，每个议题结束时提醒剩余时间，避免超时；若某议题讨论激烈，可暂时搁置，约定后续专项讨论时间。

发言管理：主持人引导参会人员按序发言，避免少数人垄断发言时间；对跑题情况及时引导，保证讨论聚焦议题；关键观点需记录（可安排专人记录，会后整理至纪要）。

决议形成：决策型会议需对议题明确结论，如“通过”“否决”“需补充资料后再次讨论”，决议需经参会决策人签字确认（电子会议可通过线上签字工具）。

（三）会后总结与任务跟进（会后1-3个工作日内）

1.纪要与决议整理

纪要内容：包含会议基本信息（时间、地点、参