《通用行政能力与实践》课件——3.3学流程训技能2：会中服务.pptxVIP

通用行政能力与实践会中服务

01会议接站环节

会议接站接站是国际性、全国性和跨地区会议活动的首要接待环节。该环节的主要工作包括：明确接待规格设置清晰的接待标志介绍宾主双方成员做好充分的接站准备实时掌握来宾抵达情况妥善安排与会人员乘车

会议接站(一)确定接待规格根据来访人员的身份，确定本单位陪同领导的级别。接待规格通常分为以下三类1高规格接待，即陪同人员的职位高于来宾，适用于如上级领导派员了解情况、传达意见，或兄弟企业派人来商量重要事务等场合。2低规格接待，即陪同人员的职位低于来宾，适用于如上级领导或主管部门领导到基层视察等场合。3对等接待，即主要陪同人员与来宾的职位同等级的接待。

会议接站在会议接待中，接待规格的选择至关重要。因此，一般以接待者与来访者身份对等为宜。规格过高可能会干扰领导的正常工作规格过低可能影响与来访单位的关系

会议接站(二)介绍宾主双方在来宾抵达时，需进行双方的介绍环节。此环节应遵循特定的介绍顺序。本着“让客人优先了解情况”“尊者有优先知情权”的原则，在社交活动和公务活动两种情况的介绍顺序。

会议接站(二)介绍宾主双方将主人介绍给客人将社会地位较低者介绍给地位较高者男性介绍给女性年轻人介绍给老年人未婚者介绍给已婚者将自己关系密切的一方介绍给另一方在一般社交场合，通常：

会议接站(二)介绍宾主双方在公务活动中，介绍顺序则主要依据职位高低来决定，不考虑性别和年龄因素当一方为个人、另一方为集体时，应先将个人介绍给集体然而，如果来者的身份地位非常高，即使是个体，也应先将集体中的其他成员介绍给他当两个集体需要互相介绍时，应先将地位较低的一方介绍给地位较高的一方若为主宾双方，则应将东道主一方介绍给客方

会议接站(二)介绍宾主双方1在会议接待流程中，当来宾到达且没有本单位领导陪同时，接待人员应主动上前进行自我介绍，并表示欢迎。2若领导亲自前往迎接，且双方为首次见面，接待人员可先向来宾介绍会议主办方欢迎人员中身份最高者，随后再介绍来宾。3在主客双方身份最高者相互介绍之后，再按照先主后宾的顺序介绍双方其他人员。4有时也可由主方身份最高者亲自进行。5介绍结束后，主办方接待人员或领导应主动与来宾握手，以示欢迎。

会议接站(三)安排与会人员上车接待来宾时，需安排乘坐接待车辆，并遵循“右为上，左为下；后为上，前为下”的座次原则。具体而言，小轿车中：位于司机的右后方1号座位在司机的正后方2号座位位于后排中间3号座位在司机的旁边4号座位

会议接站(三)安排与会人员上车当接待人员单独陪车时，应坐在客人的左侧。上车时，接待人员先打开右侧车门，请客人从右门上车，自己则从左侧门上车，避免从客人座位前穿过。若客人上车后选择了左侧座位，则无需请其挪动然而，若接待的是重要外宾，且车前挂有双方国旗时，则应严格遵守“主左客右”的原则。

会议接站(四)会议报到与引导针对需要安排集中住宿的大中型会议，会议报到环节对秘书人员而言至关重要，需完成以下任务：邀请与会者填写会议登记表，以便进行信息记录。向与会者分发会议所需的文件资料、文件袋及证件等用品。负责安排与会者的住宿事宜。若需制作会议通讯录，则应告知与会人员收集信息的目的，并在会议结束前将其发给与会人员。仔细核验与会者的证件，以确保其具备参会资格。预先收取会务费、食宿费及资料费等，并当场开具收据给与会者。

02会议记录和会议简报的拟写

会议接站(一)会议记录会议记录是一种应用文体，它要求如实记录会议的基本情况，包括会议中的报告、讲话、发言和决议等内容，是处理会议事务时不可或缺的重要文书。（1）会议中心议题及其相关的活动；（2）会议中讨论和争论的焦点，以及各方的主要观点；（3）权威人士或代表人物的发言内容；（4）会议开始时的引导性言论和结束前的总结性言论（5）会议中已决议或尚未决议的事项（6）对会议产生重要影响的其他言论或活动。1.会议记录的重点在制作会议记录时，应着重关注以下要点：

会议接站（1）标题：专用性标题；通用性标题。（2）首部：会议名称、时间、地点、会议主席或主持人、与会人员、人数、记录人、会议内容（或议程）。（3）主体：主持人开场白、主题报告、讨论发言、会议决议。2.会议记录的格式和内容会议记录一般需包括以下内容：（4）尾部：记录人、审核人、发言人、法定的签字人员。以下是常见的会议记录格式范例。

会议接站（1）性质对比3.会议记录和会议纪要的区别会议记录作为事务文书，用于详细记录会议发言和情况，它属于原始材料，并非正式公文。会议纪要是正式的公文文种，具有法定行政公文的效力，常用于在一定范围内传达或传阅，并要求贯彻执行。（2）内容对比会议记录要求全面、详细地记录会议发言和情况，做到有言必录、有会必录，作为内部资料用于存档备查及后续研究、检查和总结工作。会议纪要主要记录重要会议