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采购流程标准化模板供应商选择与合同管理指南

一、适用工作场景说明

本指南适用于企业各类采购活动中供应商的选择与合同管理全流程，涵盖但不限于：

常规采购场景：生产物料、办公用品、设备采购等标准化需求；

项目采购场景：工程建设、研发外包、服务采购等非标准化需求；

新供应商引入场景：首次合作供应商的资质审核与评估；

跨部门协同场景：采购部门、需求部门、财务部门、法务部门在供应商选择与合同管理中的协同操作。

通过标准化流程，保证采购活动的合规性、效率性与风险可控性，同时为采购团队提供清晰的操作指引。

二、供应商选择标准化操作流程

（一）需求确认与采购计划制定

操作目标：明确采购需求边界，为供应商选择提供依据。

操作步骤：

需求部门发起：需求部门填写《采购需求申请表》（模板见“配套工具模板”），明确采购标的名称、规格型号、技术参数、数量、交付时间、质量标准、预算金额等核心信息，部门负责人*审批通过后提交至采购部门。

采购部门审核：采购部门对需求合理性（如预算是否符合公司规定、技术参数是否清晰）进行审核，必要时与需求部门沟通优化需求内容。

制定采购计划：审核通过后，采购部门结合采购标的金额、紧急程度、市场供应情况，制定采购计划，明确采购方式（如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等），报采购经理*审批。

（二）供应商寻源与信息收集

操作目标：获取潜在供应商资源，建立候选供应商池。

操作步骤：

寻源渠道选择：根据采购计划，通过以下渠道收集供应商信息：

公开渠道：行业展会、专业招标平台、供应商库（企业已有合格供应商名录）；

主动寻源：市场调研、行业协会推荐、同行企业引荐（需保证合规性）；

供应商自荐：接收供应商主动提交的资质文件（需纳入统一审核流程）。

供应商信息登记：对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除明显不符合基本要求的供应商（如无相关经营资质、过往合作存在重大不良记录等），填写《潜在供应商信息登记表》，记录供应商名称、联系方式、主营业务、核心产品/服务、合作案例等基本信息。

（三）供应商资格预审

操作目标：验证供应商的基本资质与履约能力，排除不合格候选人。

操作步骤：

发布资格预审通知：向符合初步筛选条件的潜在供应商发送《供应商资格预审通知书》，明确预审要求、需提交的材料清单（如营业执照副本、相关行业资质证书、ISO质量管理体系认证、财务报表、类似项目业绩证明等）及截止时间。

材料审核与现场考察：

材料审核：采购部门联合需求部门、法务部门对供应商提交的资质文件进行审核，重点核查文件真实性、有效性及与采购需求的匹配度（如行业资质等级、生产/经营许可范围等）；

现场考察（必要时）：对金额较大或技术复杂的采购项目，组织考察小组（含采购、技术、质量人员）对供应商的生产场地、技术能力、质量管控体系、交付能力等进行实地考察，形成《供应商现场考察报告》。

确定合格供应商名单：根据审核与考察结果，筛选出符合资格要求的供应商，形成《合格供应商名录》，报采购经理*审批后作为后续评估对象。

（四）供应商评估与选择

操作目标：通过量化评分与综合评议，确定最优候选供应商。

操作步骤：

制定评估标准：根据采购标的特性，制定《供应商评估打分表》（模板见“配套工具模板”），明确评估维度（如资质能力、报价、业绩、服务、履约能力等）及各维度权重（如资质能力占20%、报价占30%、业绩占25%、服务占15%、履约能力占10%等），保证评估标准客观、可量化。

组织评估会议：由采购部门牵头，邀请需求部门、技术部门、财务部门、法务部门组成评估小组，对合格供应商进行逐一打分。供应商需进行现场陈述（或提交书面说明），内容包括企业概况、技术方案、报价明细、服务承诺等。

确定候选供应商：汇总评估小组打分结果，计算综合得分，按得分高低排序，推荐1-3家候选供应商。若单一来源采购或紧急采购，需说明推荐理由并附专项说明。

审批与公示：候选供应商名单报采购总监*审批，审批通过后，在公司内部或指定平台进行公示（公示期不少于3个工作日），公示无异议后进入合同谈判阶段。

（五）商务谈判与供应商确定

操作目标：明确合作细节，达成一致意见并确定最终供应商。

操作步骤：

谈判准备：采购部门整理候选供应商的评估报告、报价文件及需求部门的技术要求，制定谈判方案，明确谈判目标、底线及分工。

组织商务谈判：与候选供应商就价格、付款方式、交付周期、质量标准、违约责任、售后服务等条款进行谈判，形成《谈判纪要》，记录双方达成一致及未达成一致的内容。

确定最终供应商：综合谈判结果与评估得分，确定最终合作供应商，签订《供应商合作意向书》（非必需，可根据采购金额决定），报采购总监*审批后正式通知供应商。

三、合同管理标准化操作流程

（一）合同起草

操作目标：基于谈判结果，拟定内容完整、条款合规的采购合同。

操作步骤：