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企业人事合同归档资料整合模版

一、适用场景与价值说明

本模版适用于企业人力资源部门、行政管理部门及相关岗位，针对人事合同及相关资料的系统性归档管理需求，主要覆盖以下场景：

新员工入职办理：规范劳动合同签订前身份验证、资质审查等资料的收集与归档，保证入职资料完整合规。

合同全生命周期管理：涵盖劳动合同签订、续签、变更、解除/终止等各阶段资料的动态整合，实现合同状态可追溯。

员工离职交接：系统梳理离职员工合同原件、离职证明、薪资结算单等资料，便于后续劳动纠纷处理或社保公积金转移。

企业合规审计：为劳动年检、社保稽核、法律诉讼等提供标准化档案支持，保证企业用工管理符合《劳动合同法》及地方regulations。

历史资料追溯：通过结构化归档，快速查询特定员工或时期的合同信息，提升管理效率。

二、系统化操作流程指引

（一）资料收集：明确清单，保证完整

操作目标：全面收集与人事合同相关的各类资料，避免遗漏关键信息。

具体步骤：

入职资料收集：

员工身份证复印件（正反面，需注明“仅供入职使用”及日期）；

学历/学位证书、职业资格证书复印件（与岗位要求匹配）；

离职证明（如有，需注明原单位离职原因及日期）；

入职登记表（含员工基本信息、紧急联系人、银行卡信息等）；

劳动合同书（一式两份，双方签字盖章页）。

合同变更/续签资料：

合同变更协议（如岗位调整、薪资变更，需双方签字确认）；

续签劳动合同书（原合同到期前30日启动，明确续签期限及条款）；

岗位调整通知单（如涉及岗位变更，需注明生效日期及薪资调整方案）。

离职/终止资料：

离职申请表（员工签字确认的离职原因及日期）；

离职证明（加盖公章，注明入职及离职日期、岗位、合同类型）；

薪资结算单（包含未发工资、经济补偿金、年假未休工资等，需员工签字确认）；

社保/公积金停缴申请表（由HR提交至相关机构）。

关键点：所有资料需为原件或加盖公章的复印件，复印件需注明用途及日期，避免歧义。

（二）分类整理：逻辑清晰，便于检索

操作目标：按员工及合同属性对资料进行分类，建立“一人一档、一事一夹”的管理体系。

具体步骤：

按员工维度分类：

以员工姓名（某某）+工号（如2023001）为档案名称，如“*某某_2023001_人事档案”；

每名员工档案内设“合同类”“基础信息类”“变动类”“离职类”等子文件夹。

按资料类型细分：

合同类：劳动合同书（含首次签订、续签、变更版本）、保密协议、竞业限制协议（如有）；

基础信息类：入职登记表、身份证复印件、学历证书复印件、体检报告；

变动类：岗位调整通知单、薪资变更协议、培训协议（如有）；

离职类：离职申请表、离职证明、薪资结算单、工作交接清单。

排序规则：按时间倒序排列（最新资料在前），或按资料重要性排序（合同原件在前，复印件在后）。

工具建议：可采用实体档案盒+标签分类（如“在职-2023年度”“离职-2023年度”），或电子档案管理系统（如钉钉、企业的档案模块），支持关键词检索。

（三）信息录入：标准化登记，动态更新

操作目标：将关键信息录入电子台账，实现数据化管理，便于统计分析。

具体步骤：

建立电子台账：使用Excel或专业HR软件，创建“人事合同归档信息表”（模板详见第三部分）；

填写核心字段：

员工基本信息：姓名（某某）、工号、部门、岗位、入职日期、身份证号（后4位加密显示）；

合同信息：合同编号（如HT2023001）、签订日期、合同期限（起始-截止日期）、合同类型（固定期限/无固定期限/以完成一定工作任务为期限）；

状态信息：当前状态（在职/试用期/离职/终止）、离职日期（如适用）、离职原因（如适用）；

归档信息：档案编号（如DA2023001）、归档日期、存放位置（档案柜-第X层-第Y格）、电子档路径（如\HR档案\2023*某某）。

动态更新机制：

合同签订/变更/离职时，24小时内更新台账；

每月第一周核对台账与实物档案，保证信息一致。

（四）归档存储：物理+电子双备份，安全可控

操作目标：保证档案实体及电子数据的安全，防止丢失、损毁或信息泄露。

具体步骤：

实体档案归档：

使用统一规格的档案盒（A4纸大小），正面标注“员工姓名某某”“工号”“档案类型”“归档日期”；

档案盒内附“档案清单”（详见第三部分模板），列明盒内所有资料名称及份数；

存放于干燥、防火、防潮的档案柜，按部门/工号顺序排列，钥匙由专人保管（如HR主管）。

电子档案归档：

扫描纸质资料为PDF格式（分辨率不低于300DPI，保证清晰可读），文件命名规则：“资料类型-日期-姓名”，如“劳动合同某某”；

存储于企业内部服务器或加密云盘，设置访问权限（仅HR部门相关岗位可查看）；

每月对电子档案进行增量备份，每季度进行全量备份，备份数据异地存储（如总部服