会议记录与会议纪要制作模板.docxVIP

适用场景说明

标准化操作流程

一、会前准备：奠定高效记录基础

明确会议目标与议程

提前获取会议通知，确认会议主题、目的、核心议题及预计时长，梳理议程顺序，明确各环节讨论重点。

若议程未提前下发，需在会议开始前与主持人确认讨论避免记录时遗漏关键方向。

准备记录工具与模板

根据会议类型选择记录方式（手写、电子文档或专业会议记录软件），提前打开或打印会议记录模板（含会议基本信息、议程、讨论区、决议区、行动项等模块）。

准备备用工具（如录音设备，需提前征得主持人及参会人员同意），保证记录连续性。

熟悉参会人员与背景

知晓参会人员姓名、职务及相关背景（如项目角色、负责领域），便于快速对应发言内容，减少记录时的信息核对时间。

对会议涉及的专业术语、项目背景进行提前梳理，避免因不熟悉概念导致记录偏差。

二、会中记录：实时捕捉关键信息

记录会议基本信息

在模板中准确填写会议名称、日期、开始/结束时间、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）。

按议程顺序梳理讨论内容

以议程为逐项记录各议题的讨论过程：

发言要点：记录每位发言人的核心观点、建议及论据（用“某职务：观点内容”格式，如“项目经理：需在3月15日前完成需求文档初稿”），避免逐字记录，提炼关键信息。

分歧与共识：对讨论中的不同意见标注“分歧点”，对达成一致的观点标注“共识”，如“分歧：研发主管认为技术实现周期需2周，产品经理认为需压缩至1周；共识：优先实现核心功能，非核心功能延后”。

数据与案例：记录提及的重要数据（如“成本预算需控制在10万元以内”）、案例或参考资料（如“参照去年Q3项目经验”）。

聚焦决议与行动项

对会议达成的决议（如“通过《XX项目方案V2》”）单独列出，明确决议结论及依据。

详细记录行动项：包含任务内容、负责人、计划完成时间、所需资源（如“行动项1：完成用户调研报告——负责人市场专员，时间3月10日，资源：调研问卷模板”），保证可追溯、可执行。

实时核对与补充

会议间隙或讨论暂停时，快速核对记录的准确性，特别是决议、时间、负责人等关键信息，有疑问时及时向发言人或主持人确认。

对未明确的行动项或模糊结论，当场标注“需确认”，会后第一时间跟进落实。

三、会后整理：输出规范会议纪要

整理会议记录初稿

会后2小时内完成会议记录整理，将手写记录或零散电子笔记按议程逻辑梳理成文，保证语言简洁、条理清晰，删除口语化表达（如“嗯”“那个”）及重复内容。

编写会议纪要核心内容

会议概况：提炼会议目标、主要议题及整体结论（1-2句话总结会议核心成果）。

决议事项：按议题顺序列出所有决议，注明决议编号（如“决议-01”）及结论依据。

行动项跟踪表：以表格形式呈现行动项，包含序号、任务描述、负责人、计划完成时间、实际完成时间（后续填写）、备注（优先级/风险说明），保证责任到人。

附件说明：如会议涉及演示文稿、调研数据、方案文档等，列出附件名称及获取方式（如“附件：《XX项目需求文档V2》-存于共享文件夹‘项目资料/2024年3月’”）。

审核与分发

将初稿提交主持人审核，确认决议、行动项等关键信息无误后，定稿会议纪要。

在会议结束后24小时内，通过邮件、企业等渠道向参会人员及相关方分发纪要，抄送需知悉的领导或部门，并提醒行动项负责人按时反馈进度。

归档保存

将会议记录（含原始记录、审核版纪要）按“会议名称-日期”格式命名，存储至指定共享文件夹或档案系统，保存期限不少于1年（重要项目会议建议保存2年以上），便于后续查阅。

模板结构示例

会议记录表（原始记录用）

会议基本信息

会议名称

XX项目周例会

日期

2024年3月5日

时间

14:00-15:30

地点

3楼会议室A（线上会议：腾讯会议，会议号123-456-789）

主持人

项目总监

记录人

项目助理

参会人员

研发主管、产品经理、测试工程师、市场专员、客服主管

缺席人员及原因

财务经理（外出培训）

会议议程

讨论与发言记录

决议事项

行动项

1.项目进度同步

研发主管：前端开发完成80%，后端接口联调中，遇到第三方数据接口延迟问题。产品经理：需优先保障核心功能登录模块，3月8日前上线测试版。

决议-01：核心功能登录模块优先上线，3月8日完成测试版。

行动项1：协调第三方接口方加速数据对接——负责人研发主管，时间3月7日。行动项2：登录模块测试用例完善——负责人测试工程师，时间3月7日。

2.用户反馈问题处理

客服主管：上周收到12起关于“页面卡顿”的投诉，集中在安卓低端机型。市场专员：建议同步优化兼容性，并发布安抚公告。

决议-02：针对安卓低端机型优化页面功能，3月10日前提交优化方案。

行动项3：排查安卓低端机型卡顿原因并输出优化方案——负责人研发主管，时间3月10日。行动项