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档案管理规范与资料归档制度

一、档案管理规范

档案管理工作应遵循统一领导、分级负责、科学管理、安全保密、有效利用的原则，确保档案的真实性、完整性、可用性与安全性。

（一）档案的收集

档案收集是档案管理的起点，应确保全面、及时、准确。各部门应指定专人负责本部门形成的各类有保存价值的文件材料的积累、整理，并定期向档案管理部门移交。档案管理部门需主动对接，指导和督促各部门做好收集工作，确保应归档的文件材料不遗漏、不延误。收集范围应涵盖组织在各项职能活动中形成的，具有查考利用价值的各种载体形式的记录，包括但不限于纸质文件、电子文档、声像资料、实物等。

（二）档案的整理

档案整理是档案管理的核心环节，目的是使零散的档案系统化、条理化。整理工作应按照档案形成的自然规律和内在联系，遵循一定的原则和方法进行。

1.分类：应根据档案的内容、形式、形成时间或部门等因素，采用统一的分类体系进行划分，确保分类逻辑清晰、层次分明。

2.编号：在分类的基础上，对每份档案进行科学编号，编号应具有唯一性和可追溯性，便于识别和管理。

3.排列：按照编号顺序或形成时间顺序，对档案进行系统排列，固定其位置。

4.编目：对整理好的档案编制目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录信息应规范、详尽，便于检索。著录项目应符合相关标准。

（三）档案的保管

档案保管是维护档案实体安全与信息安全的重要保障。

1.库房要求：档案库房应具备适宜的温湿度条件，避免阳光直射、潮湿、高温、粉尘、鼠虫等有害因素。配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光、防尘设备。

2.日常维护：定期对档案进行检查，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。电子档案应做好备份和防病毒工作，确保数据安全。

3.清点核对：定期对库存档案进行清点核对，做到账物相符，发现问题及时上报并处理。

（四）档案的利用

档案利用是档案工作的最终目的，应在确保安全保密的前提下，最大限度地满足组织各项工作对档案信息的需求。

1.利用手续：建立严格的档案借阅制度，明确借阅权限、审批流程和借阅期限。借阅档案需履行登记手续，重要档案的借阅需经相关领导批准。

2.利用监督：档案管理人员应对档案的利用过程进行监督，确保档案在利用过程中不被涂改、勾画、抽取、撤换或损坏。

3.保密原则：严格遵守国家及组织的保密规定，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应依法依规进行管理，严禁擅自扩散。

（五）档案的鉴定与销毁

对于已超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定。经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序报经批准后进行销毁。销毁档案必须有严格的审批手续和监销制度，确保销毁过程安全、规范，严禁个人私自销毁档案。

二、资料归档制度

资料归档是确保档案完整、准确、系统的关键步骤，各部门及相关人员必须严格遵守本制度。

（一）归档范围与时间

1.归档范围：凡是在组织各项工作中形成的，反映工作活动、具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属归档范围。具体范围由档案管理部门根据相关规定并结合组织实际情况另行制定明细清单。

2.归档时间：

*日常工作中形成的文件材料，一般应在办理完毕后的规定期限内（如次月底前）整理归档。

*专项工作、重大活动形成的文件材料，应在工作结束或活动完成后规定期限内整理归档。

*电子文件应与纸质文件同步形成、同步归档，并确保其真实性、完整性、有效性和安全性。

（二）归档流程与要求

1.部门预整理：各部门兼职档案员负责本部门形成文件材料的收集、初步分类、排序、编写页码、填写卷内目录等预整理工作，并检查文件材料的完整性、规范性。

2.移交审核：预整理完毕后，由部门负责人审核签字，然后向档案管理部门办理移交手续。档案管理部门接收时应对移交档案的质量进行检查验收，对不符合要求的，应退回形成部门重新整理。

3.规范装订：归档的纸质文件材料应去除易锈蚀的金属物，采用符合档案保护要求的装订材料和方法进行装订。

4.电子文件归档：电子文件归档应符合相关技术标准，确保其载体兼容、数据可读。应连同其元数据一并归档，并进行异地备份。

（三）归档责任

1.部门责任：各部门负责人是本部门资料归档工作的第一责任人，应督促本部门人员按规定及时、完整地将应归档资料整理后移交档案管理部门。

2.个人责任：文件材料的形成者是资料归档的直接责任人，应对所形成文件材料的真实性、完整性负责，并按要求及时提交给本部门兼职档案员。

3.档案部门责任：档案管理部门负责对各部门归档工作进行指导、监督和检查，确保归档制度的有效执行。

（四）监督与考核

档案管理部门应定期对各部门的资料归档情况进行检查与考核，并将考核结果纳入相关部门及人员的工