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会议管理与会议记录模板详述

一、适用场景与会议类型

常规工作例会：部门周会/月度工作复盘会，同步进度、协调资源；

专项项目推进会：针对特定项目（如新产品上线、流程优化）的阶段性目标对齐与问题解决；

跨部门协调会：涉及多部门协作事项的职责划分与资源调配；

专题研讨会：聚焦特定议题（如行业趋势分析、制度修订）的深度讨论与方案共创；

决策评审会：对重要事项（如预算审批、方案立项）进行最终决策。

二、会议全流程操作步骤

（一）会前准备：保证会议高效聚焦

明确会议目标与议题

根据工作需求确定核心目标（如“确定Q3营销方案”“解决跨部门协作堵点”），拆解为2-5个具体议题，避免主题发散。

示例：若目标为“推进新项目落地”，议题可设为“项目里程碑节点确认”“资源需求清单梳理”“风险预案讨论”。

确定参会人员与分工

核心参会人：与议题直接相关的决策者、执行者（如项目负责人、部门负责人*经理）；

列席人员：需知晓信息但无需参与决策的同事（如项目支持组*专员）；

明确角色：指定主持人（控场、引导议程）、记录人（实时记录要点、整理决议）、材料准备人（提前分发背景资料）。

准备会议材料与通知

提前1-3个工作日发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点（线上会议需附）、议程、参会人员、需提前审阅的材料（如项目进度表、方案草案）；

材料需简洁聚焦，重点数据可标注关键结论，避免冗长。

确认会议环境与设备

线下会议：提前预订会议室，测试投影仪、麦克风、网络等设备，摆放会议资料、签到表；

线上会议：提前测试会议软件功能（如屏幕共享、录制），提醒参会人提前10分钟进入会议室。

（二）会中执行：聚焦目标，高效讨论

开场与议程确认（5-10分钟）

主持人开场：明确会议目标、预计时长，重申各议题时间分配（如“本次会议60分钟，议题1讨论20分钟，议题2决策15分钟”）；

确认参会人到齐情况，如有缺席人员，简要说明其已授权的代参会人或需同步的信息。

逐项议题讨论（核心环节）

按议程推进：主持人引导每个议题从“现状说明→问题分析→方案建议→共识达成”的逻辑展开，避免偏离主题；

鼓励全员参与：优先安排议题直接负责人汇报，主持人主动邀请沉默人员发言（如“*主管，您对这个风险点怎么看？”）；

控制讨论节奏：对冗长发言或争议点及时干预（如“这个观点很有价值，我们是否先聚焦解决方案，具体细节会后单独沟通？”）。

关键信息记录

记录人实时记录：

讨论要点：关键观点（支持/反对理由）、数据引用（如“根据6月用户调研，满意度提升15%”）、分歧点（未达成共识的内容）；

决议事项：明确结论（如“同意采用方案A，暂缓方案B”）；

行动项：具体任务（如“完成竞品分析报告”）、负责人（*专员）、截止时间（7月15日前）。

总结与闭环（5-10分钟）

主持人总结：复述各议题决议、行动项及负责人，确认“谁、做什么、何时完成”；

记录人同步：口头确认记录要点无遗漏，明确会议记录将在24小时内分发。

（三）会后跟进：保证决议落地

整理与分发会议记录

记录人会后2小时内整理初稿，重点标注“决议事项”和“行动项”，发送给主持人审核；

审核通过后（最迟次日），将正式记录通过内部通讯工具（如企业钉钉）分发至所有参会人及需知晓的部门，并附“请确认收到，如有异议24小时内反馈”。

行动项跟踪与反馈

负责人按截止时间推进任务，提前1天向记录人反馈进度（如“竞品报告已完成初稿，需*经理审核后定稿”）；

记录人建立“行动项跟踪表”，每周更新状态，在下次例会中同步未完成项的原因及调整计划。

资料归档

将会议通知、议程、参会签到表、会议记录（含审核版）、行动项跟踪表等材料整理归档，保存期限不少于1年（重要项目资料可长期保存）。

三、会议记录标准化模板

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：部门2024年Q3工作规划会

会议类型

□常规例会□项目推进会□跨部门协调会□专题研讨会□决策评审会

会议日期

2024年X月X日

开始时间

14:00

结束时间

15:30

会议地点

□线下：总部3楼301会议室□线上：腾讯会议（会议号X–）

主持人

*经理

记录人

*助理

应到人数

8

实到人数

7

缺席人员及原因

*主管（外出培训）

会议主题/目标

明确Q3部门核心KPI，分解各小组任务，协调跨部门资源支持

（二）会议议程与讨论记录表

序号

议程主题

汇报人/发言人

讨论要点（关键观点、分歧、共识）

决议事项

1

Q3部门KPI目标确认

*经理

-专员：参考历史数据，建议销售额目标提升20%-主管：需考虑市场增量，建议调整为15%共识：结合预算与资源，最终定15%

确认Q3部门销售额目标为15%（较去年同期增长15%）

2

各小组任务分解

组长（A组）、组长（B组）

-A组：需市场部提供客户资源清单，经理协调