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行政办公物资采购与管理流程手册

第一章总则

1.1目的

为规范公司行政办公物资的采购与管理工作，保障各部门物资需求，提高采购效率，控制运营成本，保证物资管理规范、透明、有序，特制定本流程手册。

1.2适用范围

本手册适用于公司各部门行政办公物资（包括但不限于办公用品、办公设备、耗材、清洁用品、劳保用品等）的采购申请、审批、采购、验收、入库、领用、盘点及报废等全流程管理。

1.3基本原则

需求导向：以实际工作需求为出发点，避免盲目采购。

合规高效：严格遵守公司制度及采购流程，保证采购过程合法、高效。

成本控制：通过比价、议价等方式降低采购成本，提高资金使用效益。

责任明确：明确各部门及岗位在采购与管理中的职责，保证流程可追溯。

第二章行政办公物资采购流程

2.1需求提报与初审

操作主体：各部门申请人、部门负责人

操作步骤：

填写申请表：申请人根据部门工作需要，填写《行政办公物资采购申请表》（详见第四章模板1），注明物资名称、规格型号、单位、数量、预估单价、用途、紧急程度等信息，并附必要的使用说明（如设备需注明功能需求）。

部门审核：部门负责人对申请的必要性、合理性及数量进行审核，确认无误后签字批准，提交至行政部。

注意事项：紧急需求需在申请表中标注“紧急”，并说明原因，由行政部优先处理；常规需求需提前3个工作日提交，保证采购周期。

2.2需求汇总与复核

操作主体：行政部专员

操作步骤：

汇总需求：行政部每日收集各部门提交的《采购申请表》，按物资类别（如办公用品、设备等）进行分类汇总。

复核需求：行政部专员对汇总需求的合理性进行复核，重点核查：

是否符合公司年度预算（超预算需求需报财务部及总经理审批）；

是否存在重复采购（库存中是否有可调配物资）；

规格型号、数量是否与实际需求匹配。

反馈结果：复核通过的需求，行政部纳入采购计划；复核未通过的，退回申请人并说明原因。

2.3供应商选择与比价

操作主体：行政部、采购负责人

操作步骤：

供应商筛选：行政部从《合格供应商名录》（由行政部定期维护，包含供应商资质、报价、服务评价等信息）中筛选符合条件的供应商。

询价比价：

常规物资（如笔、纸等）：向至少2家供应商询价，填写《比价表》（详见第四章模板2），选择性价比最优的供应商；

大额物资（如单价超过2000元的设备）：需向至少3家供应商询价或采用公开招标方式，保证价格公允。

审批：比价结果报采购负责人审批，审批通过后确定合作供应商。

2.4订单下达与合同签订

操作主体：行政部、采购负责人、法务部（如需）

操作步骤：

下达订单：行政部根据审批通过的比价结果，向供应商下达《采购订单》（详见第四章模板3），明确物资名称、规格、数量、单价、交货时间、交货地点、付款方式等条款。

合同签订：单次采购金额超过5000元或涉及长期合作的，需签订《采购合同》，合同内容需经法务部审核，保证条款合规，双方签字盖章后生效。

2.5物资交付与验收

操作主体：行政部、申请人、使用部门

操作步骤：

交付确认：供应商按订单约定时间交付物资，行政部核对送货单与订单信息（名称、数量、规格等），确认无误后签收。

质量验收：

常规物资（如办公用品）：由行政部专员检查外包装、数量是否完好；

设备类物资：由行政部组织使用部门共同进行功能测试，检查设备是否正常运行、配件是否齐全，填写《物资验收单》（详见第四章模板4），验收合格双方签字确认；验收不合格的，及时联系供应商退换货。

入库登记：验收合格的物资，由行政部及时登记入《库存物资台账》（详见第四章模板5），更新库存信息。

2.6付款结算

操作主体：行政部、财务部

操作步骤：

提交单据：行政部整理采购相关单据（采购订单、验收单、合同、结算凭证等），提交至财务部。

审核付款：财务部核对单据的完整性、合规性，确认无误后按合同约定付款方式办理付款手续。

第三章行政办公物资日常管理

3.1入库管理

操作主体：行政部专员

操作规范：

物资入库时，需核对《物资验收单》与实物信息，保证名称、规格、数量、质量一致；

按“物资类别+入库日期”分类存放，张贴标签注明名称、数量、入库时间，便于查找；

每日更新《库存物资台账》，保证账实相符。

3.2领用管理

操作主体：各部门申请人、部门负责人、行政部

操作步骤：

填写领用单：申请人根据工作需要，填写《物资领用登记表》（详见第四章模板6），注明领用部门、人员、物资名称、规格、数量、用途等信息。

审批：部门负责人对领用数量合理性进行审核，签字批准后提交至行政部。

发放与登记：行政部核对领用单与库存信息，确认无误后发放物资，并在《库存物资台账》及《物资领用登记表》上登记领用数量、领用人、领用时间，及时更新库存。

注意事项：严禁超量领用，非工作相关物资不得领用；贵重物资（如打印机、电脑等）