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IT固定资产管理方案

一、方案背景与目标

（一）背景

随着公司数字化转型进程加快，IT固定资产（如计算机、服务器、网络设备、存储设备等）的数量持续增长，分布范围覆盖各业务部门。当前IT固定资产管理存在台账不清、责任主体不明、资产闲置浪费、盘点效率低下、处置流程不规范等问题，不仅影响资产利用率，还可能导致财务核算偏差、资产流失等风险。为解决上述问题，规范IT固定资产管理流程，保障公司资产安全与完整，特制定本方案。

（二）目标

1.建立清晰、准确的IT固定资产台账，实现资产信息全生命周期可追溯，确保账、卡、物、码一致。

2.明确各部门及人员在IT固定资产管理中的职责，形成“谁使用、谁负责”的管理机制，提升责任意识。

3.规范IT固定资产采购、验收、登记、领用、维护、盘点、处置等全流程管理，提高管理效率。

4.优化资产配置，减少闲置资产，提高资产利用率，降低企业运营成本。

5.强化资产安全管理，防范资产丢失、损坏、被盗等风险，保障公司财产安全。

二、管理范围与定义

（一）管理范围

本方案所指IT固定资产，是指公司通过采购、调拨、捐赠等方式获得，使用期限超过1年，单位价值在规定标准（如2000元及以上），且在使用过程中保持原有物质形态的IT类资产，主要包括但不限于：

1.计算机设备：台式电脑、笔记本电脑、一体机、平板电脑等。

2.服务器与存储设备：各类应用服务器、数据库服务器、存储阵列、硬盘柜等。

3.网络设备：交换机、路由器、防火墙、负载均衡器、无线AP等。

4.办公自动化设备：打印机、复印机、扫描仪、传真机、多功能一体机等。

5.其他IT资产：投影仪、视频会议设备、UPS电源、机房专用空调、大容量移动硬盘等。

（二）资产定义补充

对于单位价值未达规定标准，但使用期限超过1年、批量采购且总价值较高的IT耗材（如批量办公电脑配件），参照IT固定资产管理要求进行管控；对于使用期限不足1年、易损耗的IT物品（如普通U盘、鼠标、键盘），纳入低值易耗品管理，不适用本方案。

三、组织架构与职责分工

建立“归口管理、分级负责”的组织架构，明确IT部门、财务部门、使用部门、行政部门的职责，确保管理责任落实到人。

（一）IT部门（归口管理部门）

1.负责本方案的制定、修订与推广执行，统筹IT固定资产全生命周期管理工作。

2.建立并维护IT固定资产电子台账，记录资产的采购信息、验收情况、领用记录、维护记录、盘点结果、处置信息等。

3.负责IT固定资产的采购需求审核、选型建议、供应商评估与采购协调（或配合采购部门完成）。

4.组织IT固定资产的验收、编号、贴标工作，确保资产信息准确录入台账。

5.负责IT固定资产的日常维护、维修、升级工作，建立维护档案；对无法维修的资产提出处置建议。

6.牵头组织IT固定资产的定期盘点工作，协调解决盘点过程中发现的问题，编制盘点报告。

7.负责IT固定资产的调拨、报废、处置等流程的审核与执行，确保处置合规。

8.开展IT固定资产管理培训，指导各部门正确执行管理流程。

（二）财务部门

1.负责IT固定资产的财务核算工作，包括资产入账、折旧计提、价值调整、处置核销等，确保财务数据与资产实际情况一致。

2.参与IT固定资产的采购审批、验收、盘点、处置等环节的监督工作，核对资产台账与财务账簿的一致性。

3.制定IT固定资产折旧政策，按规定计提折旧，准确反映资产价值。

4.对盘点过程中发现的盘盈、盘亏资产，协助IT部门进行账务处理。

（三）使用部门

1.指定专人作为本部门IT固定资产管理员，负责本部门资产的日常管理工作。

2.提出本部门IT固定资产采购需求，确保需求合理、必要。

3.配合IT部门完成资产验收、领用、盘点等工作，核对资产信息无误后签字确认。

4.负责本部门使用的IT固定资产的日常保管、维护，避免资产损坏、丢失；发现资产故障或异常时，及时向IT部门报修。

5.人员调动或离职时，办理IT固定资产交接手续，确保资产正常移交。

6.配合IT部门开展资产调拨、处置等工作，提供相关资产使用情况说明。

（四）行政部门（协助管理部门）

1.配合IT部门完成IT固定资产的采购招标、合同签订、物资入库与出库等行政流程。

2.负责IT固定资产存储场地（如机房、仓库）的环境管理、安全保障，确保资产存储环境符合要求。

3.协助IT部门处理报废资产的回收、处置（如联系专业回收机构），确保处置过程环保、合规。

四、全生命周期管理流程

（一）采购流程

1.需求申请：使用部门根据业务需求，填写《IT固定资产采购申请表》，说明资产名称、规格型号、数量、预算金额、使用用途等信息，经部门负责人审批后提交至IT部门。

2.需求审核：IT部门对采购需求的合理性、必要性、技术可行性进行审核；审核通