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项目文档编制与管理标准模板

一、适用范围与核心价值

二、项目文档全流程编制与管理步骤

1.项目启动阶段：明确文档需求与清单

操作说明：

项目经理*牵头，根据项目类型（如软件项目、工程项目等）与规模，参考《行业文档编制指南》（如GB/T8566-2007《信息技术软件生存周期过程》、ISO21500项目管理标准等），制定《项目文档清单模板》（见本章第三节）。

清单需明确文档类型（如《项目章程》《需求规格说明书》《风险管理计划》）、编制责任人、计划完成时间、交付对象及密级（公开/内部/秘密）。

清单经项目发起人*审核确认后，作为后续文档编制的依据，纳入项目计划同步跟踪。

2.文档编制阶段：遵循规范与内容要求

操作说明：

编制责任人：根据《项目文档清单》，由对应角色（如产品经理负责需求文档、技术负责人负责设计文档、质量负责人*负责测试文档）牵头编制，相关业务人员配合提供资料。

内容规范：

文档标题需体现项目名称、文档类型及版本号（如“电商平台V2.0项目-需求规格说明书-V1.0”）；

结构需包含“目的、范围、术语定义、内容主体、附录”等核心模块（具体模块可根据文档类型调整）；

数据、图表需真实准确，引用外部资料需注明来源；

文档内禁止使用模糊表述（如“大概”“可能”），需量化指标（如“响应时间≤2秒”“用户数≥1000人”）。

格式规范：统一使用公司标准模板（如Word/AutoCAD/PDF模板），字体、字号、页眉页脚、页码等格式需符合模板要求（如微软雅黑五号、标题黑体加粗、页脚含项目编号与文档密级）。

3.内部审核阶段：保证内容准确性与完整性

操作说明：

审核流程：编制人完成初稿后，提交至对应模块负责人（如需求文档提交产品经理、技术文档提交技术负责人）进行“一级审核”，重点检查内容完整性、逻辑连贯性、数据准确性。

一级审核通过后，由项目经理*组织“交叉审核”（如需求文档需开发、测试、运维代表参与），重点检查文档与项目目标的一致性、可执行性及跨部门协作点的清晰度。

审核需在2个工作日内完成，审核意见需记录在《文档审批记录表》（见本章第三节）中，编制人根据意见修改后重新提交，直至审核通过。

4.审批发布阶段：明确权限与分发范围

操作说明：

分级审批：根据文档密级与重要性，划分审批权限：

常规文档（如《周报》《会议纪要》）：由项目经理*审批；

重要文档（如《项目计划》《需求规格说明书》）：由部门负责人*审批；

重大文档（如《项目章程》《验收报告》）：由公司分管领导*审批。

发布与分发：审批通过后，由项目专员*将文档至公司指定文档管理系统（如SharePoint、Confluence），设置访问权限（如“仅项目组可见”“全公司可见”），并通过邮件或项目群通知相关方获取最新版本，分发范围需与《项目文档清单》一致。

5.版本控制阶段：避免版本混乱与信息滞后

操作说明：

版本号规则：采用“主版本号.次版本号.修订号”格式（如V1.0.0），规则

主版本号：重大修改（如需求整体变更、核心架构调整）或版本迭代后，数字+1（如V1.0.0→V2.0.0）；

次版本号：次要修改（如功能优化、文档结构调整），数字+1（如V1.0.0→V1.1.0）；

修订号：勘误或微小调整（如错别字修正、格式优化），数字+1（如V1.0.0→V1.0.1）。

变更流程：文档需变更时，由编制人填写《文档版本变更申请表》（见本章第三节），说明变更原因、内容及影响范围，经原审批人审核通过后，更新文档并同步更新版本号与变更记录，同时通知所有分发人员获取最新版本，旧版本需归档至“历史版本”目录并保留至少1年。

6.存储与归档阶段：保障文档安全与可追溯

操作说明：

日常存储：文档需实时至公司文档管理系统，本地仅保留临时备份（备份周期≤1天），避免因本地设备故障导致文档丢失。

项目归档：项目结束后30天内，由项目专员*将所有最终版文档（含审批记录、变更记录）整理归档，归档内容包括：

《项目文档清单》及最终版文档；

《项目总结报告》及验收相关文档；

所有版本的《文档审批记录表》《文档版本变更记录表》。

归档要求：归档文件夹按“项目编号-项目名称-归档日期”命名（如“电商平台），存储于公司指定服务器，设置“只读”权限，仅项目发起人、部门负责人及档案管理员*可查阅。

7.定期Review与优化阶段：持续提升文档质量

操作说明：

项目组每季度组织一次“文档Review会议”，由项目经理*牵头，检查文档的时效性（如是否与项目当前状态一致）、完整性（如《项目文档清单》是否有遗漏文档）、规范性（如格式是否符合标准）。

对于Review中发觉的问题（如文档内容滞后、格式不统一），需明确责任人与整改期限，整改完成后再次复核。

每年年末，由