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机关单位文书档案管理标准流程

机关单位文书档案是单位在履行职能、开展各项工作过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是机关单位工作的重要组成部分。科学规范地管理文书档案，对于维护机关历史真实面貌、保障工作延续性、促进决策科学化具有至关重要的意义。为确保文书档案管理工作的有序高效，特制定本标准流程。

一、文书的形成与办理

文书的形成与办理是档案管理的源头，其规范与否直接影响后续档案的质量。

1.公文拟制：各部门应依据相关规定和工作需要，规范起草公文。内容应真实准确、条理清晰、格式规范、语言精炼。涉及重要事项的公文，需经过充分调研和论证。

2.审核与签发：公文草拟完成后，需按规定程序进行审核，重点审核内容的合规性、准确性、格式的规范性等。审核通过后，由相应负责人签发。未经签发的公文不得对外发出或作为正式依据。

3.编号与用印：签发后的公文，应由文书管理部门统一编号、登记，并加盖单位公章或相关业务专用章。用印需严格遵守用印管理规定。

4.分发与传递：公文应通过规范渠道进行分发和传递，确保送达及时、准确。传递过程中应注意保密和安全。

二、文书的收集与初步整理

文书办理完毕后，应及时进行收集和初步整理，为后续归档工作奠定基础。

1.收集范围：凡是本单位在工作中形成的，反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位工作及国家和社会具有查考、利用和保存价值的各类文书材料，均属收集范围。包括收文、发文、内部文件、会议材料、调研材料、统计报表、合同协议等。

2.收集要求：

*及时性：文书办理完毕后，承办人员应在规定时间内将其整理后移交文书管理部门或档案管理岗位。年度终了后，应确保所有应归档文书材料收集齐全。

*完整性：移交的文书材料应齐全完整，每份文件的正本、定稿、附件、处理意见等相关材料应一并收集。

*规范性：文件格式应符合国家及本单位相关标准，字迹清晰，纸张质量符合存档要求。

3.初步整理：

*区分归档与不归档：根据档案管理规定和本单位实际，对收集到的文书材料进行筛选，区分出需归档和不需归档的材料。不需归档的材料按规定进行销毁或处理。

*去除易损件：去除文件中的金属钉、塑料夹等易锈蚀或损坏档案的物品。

*初步排序：对需归档的同一事项或同一批次文件，可按形成时间或办理顺序进行初步排列。

三、档案的鉴定

档案鉴定是确定文书材料保存价值、划定保管期限的关键环节。

1.鉴定组织：应由单位档案工作领导小组或指定的档案鉴定小组负责，由档案管理人员、业务部门负责人及相关专业人员共同参与。

2.鉴定依据：严格按照国家《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及本单位制定的档案保管期限表进行鉴定。

3.价值评估：从文件的内容、形成时间、作者、利用频率、对本单位和社会的影响等方面，综合评估其保存价值。

4.保管期限划定：根据文件的保存价值，将其划分为永久、定期（如三十年、十年）等不同保管期限。对于划定为定期保管的档案，还需明确具体的保管年限。

5.鉴定结果处理：对经过鉴定的档案，应形成鉴定意见。对无保存价值或已超过保管期限且无继续保存必要的档案，按规定程序报批后予以销毁，并做好销毁记录。

四、档案的整理

档案整理是将零散的、不系统的档案材料，按照一定的原则和方法进行系统化、条理化排列和编目，使其便于管理和利用。

1.分类：依据《机关档案管理规定》及相关分类标准，结合本单位职能和业务特点，对档案进行科学分类。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据实际情况选择或组合使用。

2.排列：在分类的基础上，对档案材料进行系统排列。通常在同一类别内，按年度、组织机构、问题或重要程度进行排列。

3.编号（档号编制）：按照档案分类方案和排列顺序，对每份档案或每卷档案编制唯一的档号。档号应结构清晰、含义明确、便于计算机识别和管理。

4.编目：

*卷内文件目录/件内文件目录：对每卷（件）档案内的文件进行登记，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号等信息。

*案卷封面/件封面：填写案卷（件）标题、责任者、年度、保管期限、档号等要素。案卷标题应简明扼要地揭示卷内文件的主要内容。

*备考表：填写本卷（件）档案的形成、整理、变动、保管等情况说明。

5.装订：按照便于保护档案和利用的原则，对整理好的档案进行装订。永久保管的档案应采用线装或其他耐久性较好的装订方式。

五、档案的保管

档案保管是确保档案安全、延长档案寿命的重要保障。

1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

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