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财务报销审核快速处理模板

一、适用范围与背景

二、操作流程详解

步骤1：报销申请发起

操作主体：费用实际发生人（申请人）

具体操作：

申请人登录财务系统或填写纸质《费用报销单》，准确填写基本信息（含姓名、所属部门、联系方式、报销日期等）；

按费用类型分类整理支出凭证（如行程单、消费清单、付款凭证等），保证凭证清晰、完整，与报销金额一一对应；

在报销单中详细注明费用发生事由、时间、地点及参与人员（如涉及多人，需注明各人分摊金额）；

提交报销单及附件至部门负责人处，发起初审流程。

步骤2：部门初审

操作主体：申请人所在部门负责人

具体操作：

核对报销单与附件的匹配性，确认费用是否与部门业务计划相关，是否存在超预算或不合理支出；

检查费用事由的真实性（如差旅费需核对行程是否与工作内容匹配，招待费需注明接待对象及目的）；

审核无误后，在部门审核栏签字确认，并注明初审日期，将材料转交财务部门。

步骤3：财务复核

操作主体：财务部门审核专员

具体操作：

接收部门转交的报销材料，检查单据填写完整性（如金额大小写是否一致、日期是否逻辑连贯、签字是否齐全）；

核对费用金额与附件凭证的一致性，保证无重复报销、虚报冒领情况；

对照公司《费用管理制度》，审核费用标准是否符合规定（如差旅住宿标准、招待费限额等）；

对存疑事项（如费用明细模糊、超标准支出未说明原因），及时与申请人沟通补充材料；

复核通过后，在财务审核栏签署意见及日期，提交至对应审批层级。

步骤4：分级审批

操作主体：按金额分级审批人（如部门总监、财务总监、总经理等）

具体操作：

根据公司权限划分，不同金额的报销单由对应审批人处理（例如：5000元以下由部门总监审批，5000-20000元由财务总监审批，20000元以上由总经理审批）；

审批人重点复核费用的必要性、合规性及是否符合公司战略目标，对大额或特殊支出需签署专项说明；

审批通过后，在审批栏签字确认；若驳回，需注明原因并退回至申请人或财务部门。

步骤5：报销支付与归档

操作主体：财务部门出纳及档案管理员

具体操作：

出纳根据审批通过的报销单，在约定工作日内完成款项支付（可选择银行转账、现金等方式，并记录支付凭证号）；

档案管理员将报销单、附件、审批记录等资料分类整理，按时间顺序归档保存，保证可追溯；

财务系统同步更新报销台账，定期费用分析报表，为管理层提供决策支持。

三、标准化表格模板

费用报销单

报销单号

申请日期

年月日

申请人

某

所属部门

财务部

联系方式

报销周期

年月日至年月日

费用类型

费用明细

金额（元）

备注

差旅费

交通费（高铁）

350.00

北京-上海出差

住宿费

1200.00

3天，标准400元/天

办公费

文具采购

85.50

部门共用耗材

业务招待费

客户餐费

580.00

接待项目合作方

合计金额

大写：人民币贰仟贰佰壹拾伍元伍角整

2215.50

附件清单

1.高铁票2张2.增值税普通发票1张3.招待费清单1份

部门审核意见

费用属实，符合部门预算，同意报销。负责人签字：某日期：年月日

财务审核意见

单据齐全，金额准确，符合报销标准。审核人：某日期：年月日

审批意见

同意报销。审批人：某（财务总监）日期：年月日

支付状态

□已支付□未支付支付日期：年月日支付方式：□银行转账□现金

四、关键控制要点

凭证合规性：所有报销需附真实、合法的支出凭证，保证凭证抬头、金额、日期等信息与实际支出一致，禁止无凭证或伪造凭证报销。

金额准确性：报销金额需与附件凭证完全匹配，大小写一致，分项计算清晰，杜绝多报、漏报。

时效性要求：费用需在发生后15个工作日内提交报销，逾期需说明原因并经财务负责人特批，跨年度费用原则上不予受理。

权限管理：严格执行分级审批制度，审批人不得越权审批，对超标准或特殊事项需提前与财务部门沟通。

信息真实：申请人需对报销信息的真实性负责，若存在虚假报销，将按公司规定追究责任，情节严重者予以纪律处分。

保密原则：财务人员需对报销人的个人信息及费用内容严格保密，不得随意泄露或用于非工作用途。