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企业行政文书档案标准

一、标准制定背景与适用范围

为规范企业行政文书档案的收集、整理、保管、利用及销毁等全流程管理，保证档案内容的完整性、真实性和可追溯性，提升行政工作效率，保障企业运营合规，特制定本标准。本标准适用于企业总部及各部门在行政活动中形成的各类文书档案，包括但不限于综合管理、人事、财务、资产、会议、合同等领域的行政文件材料。

二、文书档案分类与归档范围

（一）档案分类体系

根据行政文书的内容和性质，采用“一级分类+二级分类”的方式，具体

综合管理类：企业章程、年度工作计划与总结、规章制度、内部通知、请示报告、对外函件等；

人事管理类：员工入职/离职材料、劳动合同、培训记录、绩效考核、奖惩文件、人事任免通知等；

财务管理类：年度预算、财务报告、费用报销凭证（非涉税敏感件）、审计报告、固定资产台账等；

资产管理类：设备采购合同、资产验收单、维修记录、报废申请、盘点报告等；

会议管理类：各类会议通知、议程、签到表、会议纪要、决议事项跟踪表等；

合同管理类：行政类合同（如办公场地租赁、采购合同）、服务协议等（不含业务合同）；

其他类：无法归入上述类别的其他重要行政文书，如企业文化建设材料、公益活动记录等。

（二）归档范围界定

必须归档文件：涉及企业重大决策、核心制度、重要人事变动、关键财务数据、法律效力文件等；

选择性归档文件：日常工作中的常规通知、非关键会议记录、阶段性工作总结等，可根据部门需求确定是否长期保存；

不归档文件：草稿（最终定稿除外）、重复性文件、无保存价值的临时通知、个人事务材料等。

三、文书档案标准化处理流程

（一）文书形成与审核

起草：由业务部门根据实际需求起草文书，内容需准确、完整，格式符合企业规范（字体、字号、行距等）；

审核：部门负责人对文书内容进行初审，重点核对事项真实性、数据准确性；涉及跨部门的文书，需相关联部门会签；

签发：根据文书重要性，由分管领导或总经理签发，签发人需手写签名并注明日期。

（二）归档范围判定

文书签发后，由起草部门对照《归档范围清单》进行判定，明确是否归档及归档类别，填写《文书归档判定表》（见附件1）。

（三）整理与组卷

文件排序：按文书形成时间顺序或逻辑关系排列，正本在前、附件在后，批复在前、请示在后；

编页码：采用阿拉伯数字连续编写页码，正面右下角、背面左下角装订；

填写卷内目录：每卷档案需填写《卷内目录》（见附件2），包含序号、文件标题、文号、日期、页号、责任者等要素；

装订：采用线装或胶装方式，保证文件牢固、不散页；超过页数的文件可分多卷装订，每卷厚度不超过3cm。

（四）归档移交

时间要求：文书办理完毕后15个工作日内完成归档；

移交手续：由起草部门填写《档案移交清单》（见附件3），经档案管理部门核对无误后，双方签字确认，一式两份，部门与档案管理部门各执一份；

移交方式：纸质档案需移交档案室，电子档案需同步至企业档案管理系统，并保证格式兼容（PDF、Word等）。

（五）保管与利用

保管要求：

纸质档案存放于专用档案柜，按分类编号顺序排列，环境需通风、干燥、防火、防潮、防虫；

电子档案需定期备份（每月至少1次），存储介质需异地存放，防止数据丢失；

涉密档案需单独存放，设置访问权限，仅限授权人员查阅。

利用流程：

查阅档案需填写《档案查阅申请表》（见附件4），说明查阅目的、内容、用途，经部门负责人及档案管理部门审批；

查阅时需在档案查阅室进行，严禁涂改、勾画、抽取、撤换文件；

复印档案需经档案管理部门同意，复印件加盖档案专用章，与原件具有同等效力。

（六）鉴定与销毁

鉴定：档案管理部门每3年组织一次档案鉴定，对到期档案进行价值评估，区分“继续保存”“销毁”两类；

销毁：对无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清单》，经分管领导审批后，由两人以上监销，保证信息无法恢复；销毁后需在清单上签字存档，电子档案需彻底删除并销毁存储介质。

四、常用文书模板示例

附件1：文书归档判定表

文件标题

文号

形成日期

起草部门

归档类别（□综合/□人事/□财务/□资产/□会议/□合同/□其他）

是否必须归档（□是/□否）

备注

《2024年度工作计划》

*行办〔2024〕001号

2024-01-05

办公室

综合

是

正本

附件2：卷内目录

序号

文件标题

文号

日期

页号

责任者

1

《2024年第一次总经理办公会议纪要》

*总办〔2024〕003号

2024-03-10

1-3

总经理办公室

2

《关于调整办公时间的通知》（附件）

*行办〔2024〕004号

2024-03-12

4

办公室

附件3：档案移交清单

移交部门

移交人

接收人

移交日期

档案编号

档案名称

卷数

页数

备注

人力资源部

*某

*某

2024-03-15

RZ-2024-001

2024年第一