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采购申请审批单模板物资需求与预算控制

适用业务场景

标准化审批流程

第一步：需求部门发起申请

由物资需求部门填写《采购申请审批单》，详细说明采购物资的名称、规格、数量、用途及预估单价，并附《物资需求明细表》（含技术参数、质量要求等）。若为重复采购物资，需注明历史采购记录及价格参考；若为新物资，需提供市场调研简述或供应商初步报价。

第二步：部门负责人初审

需求部门负责人审核采购的必要性（如是否为业务必需、是否存在替代方案）、需求的合理性（如数量是否匹配实际使用需求）及预算初步匹配情况（是否在部门年度预算额度内）。审核通过后签字确认，若不通过需注明原因并退回修改。

第三步：财务部门预算审核

财务部门根据《物资需求明细表》及预估金额，对照公司年度预算分配方案，审核采购项目是否超预算、预算来源是否合规（如是否为专项预算、是否需调整预算科目）。若预算充足，确认预算额度；若超预算，需需求部门补充说明并提交分管领导审批。

第四步：分管领导审批

根据采购金额及公司权限划分，由相应层级分管领导审批：

金额在部门年度预算额度内且未超单次审批权限的，由需求部门分管领导审批；

超单次审批权限或需调整预算的，由更高层级领导（如总经理、总监）审批；

紧急采购（如影响生产安全、客户交付等）需标注“紧急”字样，分管领导可先审批后补流程，但需在24小时内完成补签。

第五步：采购部门执行采购

审批通过后，采购部门根据审批单及《物资需求明细表》组织采购，优先选择合作供应商或通过招标/比价方式确定供应商，保证价格、质量符合要求。采购完成后，将采购合同、供应商信息、实际采购金额等反馈至需求部门及财务部门。

第六步：归档与反馈

采购执行完毕后，采购部门将《采购申请审批单》（含审批记录、采购合同、验收单等附件）提交至行政部或档案室归档，同时将实际采购明细反馈至财务部门更新预算台账。需求部门验收物资并签署《验收单》，完成闭环管理。

采购申请审批单模板

采购申请审批单

基本信息

申请单号

申请日期

年月日

需求部门

申请人

*某某

联系方式

物资用途

□日常办公□生产研发□其他：____

物资需求明细

序号

物资名称

规格型号

单位

需求数量

1

2

…

…

…

…

…

预算信息

总预算金额（元）

大写：____________________小写：__________

预算来源

□部门年度预算□专项预算□其他：____

是否超预算

□是（说明原因：____________________________________）□否

预算审核意见

财务负责人签字：__________日期：年月日

审批流程

部门负责人审核

签字：__________日期：年月日审核意见：□同意□不同意（原因：________________）

分管领导审批

签字：__________日期：年月日审核意见：□同意□不同意（原因：________________）

采购部门意见

签字：__________日期：年月日意见：□已安排采购□需调整需求（说明：________________）

其他说明

附件清单

□《物资需求明细表》□供应商报价单□比价说明□其他：________________

验收意见

需求部门签字：__________日期：年月日

备注

如紧急采购、特殊供应商要求等

使用关键提示

填写规范：

物资名称、规格型号需准确完整，避免模糊表述（如“办公用品”需明确为“A4打印纸80g/500张/包”）；

需求数量需结合实际使用需求估算，避免过量采购造成浪费；

预估单价需参考近期市场价或历史采购价，偏差超过20%时需提供价格依据。

预算控制要点：

采购金额不得超部门年度预算额度，若需调整预算，需提前提交《预算调整申请表》并说明理由；

大额采购（如金额超5万元，具体标准按公司规定）必须提供至少3家供应商的比价单或招标结果，保证价格合理。

审批时效：

常规采购审批流程需在3个工作日内完成，紧急采购需在24小时内完成审批并启动采购；

各环节审批人需在收到申请后1个工作日内反馈意见，无故拖延导致业务延误的，将纳入绩效考核。

附件要求：

固定资产采购（如电脑、设备等）需附《固定资产采购申请表》及设备参数说明；

服务类采购（如维修、咨询等）需附服务范围、内容及验收标准。

归档管理：

审批单及附件需保存至少3年，电子档案需定期备份，保证数据安全；

采购完成后，需求部门需在5个工作日内完成物资验收并反馈结果，未验收的采购项目不予付款。